Die rollierende Archivierung: Schluss mit dem Unterlagen-Friedhof



Schon mal von liegender Archivierung gehört? Das Prinzip ist simpel. Man nimmt alle Unterlagen, die man bei Gelegenheit ordnen und archivieren will. Diese legt man in eine Ecke und häuft so lange weitere Unterlagen darauf, bis der Stapel zur Decke reicht. In diesem geht garantiert nichts verloren – aber es wird auch garantiert nichts mehr gefunden. Ein Archiv muss nicht zum Unterlagen-Friedhof werden. Die Lösung heißt: rollierende Archivierung.

Das Problem

Archivräume sind abenteuerliche Orte mit einem Eigenleben. Unterlagen werden solange hinzugefügt, bis kein Platz mehr da ist. Irgendwann sind alle horizontalen Flächen inklusive der Wege zugestellt. Eine chaotische Archivierung ist ineffizient und ärgerlich. Sie kann darüber hinaus echte Schwierigkeiten bringen. Nämlich dann, wenn zum Beispiel der Betriebsprüfer ins Haus kommt und notwendige Unterlagen nicht mehr gefunden werden.

Die Lösung

Ob Sie die rollierende Archivierung mit Aktenordnern oder mit Archivboxen und Hängemappen führen ist zweitrangig. Bei diesem Prinzip sind die Unterlagen nach Jahren geordnet und in definierten, beschrifteten Regalreihen untergebracht. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, wird die komplette Regalreihe entsorgt und mit neuen Akten bestückt. Statt kompletten Regalböden für ein Jahr festzulegen, ist es auch möglich, einfach am Ende eines Jahres eine Karte einzustecken mit dem Hinweis, dass ab hier das nächste Jahr beginnt.
Durch die rollierende Archivierung stellen Sie sicher, dass keine Unterlagen unnötig aufbewahrt werden. Damit das System funktioniert, müssen aber einige Dinge beachtet werden.

Rollierende Archivierung bei vielen Unterlagen
Viele Ordner und Unterlagen können mit der rollierenden Archivierung gut aufbewahrt werden.

Maßnahme Nr. 1: Prüfen Sie die Aufbewahrungsfrist

Es gibt gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die bestimmen, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Dies hat insbesondere steuerrechtliche Gründe. Betriebsprüfer untersuchen deshalb vor allem größere Geschäftsvorgänge mit den damit verbundenen Unternehmen. Der Schriftverkehr mit Kunden oder Kleinrechnungen sind weniger von Interesse. Wenn es aus Platzgründen notwendig ist, können Sie nicht mehr benötigte Unterlagen sofort in beschrifteten Kartons archivieren (z.B. Schriftverkehr, unterjährige Lohnunterlagen, Auftragsbestätigungen …).

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen finden Sie bei uns kostenlos als Download.

Maßnahme Nr. 2: Praktizieren Sie das Wegwerfen auf Probe

Ich habe Menschen kennengelernt, denen der Gedanke, etwas wegzuwerfen, körperliche Schmerzen bereitet. Stattdessen horten und sammeln sie Unterlagen wie ein Eichhörnchen. Sie könnten die Unterlagen ja nochmal brauchen…
Aber: Die rollierende Ablage bringt nur dann den gewünschten Erfolg, wenn konsequent nur notwendige Unterlagen archiviert werden. Wenn Sie zu den Eichhörnchen unter den Menschen gehören, hilft als Zwischenschritt das Wegwerfen auf Probe.

Das funktioniert so:

  • Unterlagen und Gegenstände, die Sie nicht mehr am Arbeitsplatz benötigen, aber noch nicht wegwerfen möchten, legen Sie in Kartons
  • Die Kartons werden im Archiv, Keller oder Lager aufbewahrt
  • Um zu verhindern, dass diese Behältnisse ewig stehen bleiben, beschriften Sie die Kartons mit einem Zettel, der wie folgt aussehen kann:

Rollierende Archivierung mit Kartons
Nutzen Sie zur Archivierung Kartons, in denen Sie Ordner und Unterlagen aufbewahren können.

