Auf dem Weg zu einer neuen Fehlerkultur – Praxisbeispiele wie sich Fehler vermeiden lassen




Während in anderen Unternehmen noch nach dem Schuldigen gesucht wird, Angst dominiert und sich bei neuen Ideen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wegducken, etabliert Ihr Unternehmen eine Fehlerkultur, in der sich bereits alles um die Suche nach Lösungen dreht. Fehler sind Chancen, weil sie die Möglichkeit bieten, aus ihnen zu lernen und dann vorbeugend aktiv zu werden. Lesen Sie vier Praxisbeispiele, wie sich Fehler im Vorfeld vermeiden lassen.

Was ist das Problem

Fehler werden erst dann zu einer ärgerlichen Sache, wenn sie wiederholt auftreten und man nicht aus ihnen lernt. In diesem Fall können sie zu einer echten Gefahr für das Unternehmen werden. Eine positive Fehlerkultur bewirkt, dass Fehlern niemals zwei Mal geschehen. Eine positive Fehlerkultur hat außerdem das Ziel, dass Fehler im Vorfeld vermieden werden. Im folgenden haben wir einige Praxisbeispiele aufgeführt, wie dies im Büroalltag konkret aussehen kann.

Fehler sind Chancen und besser als jede teure Fortbildung! Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Praxisbeispiel Nr. 1: Vermeiden Sie Unordnung durch sich begrenzende Systeme

Ein zentrales Prinzip eines aufgeräumten Arbeitsplatzes besteht darin, sich selbst begrenzende Systeme zu schaffen. Im Bild sehen Sie, wie dieses Prinzip im Fall eines Lesestapels wirkt.

Begrenzungen helfen bei Felhlerkultur
Begrenzungen helfen für neue Felhlerkultur.

Der Platz für meine Zeitschriften etc. ist nach oben begrenzt. Ist die obere Begrenzung erreicht, muss ich aussortieren. So verhindere ich, dass mein Lesestapel und damit die Unordnung und der Druck – lies mich! – wächst und wächst. Eine Fehlerkultur, die Fehler vermeiden will, verhindert hier durch ein sich selbst begrenzendes System, dass riesige Lesestapel entstehen und mein Büro zumüllt.

Mehr zum Thema Lesestapel finden Sie übrigens in meinem Blogbeitrag „Zeitfresser Zeitschriften und Prospekte – so bekämpfen Sie Ihre Lesestapel

Praxisbeispiel Nr. 2: Machen Sie es unmöglich, dass Ordner an der falschen Stelle landen

Bringen Sie ein Klebeband diagonal über die Ordner eines Regalbodens an. Nun ist immer klar, an welcher Stelle ein Ordner entnommen wurde und wohin er wieder zurückgestellt werden muss.

Bei Fehlerkultur, Fehler unmöglich machen
Für neue Fehlerkultur, Fehler unmöglich machen!

Eine Fehlerkultur, die Fehler vermeiden will, bewirkt hier, dass Ordner am falschen Platz landen und unnötige Suchzeiten entstehen.

Praxisbeispiel Nr. 3: Verhindern Sie, dass Schreibflächen als Ablage missbraucht werden

Ein weiteres Beispiel für eine Fehlerkultur, durch die Fehler vermieden werden: Wenn Sie nicht möchten, dass Schreibflächen als Ablagefläche missbraucht werden, ordnen Sie diese schräg an.

Schreibflächen schräg machen gegen Fehlerkultur
Machen Sie Ihre Schreibflächen schräg. Das hilft für neue Fehlerkultur, weil nichts mehr sinnlos abgelegt wird.

Praxisbeispiel Nr. 4: Reduzieren Sie Bedienungsfehler bei technischen Geräten

Erstellen Sie eine Kurzbeschreibung der Tastenkombinationen, die sich am normalen Prozessablauf orientiert.

Anleitungen gegen Fehlerkultur bei Geräten
Mit Anleitungen Fehlerkulturen bei technischen Geräten vermeiden.

Bedienfehler lassen sich auch dadurch reduzieren, dass Sie Geräte vom selben Hersteller kaufen. Z.B. nutzt eine Digitalkamera von ein und demselben Hersteller stets die gleichen Icons und Bezeichnungen, egal welches Modell Sie gerade verwenden.

Eine Fehlerkultur, die Fehler vermeiden will, bewirkt hier, dass Bedienfehler reduziert werden und nicht so leicht Frustration im Umgang mit technischen Geräten entsteht.

Praxisbeispiel Nr. 5 Umgehen Sie die Sucherei nach Locher, Tacker und Co.

Einmal durfte ich eine Abteilung dabei begleiten, Effizienzverbesserungen im Büro zu erreichen. Die Sekretärin der Abteilung wählte den Weg, den Stellplatz von Tacker, Locher etc. zu markieren.

Keine Sucherei gegen Fehlerkultur.
Noch ein Tipp bei Fehlerkultur. Hören Sie auf mit der Sucherei.

Man hätte meinen können, hier sei das Thema Fehlerkultur völlig überzogen wurden. Doch sie wollte gar nicht, dass das Equipment stets in Reih und Glied und rechtwinklig angeordnet ist. Ihr ging es um etwas anderes: In der gesamten Abteilung war dieses Spezialequipment (Beschriftungsgerät, Locher und Tacker für sehr viele Blätter) nur einmal vorhanden. Ständig kamen Kollegen und nahmen die Geräte mit. Wenn jemand fragte: „Wo ist der Locher?”, konnte nach dieser Maßnahme niemand mehr antworten: „Den habe ich Dir doch ins Büro gestellt!” Von nun an war klar, der Locher steht entweder an dieser Stelle oder er ist irgendwo unterwegs. Wie ich finde, ist dies ein gutes Beispiel für eine Fehlerkultur, in der vermieden wird, dass zeitraubende Fehler gemacht werden und Konflikte entstehen.

Ordnung hilft gegen Fehlerkultur
Halten Sie Ordnung und geben Sie Dingen einen festen Standort. Auch das hilft bei Fehlerkultur.

Darauf kommt es an

Hinter Ratschlägen wie diesen steht die Idee des Poka Yoke. Der japanische Ausdruck bedeutet soviel wie „Vermeiden unbeabsichtigter Fehlhandlungen”. Durch Anwenden von Poka-Yoke-Ideen kommen Sie einer Null-Fehler-Qualität immer näher. Poka Yoke ist ein wichtiger Bestandteil einer wirksamen Fehlerkultur.

Was der Tipp bewirkt

Wenn Spielregeln, Prozesse, Systeme objektiv, nachvollziehbar, eindeutig und einfach gestaltet sind, dann verhindern sie, dass Fehler wiederholt auftreten. Sie werden zu einem unverzichtbaren Bestandteil einer „Fehler-Vermeidungs-Kultur”.

Extra-Tipp

Die besten Ideen für solche Verbesserungen entwickeln übrigens die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selber, wenn man ihnen die Möglichkeit dazu gibt. Im Blogbeitrag „Ich sehe was, was Du nicht siehst – Mehr Effizienz durch eine neue Fehlerkultur” beschreibe ich, wie sich eine angstfreie Fehlerkultur aufbauen lässt.

Und Sie?

Haben Sie weitere Ideen, durch die sich Fehler vermeiden lassen? Senden Sie mir Ihre Beispiele, lassen Sie uns unsere Ideen teilen, um gemeinsam effizienter und besser zu werden!



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