Aufbewahrungsfristen: Tipps für 10 Jahre Ordnung und leichten Zugriff



Haben Sie gewusst, dass die berühmteste Lüge der Weltgeschichte in einer gefälschten Urkunde bestand, die tief unten in einem Geheimarchiv schlummerte? Die Rede ist von der Konstantinischen Schenkung, die Papst Silvester I. sowie seinen Nachfolgern die Herrschaft über Rom, Italien, die westliche Hälfte des Römischen Reiches sowie das „gesamte Erdenrund” zusprach. Datiert um rund 800. Erst im Jahr 1440 wurde die Urkunde als Fälschung anerkannt. Heute liegt sie im Archiv des Vatikans – wie so viele weitere Geheimnisse um Marie Antoinette, Galileo Galilei oder die Bannbulle Martin Luthers.

Aufbewahrungsfristen im Griff behalten
So behalten Sie Ihre Aufbewahrungsfristen im Griff.

So spannend sollte es allerdings im Archiv Ihres Unternehmens nach Möglichkeit nicht zugehen. Sie brauchen vielmehr ein Archiv, das aufgeräumt ist – um Fehler auszuschließen, Aufbewahrungsfristen leicht einzuhalten und vor allem die Suchzeiten kurz zu halten, wenn Sie etwas wieder hervorholen müssen.

Unser Kaizen Service-Tipp

In unserem Download-Center finden Sie kostenfrei eine Liste mit sämtlichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Ihr Unternehmen.

Tipp Nr. 1: Platz sparen durch rollierende Archivierung

Viele Unterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden – deshalb ist der begrenzte Platz im Archiv schnell voll. Fangen Sie dann auch noch an, Order davor und daneben zu stapeln, leidet die Übersicht, und die Suche nach einer bestimmten Unterlage kann Sie viel Zeit und Nerven kosten. Dagegen hilft:

      1. Regale nach Jahren beschriften und

 

    2. Akten in Regalreihen nach Jahren anordnen.

Nach Ablauf der 10-Jahres-Frist entsorgen Sie einfach die komplette Regalreihe. Und bestücken die Reihe mit dem aktuellen Jahr neu. So räumen Sie strukturiert zum richtigen Zeitpunkt auf – und schaffen gleich Platz für die Neuzugänge.

Extra-Tipp

Für den Fall, dass Sie mit ziemlicher Sicherheit im Zeitraum Ihrer Aufbewahrungsfristen nicht mehr auf die archivierten Dokumente zugreifen werden, können Sie diese auch in geschlossenen Pappkartons aufbewahren. Stapeln Sie diese bis zur Decke, um Platz zu sparen.

Tipp Nr. 2: Platz sparen durch den Verzicht auf Aktenordner

Aktenordner müssen nicht immer sein. Die Organisation von Unterlagen funktioniert auch mit einem Mappen-System – zu finden z. B. unter www.classei.de. Die Mappen – z. B. je nach Kunde oder Auftrag – wandern anschließend in Kartons, die Sie mit Datum und weiteren Kennzeichen, wie z. B. Kundennummer etc. beschriften. Mit diesem System gewinnen Sie ziemlich viel Platz im Archiv gegenüber dem konventionellen Aktenordner.

Ihre Vorteile – das bringt der Verzicht auf Aktenordner

  • mehr Platz: Die Mappen-Kartons sind kompakter und belegen einfach weniger Platz im Regal als ein Ordner.
  • mehr Zeit: Da Sie die Dokumente nicht mehr lochen und einlegen müssen.
  • beschleunigte Suche: Denn die Beschriftung der Mappen gibt bereits bei Sichtung mehr Daten preis als nur das „Jahr” – wie beim Aktenordner.

Ihr Ziel: Alle Aufbewahrungsfristen einhalten inklusive aufgeräumtem Archiv. Klick um zu Tweeten

Extra-Tipp

Wenn Sie bisher mit einer liegenden Archivierung gearbeitet haben – z. B. in Ihrer Kanzlei als Rechtsanwalt oder Steuerberater – sorgt das Mappen-System in jedem Fall für mehr Übersicht, zentrale Zugriffsmöglichkeiten für alle Mitarbeiter und beschleunigtes Auffinden bei eingehaltenen Aufbewahrungsfristen. Prüfen Sie einfach, ob Sie hier mit der Umstellung auf Mappen nicht deutliche Verbesserungen erzielen!

Eine Übersicht der gesestzlichen Aufbewahrungsfristen finden Sie in unserem Downloadbereich.

Und Sie?

Sie kennen noch andere Kniffe, die leidigen Probleme im Archiv oder mit den Aufbewahrungsfristen in den Griff zu bekommen? Lassen Sie mich teilhaben und schreiben Sie es mir. Das finde ich immer wieder spannend. Ich freue mich auf Ihre E-Mail an: blog@büro-kaizen.de.





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