Für das schnelle Wiederfinden:

  • Schreiben Sie auf jeden Karton eine fortlaufende Nummer
  • Diktieren Sie beim Packen der Kisten, welche Dokumente Sie hinein legen
  • Aus dem Diktat erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis, das Sie außen auf den Karton kleben

Beschriftete Kartons für Archivierung
Beschriften Sie die Kartons, welche Unterlagen darin zur Archivierung aufbewahrt werden.

Eine Datei, mit einer möglichen Karton-Beschriftug bekommen Sie hier als Download.

Maßnahme Nr. 3: Führen Sie Spielregeln ein

Meine Empfehlung für ein effizientes Archiv ist, für diesen Raum Spielregeln zu definieren. Nachdem im Archiv die Plätze für die Unterlagen festgelegt sind, werden diese beschriftet und visualisiert. Das schafft Orientierung und sorgt für Ordnung.
Hilfreich kann außerdem ein Archivierungsplan sein. Zeichnen Sie dort die Regale ein und vermerken Sie, wo sich was befindet.
Die Spielregeln können Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern entwickeln. So ist die Chance größer, dass das System bedarfsgerecht ist und sich alle an die Regeln halten.

Spielregeln für rollierende Archivierung
Spielregeln tragen zu einer gelungenen Archivierung bei.

Maßnahme Nr. 4: Unwichtiges kommt in einen Karton

Hier gilt das gleiche Prinzip wie in Maßnahme Nr. 2: Wegwerfen auf Probe. Nehmen Sie in die rollierende Archivierung nur die Dokumente auf, die tatsächlich archiviert werden und zugänglich bleiben müssen. Ist die Wahrscheinlichkeit sehr gering, dass Sie Unterlagen noch einmal benötigen, können Sie die Akten auch direkt in Kartons ablegen. Wenn Sie die Kartons nicht nebeneinander lagern, sondern übereinander stapeln, sparen Sie Platz.

Maßnahme Nr. 5: Erstellen Sie ein Archivierungsprotokoll

Ein Archivierungsprotokoll hilft, wenn Sie doch einmal auf bestimmte Papiere zugreifen müssen, die in Kartons verpackt sind. Mit Hilfe des Archivierungsprotokolls finden Sie diese schneller. Für das Archivierungsprotokoll können Sie das System des Inhaltsverzeichnisses aus Maßnahme Nr. 2 verwenden.
Das Original des Archivierungsprotokolls kleben Sie auf den Karton. Eine Kopie können Sie an Ihrem Arbeitsplatz – zum Beispiel an der Innenseite einer Schranktür – aufbewahren.
Brauchen mehrere Mitarbeiter Zugriff auf eine bestimmte Unterlage können Sie das Archivprotokoll auch aushängen. Mehrere Protokolle können Sie in einem Sichtbuch oder Schnellhefter sammeln.

Maßnahme Nr. 6: Platz begrenzen

Die Archivboxen und Ordner, die nicht in die rollierende Archivierung aufgenommen wurden, kommen – in beschrifteten Kartons verpackt – auf eine Palette im Lager. Wenn neue Kartons ins Lager kommen, werden die Archivierungsprotokolle der alten Kartons durchgeschaut. Für jeden neuen Karton der kommt, wird ein alter weggeworfen. Es gilt das Prinzip der selbstbegrenzenden Systeme: Es gibt keine zweite Palette.

Ein Archiv muss nicht zum Unterlagen-Friedhof werden. Klick um zu Tweeten

Extra-Tipp

Weitere Tipps zum Thema Archivierung finden Sie auch in diesem Beitrag: So sicher wie in Stein gemeißelt? Die 5 W’s zur perfekten Archivierung!

Die Vorlagen für Inhaltsverzeichnisse und Archivprotokolle finden Sie in unserem Download-Bereich. Außerdem gibt es hier eine Liste mit den wichtigsten Aufbewahrungsfristen.

Und Sie?

Was sind Ihre Erfahrungen mit Archivierungssystemen? Ich freue mich über Ihre Anregungen und Tipps. Vielleicht haben Sie selbst abenteuerliche Erfahrungen mit dem Archiv-Chaos gemacht? Erzählen Sie davon. Ich freue mich.



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