Wie Sie nie wieder die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine vergessen



Es gibt eine Reihe lustiger Gesetze, an deren Sinn jedermann getrost zweifeln darf: In China dürfen zum Beispiel Ertrinkende nicht gerettet werden, weil dies dem Schicksal ins Handwerk fuschen würde. Und auf Hawaii ist es verboten, sich Geldmünzen ins Ohr zu stecken. Nehmen Sie es also lieber mit Humor, wenn Sie über die Aufbewahrungsfristen Ihrer Lieferscheine verzweifeln. Zugegeben, Gesetztexte sind auch in Deutschland schwierig zu verstehen. Aber ich erkläre Ihnen, ob Sie die Dokumente sechs oder zehn Jahre aufbewahren müssen.

Dank der Aufbewahrungsfristen sorgen Ihre Lieferscheine für zusätzliche Papierstapel.
Dank der Aufbewahrungsfristen sorgen Ihre Lieferscheine für zusätzliche Papierstapel.

Was ist das Problem

Etwas nicht wissen, schützt nicht vor Strafe. Es kann Sie viel Ärger oder sogar eine Geldbuße kosten, wenn Sie bei einer Buchprüfung nicht die geforderten Unterlagen vorlegen können. Deshalb scheuen viele Menschen davor zurück, die Unterlagen nach der entsprechenden Frist zu entsorgen. Aber wenn Sie jedes Dokument ewig einlagern, platzt Ihr Archiv irgendwann aus den Nähten.

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So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine

Wenn Sie Waren kaufen, erhalten Sie bei der Lieferung in der Regel einen Lieferschein. Ist der Käufer ein Gewerbetreibender, ist er gesetzlich dazu verpflichtet, dieses Dokument aufzubewahren. Der Lieferschein wird als sogenannter Handelsbrief angesehen und muss deshalb nur sechs Jahre aufbewahrt werden. Aber Achtung, oft wird der Lieferschein gleichzeitig als Rechnung genutzt. In diesem Fall verändert sich die Aufbewahrungsfrist auf zehn Jahre.

Seit dem 1. Januar 2017 brauchen Lieferscheine laut dem &rdquoZweiten Bürokratieentlastungsgesetz&bdquo nicht mehr aufbewahrt werden, sobald die entsprechende Rechnung mit allen entsprechenden Informationen eingegangen ist. Solange dieses neue Gesetz jedoch noch nicht im Bundesgesetzblatt veröffentlicht wurde, ist es nicht rechtskräftig.

Klicken Sie auf das Bild, um kostenlos alle Aufbewahrungsfristen zu erhalten.
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Tipp Nr. 2: So errechnen Sie das Ende der Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine

Es ist einfach und effizient, wenn Sie das Wegwerfdatum auf Ihren Dokumenten vermerken. So erkennen Sie auf einen Blick, wann Sie das Schriftstück entsorgen können. Die Frist für die Aufbewahrung beginnt allerdings nicht mit dem Datum auf dem Lieberschein sondern erst Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument ausgestellt wurde.
Beispiel:
Haben Sie am 3. Mai 2017 Waren gekauft, beginnt die sechs- bzw. zehnjährige Aufbewahrungsfrist Ende des Jahres. Sie können den entsprechenden Lieferschein am 1. Januar 2024 entsorgen oder im Fall einer Rechnung im Jahr 2018.

Allerdings kann sich die Aufbewahrungsfrist verlängern, wenn das Finanzamt eine Prüfung durchführt. Erst danach kann das Dokument entsorgt werden.

Extra-Tipp:

Finden Sie auf Anhieb den Aktenordner mit Ihren Lieferscheinen oder müssen Sie stundenlang suchen. Ich erlebe immer wieder, dass die Ordnerrücken viel zu kleine und nicht aussagefähige Beschriftungen erhalten. Dabei ist es ganz leicht, eine einheitliche und für alle im Unternehmen geltende Vorlage in Word zu erstellen. So reduzieren Sie effizient die lästigen Suchzeiten vor dem Aktenregal. Die genauen Schritte erkläre ich Ihnen in meinem Blog-Beitrag: Auf einen Blick – So legen Sie für Ordnerrücken eine Vorlage in Word an.

Klare Aktenordner-Beschriftungen sorgen dafür, dass Sie die Lieferscheine ohne langes Suchen finden.
Klare Aktenordner-Beschriftungen sorgen dafür, dass Sie die Lieferscheine ohne langes Suchen finden.

Tipp Nr. 3: Wie Sie Lieferscheine aufbewahren

Es ist Ihnen überlassen, ob Sie ein digitales Ablagesystem bevorzugen oder lieber die Dokumente in Aktenordnern aufbewahren. Der Gesetzgeber verlangt in beiden Fällen eine geordnete, sichere Aufbewahrung. Das bedeutet, die Dokumente müssen auch nach Jahren noch lesbar bleiben. Außerdem muss jederzeit ein Zugriff auf die Schriftstücke möglich sein. Eine Aufbewahrung der Originale im Aktenordner verbraucht viel Platz. Bei digitalen Kopien müssen Sie dem Dokument einen Eingangsstempel versehen und dann erst einscannen. Auch hier ist sicherzustellen, dass die elektronischen Kopien auf ein sicheres Speichermedium verwahrt werden.

Extra-Tipp:

Wenn Sie Ihre Lieferscheine archivieren, ist das größte Problem, diese jederzeit wiederzufinden. Legen Sie deshalb unbedingt ein Archiv mit dem Büro-Kaizen®-System an: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Ich habe Ihnen die fünf W’s zur perfekten Archivierung zusammengestellt. So sparen Sie nicht nur Zeit sondern auch Geld. Und das freut ja nicht nur uns Schwaben!

Darauf kommt es an

Dank des Verfallsdatums auf dem Lieferschein wissen Sie ohne umständliche Nachkontrolle, im welchen Jahr Sie die überflüssigen Unterlagen entsorgen können. Nehmen Sie sich dafür im Januar etwas Zeit. Das Aussortieren ist wichtig, um dauerhaft Ordnung halten zu können. Benutzen Sie dafür den Aktenvernichter. Lesen Sie meine Tipps, wie Sie sicher Unterlagen vernichten.

Was der Tipp bewirkt

Es ist einfach ein gutes Gefühl, gesetzliche Fallstricke wie Aufbewahrungsfristen im Blick zu behalten. Sie wissen, wo Sie die entsprechenden Lieferscheine finden und bleiben auch bei einer Buchprüfung gelassen.

Und Sie?

Haben Sie Kolleginnen und Kollegen oder Freunde, denen dieser Artikel helfen würde? Wir freuen uns, wenn Sie ihn teilen und auf uns aufmerksam machen! Für mehr Ordnung im digitalen Posteingang empfehle ich Ihnen mein kostenfreies eBook: E-Mail-Stress ade – So meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt. Oder Sie schauen sich meinen Podcast auf YouTube an: 5 Schritte zum effizienten Verarbeiten von E-Mails.

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