Aufbewahrung – Wenn alles im Büro wie magisch einen Platz hat, den jeder wiederfindet!




Oh je! Peter erkennt seine Chefin Frau Müller schon aus weiter Ferne. Sie läuft schnurstracks und übel gelaunt auf Ihn zu. Ihr Kopf ist knallrot!

„Kommen Sie mit! Ich brauche Sie! Sie müssen die Rechnungsakte aus dem Jahr 1814 finden und mir darauf alle Rechnungen raussuchen, die unsere damaligen Kutschen verursacht haben”, sagte Sie.

Gesagt, getan! Innerhalb von 5 Minuten kommt Peter mit einer über 200 Jahre alten Akte angelaufen. Doch wie ist sowas möglich? Ganz einfach! Mit der richtigen Archivierung bzw. Aufbewahrung werden Sie sowas auch schaffen.

Wenn die Flut an Rechnungen, Bestellungen oder Kontoauszügen Sie erschlägt, dann sollten Sie unsere Tipps beherzigen.

Das kleine Zauberwörtchen „Beschriftung”!

Wenn Sie Büro Kaizen kennen, dann wissen Sie, dass wir zu einem immer raten: Beschriftung! Eine gute, sinnvolle, klar erkennbare und einheitliche Beschriftung ist das A und O um alles wiederzufinden, was Sie benötigen.

Passend dazu: Beschriftung: Kleinigkeit mit riesen Wirkung!

Beschriften bei der Aufbewahrung
Das richtige Beschriften kann bei der Aufbewahrung den Unterschied machen.

Achten Sie die Aufbewahrungsfristen!

Heben Sie gesetzlich relevante Dokumente auf. Geschäftsunterlagen sind von 6 bis zu 10 Jahren aufzubewahren.

Passend dazu: Tipps für 10 Jahre Ordnung und leichten Zugriff!

Die 80% Regel!

Bitte nicht mit dem Pareto-Gesetz verwechseln. Die 80% besagt, dass Sie die Ordner, Mappen, Kisten, usw. nur zu 80% befüllen. Dies dient der Übersichtlichkeit, denn überquellende Ordner machen das Suchen nach Dokumenten mühsam.

Makes sense! Aufbewahrung leicht gemacht!

Ordner, Mappen, usw., die Sie häufig benötigen, sollten möglichst nahe, wenn nicht sogar griffbereit vor einem, platziert sein. Dinge die Sie noch erledigen müssen, sollten rechts von Ihnen sein. Dinge die abgeschlossen wurden, sollten links platziert werden.

Beachten Sie jedoch, dass Sie nicht bei meterhohen Papierstapeln auf dem Schreibtisch oder Sideboards enden. Damit bewirken Sie das genaue Gegenteil von dem, was Sie wollen.

Kategorisieren Sie für mehr Ordnung!

Sie sollten Ordner in gut gewählten, wenigen Kategorien, Abteilungen oder Kundengruppen unterteilen. Dafür dienen beispielsweise Trennblätter und einheitliche Beschriftungen am Ordnerrücken oder Farben.

Planen Sie einen Frühjahrsputz ein!

Das soll bedeuten, dass Sie einen Tag festlegen, an dem Sie ausmisten, um sich von Dokumenten, die nicht mehr benötigt werden, aber noch im System sind, zu befreien. Sie glauben gar nicht, was über die Jahre alles unterkommt und vergessen wird.

Digitales Zeitalter!

Falls Sie digitale Dokumente haben, die nicht verloren gehen dürfen, sollten Sie von diesen unbedingt ein Backup machen.

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Und Sie?

Wie bewahren Sie ihre Dokumente auf? Schreiben Sie uns!

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Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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