Dich behalte ich noch: Aufbewahrungsfristen für Rechnungen





Kennen Sie das „Märchen vom süßen Brei”? Es geht darin um einen Topf, der ununterbrochen Brei produziert. Der Brei läuft durchs Haus, wabert in den Garten, verstopft die Straße – und niemand weiß, wie er sich stoppen lässt.

Wie ein solcher Topf funktioniert auch so manches Büro: Unterlagen vergangener Jahrzehnte drängen sich in Regalen und Schränken, so dass diese fast schon überlaufen.

Wenn das auch bei Ihnen so ist, dann sind Sie in guter Gesellschaft, denn bei meinen Kunden sehe ich das recht oft. 30 Jahre alte Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen drängeln sich neben Geschäftsbriefen, Katalogen und Prospekten. Dahinter steckt oft die Unsicherheit darüber, wann die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und andere Geschäftspost abläuft. Diesen und anderen Fragen gehe ich in meinem heutigen Beitrag nach. Denn genauso wie der süße Brei im Märchen sich letztlich anhalten lässt, können Sie auch die Unterlagenflut in Ihrem Büro eindämmen.

INHALT

Alle Jahre wieder

Alle Jahre wieder dürfen wir uns von Papieren trennen, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Und alle Jahre wieder lassen viele meiner Kunden diese Gelegenheit zum Platz schaffen verstreichen. Kein Wunder, denn wenn das Archiv eher an den Irrgarten im Aschaffenburger Park Schönbusch erinnert als an ein gut ausgeschilderten Straßennetz, verstreicht mehr Zeit mit dem Suchen der Papiere als mit dem Anschaffen eines neuen Regals.

Ordner intelligent beschriften. Aufbewahrungsfristen für Rechnungen auf einen Blick.
Ordner intelligent beschriften. Aufbewahrungsfristen für Rechnungen auf einen Blick.

Lesetipp: Manchmal jedoch verbessern neue Büromöbel die Raumgestaltung. Wenn das auch auf Ihr Büro zutrifft, lesen Sie dazu meinen Beitrag 5 Tipps für die Anschaffung neuer Büromöbel.

Kurz-Tipp für Praktiker: Für viele Ordner ist die Aufbewahrung vorgeschrieben. Nachdem das Finanzamt die Daten aber hauptsächlich digital benötigt, empfehle ich in Kundenprojekten oft, die Ordner in beschrifteten Kartons aufzubewahren. Die muss man dann gar nicht in Regalen stapeln, sondern einfach auf den Fußboden. Durch eine entsprechende Beschriftung findet man im Zweifelsfall die Dinge relativ schnell, falls sie tatsächlich benötigt werden. Ausnahme hiervon bilden gesellschaftlich relevante Themen wie Geschäftsführerverträge, Gesellschafterbeschlüsse, Bilanzen.

Allgemein braucht es nur wenig Aufwand, um die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Kontoauszüge und sonstige Geschäftsunterlagen im Blick zu behalten.

Der Countdown läuft

Für Unternehmer beträgt die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und andere Geschäftsunterlagen zehn Jahre. Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in welchem die Rechnung ausgestellt wurde. Für eine Rechnung vom 21.7.2017 läuft der Countdown also ab dem 31.7.2017 und endet am 31.7.2018. Eingangsrechnungen werden im Original aufbewahrt, von Ausgangsrechnungen wird jeweils eine Kopie angefertigt und abgelegt.

Alles hat seinen Platz, auch im Archiv. So behalten Sie die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und alle Unterlagen im Blick. Klick um zu Tweeten

Zehn Jahre lang muss die Rechnung oder Rechnungskopie so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit eingesehen werden kann. Sie muss deutlich lesbar bleiben und darf nicht nachträglich ergänzt oder geändert werden.

