Stapelweise Papier wegkippen – aber achtung nicht innerhalb der Aufbewahrungsfristen!



Die Vier-Elemente-Lehre besagt, dass alles Sein aus Feuer, Wasser, Luft und Erde besteht. Der Büroalltag scheint jedoch hauptsächlich aus dem 5. Element, Papier, zu bestehen.

Viele Menschen haben berechtigterweise Skrupel Dokumente, Rechnungen, Lieferscheine, offizielle Unterlagen oder Kontoauszüge zu entsorgen. Tatsächlich gibt es auch eine gesetzliche Grundlage für Aufbewahrungsfristen – und die hat es in sich!

Deutsche Büros ertrinken in toten Bäumen. Kein Wunder bei diesen Aufbewahrungsfristen! Klick um zu Tweeten

Beispiel Lieferschein

Wer etwas einkauft, bekommt dafür einen Lieferschein. Der belegt wann wie viele Waren ausgeliefert wurden. Ein großes Problem bekommt jedoch der, der Lieferscheine ungelesen abheftet, denn: Der Lieferschein ist ein sogenannter Handelsbrief. Diese Handelsbriefe müssen laut Gesetz 6 Jahre lang aufgehoben werden. Heutzutage werden viele Lieferscheine direkt mit Rechnungen verbunden. Das macht den Lieferschein aber auch zur Rechnung. Das bedeutet eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Sie können Dokumente auch digital speichern. Das spart viel Platz und Suchzeit, wenn die Datei natürlich richtig kategorisiert wurde. Wichtig hierbei: Scannen Sie die Datei erst ein, wenn Sie sie mit einem Eingangsstempel versehen haben. Nur so ist die elektronische Aufbewahrung gültig.

Grundsätzlich sollten alle Dateien in einem nachvollziehbaren System abgespeichert werden. Das heißt, dass auch dann, wenn Sie mal in Urlaub sind der Kollege ohne Computerkenntnisse all Ihre Dateien schnell finden kann.

Wie Sie die zu speichernden Dokumente lagern, ist letztendlich Ihnen überlassen. Entscheiden Sie sich für die alphabetische oder alphanumerische Ordnung und überlegen Sie, wie Sie das Einhalten – und durch wen- der Richtlinien für die richtige Ablage kontrollieren.

Extra-Tipp: Vermerken Sie die Aufbewahrungszeit auf dem Dokument!

So kann man auf den ersten Blick sehen, ob eine Akte noch relevant ist oder nicht.

Wie baue ich mein Archiv auf?

Viele Unternehmen haben ein bestehendes Archiv. Doch mit einigen wenigen Tipps können Sie hier ordentlich Zeit und letztendlich Geld sparen! Die klassische Archivmethode ist der gute alte Hebelordner. Die Blätter müssen vorher jedoch gelocht und in die Mechanik eingefädelt werden! Das kostet Zeit und Zeit ist Geld. Besser funktionieren da Ablagesysteme die keine Lochung benötigen. Classei bietet passende Organisationsmittel. Die sparen Platz und sind übersichtlicher.

Viele weitere nützliche Informationen über das perfekte Archiv finden Sie, wenn Sie HIER klicken!

Innerhalb Aufbewahrungsfristen auf Ordnungsmittel achten
Innerhalb der Aufbewahrungsfristen sollten Sie darauf achten das richtige Ordnungsmittel zu verwenden.


Zugegeben:
Im Archiv spielen sich vermutlich nicht die spannendsten Geschichten ab. Aber mit einem übersichtlichen Ordnungssystem und stringenten Regeln ist das Archiv schon fast von ganz allein erstellt.

Braucht vielleicht auch Ihr Archiv eine Frischekur? Schreiben Sie mir! Gemeinsam finden wir eine Lösung.



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