Die Attraktivität von Büro Kaizen®: In 5 Stufen besser werden



Träumen Sie manchmal von intelligenten Verbesserungen ohne teure Investitionen? Von mehr Produktivität bei weniger Überstunden? Kurz, von einem attraktiven System zur Optimierung Ihres Unternehmens? Wenn Sie Büro Kaizen® anwenden, steigen Sie eine Erfolgstreppe herauf, und zwar Stufe für Stufe. Die Attraktivität der Methode beruht unter anderem darauf, dass Sie Probleme bei den Abläufen im Büro immer genauer beschreiben und maßgeschneiderte Lösungen finden.

Bei diesem Prozess sind Sie nicht allein. Büro Kaizen® funktioniert weil es die Mitarbeiter mit einbezieht. Sie werden Mitschöpfer des Prozesses der ständigen Verbesserung. Dadurch arbeiten sie nicht nur effizienter, sondern können ihre Ressourcen auch gezielter einsetzen, sind dadurch weniger erschöpft. Die Folge: Überstunden werden abgebaut, Zeit für Weiterbildung und andere attraktive Tätigkeiten wird freigesetzt. Das erhöht die Attraktivität von Büro Kaizen® für die Mitarbeiter und ihre Zufriedenheit steigt. Hier beschreibe ich Ihnen die fünf Stufen der Kaizen-Treppe.

Attraktivität von Büro-Kaizen
Attraktivität auf dem Weg zum Erfolg: Die Kaizen-Treppe.

Stufe 1 – Ausräumen, aussortieren, Platz schaffen

Papierstapel drücken aufs Gemüt, Ablagekörbe breiten sich auf dem Schreibtisch aus und die Suchzeiten summieren sich. Dieses Bild gehört in vielen Büros zum Alltag. Doch Ordnung hilft beim Denken und macht den Kopf frei, das bestätigen meine Kunden immer wieder. Deshalb besteht die erste Stufe der ständigen Verbesserung im Büro im

  • Ausräumen von Schränken und Schubladen
  • Aussortieren von nicht benötigten Unterlagen und Gegenständen

Mit dem Wegwerfen auf Probe schaffen Sie auch in schwierigen Bereichen konsequent Platz. Als Nächstes geht es darum, die Ordnung zu erhalten.

Die Attraktivität von Büro Kaizen: Kleine Schritte mit nachhaltigem Erfolg. Klick um zu Tweeten

Stufe 2 – Spielregeln für die Ordnung: Jedes Ding hat seinen Platz

Falls Sie zu den Skeptikern im Bezug auf Standards und Regeln gehören, freuen Sie sich auf eine überraschende Erfahrung: Spielregeln für die Ablage und die Ordnung im Büro schaffen Freiräume für produktive Tätigkeiten. Dabei geht es nicht um starre Dogmen, sondern um das Finden und Einhalten von Spielregeln, die zu Ihrem Arbeitsplatz, zu Ihrem Unternehmen passen. In dieser Phase von Büro Kaizen tauschen sich die Mitarbeiter aus und entwickeln gemeinsam Regeln, um die Arbeitsbereiche zu optimieren und die so entstandene Ordnung zu dauerhaft zu erhalten. Das ist ein wesentlicher Teil der Attraktivität von Büro Kaizen®.

  • Ablage und Archiv optimieren
  • Checklisten und Formulare nutzen
  • Zeitschriftenumlauf standardisieren

Nachdem Sie einzelne Bereiche optimiert haben, wenden Sie sich den Arbeitsprozessen zu.

Stufe 3 – Permanent perfektionierte Prozesse

Sie haben nun „Grund” in Ihr Arbeitsumfeld gebracht. Doch es ist noch mehr möglich, denn die täglichen Arbeitsabläufe lassen sich an vielen Stellen zeitsparender gestalten. Lesen Sie, wie Ihre schriftlichen Kommunikationen zeitsparender organisieren. So können Sie Besprechungen effizienter gestalten. Und hier finden Sie Tipps, um als Außendienstmitarbeiter die Abläufe noch mehr perfektionieren.
Die Attraktivität meiner Vorschläge besteht darin, dass sie vielfach erprobt sind und dass Sie sich davon zu neuen Ideen inspiriert fühlen werden. Von dort aus steigen Sie und Ihre Mitarbeiter auf die nächste Stufe.

Stufe 4 – Eigenverantwortung – Mitarbeiter als Mitgestalter

Natürlich sitzen die Mitarbeiter längst mit Ihnen in einem Boot. Gemeinsam haben Sie mit Büro Kaizen® viel erreicht und freuen sich an den Ergebnissen. Das Vertrauen zwischen Chef und Mitarbeitern ist gewachsen und das ermöglicht die nächsten Schritte:

Attraktivität eines guten Teams
Attraktivität eines guten Teams: Fehler als Chance zur Verbesserung sehen.

Stufe 5 – Ziele formulieren, Erfolge messen

Die Attraktivität der 5. Stufe von Büro Kaizen® besteht darin, dass die Mitarbeiter ihre Kräfte bündeln und an einem Strang ziehen. Die ständige Verbesserung in der Büroorganisation bindet sich nun an die Philosophie der Firma an. Ziele der Firma werden heruntergebrochen auf Ziele der Mitarbeiter im Büro. Die Arbeit mit Kennzahlen und Zielvereinbarungen ermöglicht es, Erfolge konkret zu messen. So werden Sie zum Beispiel

  • Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten verkürzen
  • Termine einhalten
  • Reklamationen mindern
  • Kosten senken.

Das Prinzip von Büro Kaizen® beruht auf den beschriebenen fünf Stufen. Doch es geht nicht darum, starre Regeln zu übernehmen, sondern auf jeder Stufe die optimalen Lösungen für Ihr Unternehmen zu finden. Die Attraktivität des Prinzips bleibt durch die ständige Weiterentwicklung erhalten.

Und Sie?

Was macht für Sie die Attraktivität von Büro Kaizen® aus? Schreiben Sie mir, ich freue mich auf Ihre E-Mail!



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