Die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen können sich verlängern, wenn das Finanzamt die Steuer für das Jahr der Ausstellung noch nicht endgültig festgesetzt hat. Auch während einer begonnenen Außenprüfung und während rechtlicher Ermittlungen dürfen Rechnungen nicht entsorgt werden. Für manche Anträge an das Finanzamt werden die Rechnungen ebenfalls benötigt.

Download-Tipp für optimalen Überblick: Laden Sie sich aus unserem Downloadcenter kostenlos alle aktuellen Aufbewahrungsfristen herunter.

aufbewahrungsfristen-auf-einen-blick-download

Aus der Aufbewahrungsfristen für Rechnungen ergibt sich die Frage: Wohin mit all dem Papier?

Platz ist in der kleinsten Hütte

Wenn Sie jetzt denken: „Schön wär’s”, dann kann ich Sie wirklich verstehen. Platz ist eine Ressource, die wir möglichst produktiv nutzen wollen, anstatt zum Aufbewahren alter Unterlagen. Ob Einzelunternehmen oder Großbetrieb – das Archiv ist oft ein ungeliebtes Stiefkind. Systemlos vollgestopft, staubig und ohne jede Pflege vegetiert es dahin. Kein Wunder, wenn dabei die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und andere Unterlagen aus den Augen gerät. Richtig peinlich wird es, wenn ein Betriebsprüfer sich ankündigt. Dann beginnt eine hektische Suche nach den betreffenden Unterlagen. Das ist leider in vielen Betrieben traurige Realität.

Dabei hatten die Unternehmer gute Absichten: Sie stellten Regale auf, die bis unter die Decke reichten und füllten sie Jahr für Jahr mit Ordnern, die sogar beschriftet waren. Doch es half nichts – spätestens im fünften Jahr platzte der Archivraum aus allen Nähten und die Unterlagen wurden nur noch „irgendwie” dort abgelegt. Inzwischen ist die Orientierung verlorengegangen; wann die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und andere Geschäftsunterlagen abgelaufen sind, ist nur noch mit Mühe nachvollziehbar.

Das geht auch anders: Übersichtlich, Platz sparend und wirtschaftlich.

Geht doch! Ein Archiv ohne Ordner ist möglich – und spart Platz

Aktenordner sind praktisch, doch nehmen Sie durch ihre Mechanik auch viel Platz in Anspruch. Außerdem kostet das Abheften Zeit. Deshalb haben schon viele meiner Kunden auf horizontale Ablagesysteme wie Mappei oder Classei umgestellt. Mit gutem Erfolg, denn die Boxen mit den Einstellmappen lassen sich perfekt ordnen und beschriften. Auch für die gängigen Hängeregistraturen sind sie geeignet.

Mit der Einstellbox direkt ins Archiv, bis die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen abgelaufen ist.
Mit der Einstellbox direkt ins Archiv, bis die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen abgelaufen ist.

Übrigens: Archivboxen eignen sich auch für die Verwaltung von Projekten. Wie das geht, zeige ich Ihnen in meinem Artikel MAPPEI-System & Co.

Doch wie bringen wir das Archiv auf den aktuellen Stand? Das zeige ich Ihnen im nächsten Kapitel:

Gut sortiert und schnell zu finden: Rollierende Archivierung

Das Prinzip der rollierenden Archivierung ist einfach: Die Unterlagen werden fortlaufend nach Jahren geordnet. Die Unterlagen eines Jahres bekommen eine oder zwei fortlaufende Reihen im Archivregal. So können Sie auch mit Ihren Rechnungsordnern verfahren. Auf jedem Ordner oder auf jeder Box ist der Inhalt notiert. Zum Beispiel: Rechnungen 1.1. bis 30.6.2006. Für diese Rechnungen läuft die Aufbewahrungsfrist am 31.12.2017 ab. Dieses Datum notieren Sie auf einer Karte, die Sie direkt hinter den letzten Ordner des Jahres stecken. Nach dem 31.12.2017 ist die Aufbewahrungsfrist für die Rechnungen von 1.1. bis 31.12.2006 abgelaufen und Sie können die Rechnungen entsorgen.

