Aufbewahrungsfristen vergessen? Kein Problem! So haben Sie sie alle im Griff!



Eigentlich bestimmen vier Haupt-Elemente unser Leben: Feuer, Wasser, Luft und Erde. Unseren Büroalltag aber bestimmt ein ganz anderes Element: Papier! Die Aktenschränke sind voll davon, die Ablagen auch. Hier liegen Papierstapel im Weg, dort quillt der Lesestapel aus dem Regal. Und zu Hause sieht es kein bisschen besser aus.
Viele Menschen haben Skrupel, irgendwelche Dokumente, Rechnungen, Lieferscheine, offizielle Unterlagen oder Kontoauszüge zu entsorgen. Zu recht! Denn tatsächlich gibt es eine gesetzliche Vorgabe, wie lange Sie bestimmte Dokumente aufbewahren müssen: die Aufbewahrungsfristen.

So haben Sie die Aufbewahrungsfristen ab sofort und immer im Griff!

Was zunächst hochkompliziert klingt, ist im Grunde ein ganz einfacher Vorgang. Denn die Aufbewahrungsfristen schreiben sehr genau vor, was weg kann und was nicht. Das Ganze wird nur dadurch schwierig, dass man diese Fristen über die Jahre aus dem Blick verliert.
Deshalb habe ich hier ein paar Tipps für Sie, wie Sie sie von jetzt ab immer im Griff haben werden.

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Laden Sie sich hier die Aufbewahrungsfristen herunter

Laden Sie sich die Aufbewahrungsfristen herunter

Wir haben Ihnen zur leichten Übersicht die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in einer Liste zusammengestellt.
Laden Sie sie sich gerne hier herunter. Wenn Sie von nun an unsicher sind, ob Sie ein Dokument entsorgen können oder noch warten müssen, dann schauen Sie einfach in unserer Liste nach.

Was tun bei Zweifelsfällen?

Dies möchte ich Ihnen an einem Beispiel schildern. Wenn Sie etwas bestellen, erhalten Sie mit der Ware einen Lieferschein. Dieser Schein belegt, wann wie viele Waren an Sie ausgeliefert wurden. Doch werfen Sie ihn nicht einfach ungelesen weg, denn der Lieferschein ist ein sogenannter Handelsbrief. Handelsbriefe müssen laut Gesetz 6 Jahre lang aufgehoben werden!
Oft werden Lieferscheine und Rechnungen auf ein und demselben Dokument gedruckt. Das führt dazu, dass der Lieferschein nun nicht mehr 6 Jahre lang aufgehoben werden muss, sondern 10 Jahre wie alle Rechnungen.
Beachten Sie also solche scheinbaren Kleinigkeiten, wenn Sie sich bei den Aufbewahrungsfristen nicht so sicher sind.

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Viel mehr sollte in diese Ablage nicht hinein. Archivieren Sie ältere Dokumente!

Arbeiten Sie platzsparend und effizient

Viele Aktenschränke, Rollcontainer und Schubladen quellen über, weil viel zu viel aufgehoben wird. Oft sind das unnötige Dokumente, die keiner Aufbewahrungsfrist unterliegen. Oft sind es Papiere, die längst ins Archiv könnten – und dort sollten Sie sie auch schleunigst hinbringen. Wie das in wenigen Schritten geht, erkläre ich Ihnen in meinem Artikel „Geheimwaffe Archiv: So kann es Ihre Effizienz steigern und Ihnen viel Geld sparen!”.
Überlegen Sie aber auch, welche Dokumente Sie digital speichern könnten. Das spart viel Platz und Suchzeiten, wenn Sie die Datei beim Speichern richtig kategorisieren und benennen. Scannen Sie die Datei aber erst ein, wenn Sie sie mit einem Eingangsstempel versehen haben. Nur so ist die elektronische Aufbewahrung gültig.

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Das ist kein nachvollziehbares Datei-System. Zeit, einmal gründlich aufzuräumen!

Erstellen Sie ein nachvollziehbares Datei-System

Auch auf Ihrem Rechner sammeln Sie wahrscheinlich einen unübersichtlichen Haufen unnötig aufbewahrter Dateien an. Wie Sie die einmal gründlich aufräumen, erfahren Sie in meinem kostenlosen E-Book „eKaizen”. Ihr Weg zum „für immer aufgeräumten” „Computer”.
Achten Sie darauf, dass Sie alle Dateien, die Sie zukünftig aufheben, in einem nachvollziehbaren System abspeichern. So kann Ihre Urlaubs- oder Krankheitsvertretung sich schnell zurechtfinden – auch was die Aufbewahrungsfristen betrifft.

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Extra-Tipp: Vermerken Sie die Aufbewahrungsfrist auf dem Dokument!

Ich habe noch eine sehr zeitsparende Effizienzhilfe für Sie: Notieren Sie direkt beim Abheften und vor dem Einscannen auf dem Dokument, bis wann es aufbewahrt werden muss. So müssen Sie nicht jedes Jahr mühsam überlegen und nachblättern, was nun weg kann und was nicht.
Lassen Sie sich am besten einen Stempel dafür anfertigen – so können Sie ruckzuck neben dem Eingangsstempel auch die Aufbewahrungsfristen leicht erkennbar und gut sichtbar auf dem Dokument notieren.

Und privat?

Nun haben Sie die Aufbewahrungsfristen im Büro im Griff, aber was ist mit den privaten? Dafür habe ich Ihnen ebenfalls eine Liste zum Download bereitgestellt. Laden Sie sie sich hier herunter, damit Sie auch zu Hause immer den Überblick behalten!



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