Platz sparend und übersichtlich: In einem übersichtlichen Archiv ist sofort sichtbar, wann die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen enden.
Platz sparend und übersichtlich: In einem übersichtlichen Archiv ist sofort sichtbar, wann die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen enden.

Lesetipp: Mehr zur rollierenden Archivierung lesen Sie in meinem Artikel Schluss mit dem Unterlagenfriedhof.

Tipp: Rechnungen, die aus den weiter oben beschriebenen Gründen länger aufbewahrt werden müssen, sortieren Sie vor dem Entsorgen aus.

Extra Tipp für größere Archivräume: Erstellen Sie einen Lageplan des Archivs. Diesen platzieren Sie an der Tür und an anderen gut sichtbaren Stellen des Raumes.

Maximal digital – Auch für Rechnungen

Ein großer Teil der laufenden Geschäftsunterlagen wird digital übermittelt; das gilt auch für Rechnungen. Allgemein gilt bei der digitalen Ablage dieselbe Aufbewahrungsfristen für Rechnungen wie in der herkömmlichen Ablage. Damit das Finanzamt die elektronisch archivierten Rechnungen anerkennt, gibt es einige Besonderheiten:

1. Die Rechnungen müssen im ursprünglichen Format gespeichert werden. Beispiel: Geht eine Rechnung im PDF-Format bei Ihnen ein, muss sie auch so gespeichert werden und nicht etwa als Text-Datei. Falls Sie die Rechnung in ein eigenes Format umwandeln, verknüpfen Sie einfach beide Dateien miteinander.

Downloadtipp: Anleitung für Dateienverknüpfung: Wie Sie Dateien in Windows verknüpfen, zeige ich Ihnen hier. Und wie das für Mac funktioniert, finden Sie hier:

2. Speichern Sie die elektronischen Rechnungen auf einer CD oder DVD, die sich nicht überschreiben lässt. Damit genügen Sie der Forderung der Unveränderbarkeit.
3. Falls Sie Eingangsrechnungen in Papierform einscannen wollen, sollten diese zuvor einen Prüfvermerk erhalten.

Tipp: Da sich Bestimmungen ändern können und auch von einem Bundesland zum anderen unterscheiden, lassen Sie sich bitte von Ihrem Steuerberater darüber aufklären, welche Vorschriften Sie in welcher Form einhalten müssen. So können Sie sicher sein, dass Sie die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen auch für die elektronischen Ausführungen optimal gestalten.

Download-Tipp: Mit meinem kostenlosen E-Book Für immer aufgeräumt – auch digital finden Sie die optimale Dateistruktur und behalten die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen im Blick.

buch-fuer-immer-aufgeraeumt-auch-digital

Und Sie?

Wie behalten Sie die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen im Blick? Welche Methoden der Archivierung haben sich in Ihrem Unternehmen bewährt – und welche nicht? Schreiben Sie mir von Ihren Erfahrungen – als Kommentar unter diesem Artikel oder als E-Mail direkt an mich. Ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Außer der Aufbewahrungsfristen für Rechnungen gibt es auch eine für Kontoauszüge. Diese ist ebenso wichtig für die Finanzbehörde. Deshalb lege ich Ihnen meinen Artikel dazu ans Herz: Kontoauszüge aufbewahren

Sie sind unsicher, ob Sie Ihre Ordner tatsächlich durch ein System von Mappei oder Classei ersetzen wollen? Sie suchen noch Tipps für die Organisation Ihres Archivs? Dann bietet Ihnen dieser Artikel nützliche Impulse: So sicher wie in Stein gemeißelt? Mit 5 W’s zur perfekten Archivierung

Tipps für die richtige Archivierung Ihrer Dokumente finden Sie in meinem Artikel Rein oder nicht rein

Diesen Artikel empfehle ich Ihnen, wenn Sie vorhaben, Ihren Desktop übersichtlich und datensparend aufzuräumen: Weniger Byte, mehr Zeit



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: