So sicher wie in Stein gemeißelt? Mit 5 W’s zur perfekten Archivierung!

23. April 2020

Das Projekt ist abgeschlossen, die Champagnerkorken knallen. Stellt sich die Frage, wohin mit Briefverkehr, Rechnungen und Protokollen. Für viele Menschen ist das Thema Archivierung eine lästige Pflicht. Auf den ersten Blick kostet sie vor allem Geld, Zeit und Lagerfläche. In jedem Jahr füllen sich die Regale im Archiv. Aber wenn etwas gebraucht wird, ist es trotzdem unauffindbar. Mit der richtigen Strategie für die Archivierung lassen sich Kosten reduzieren und Wettbewerbsvorteile schaffen. Lesen Sie, wie Sie mit Hilfe von 5 W-Fragen Ihre Archivierung optimieren.

Wohin mit den vielen Unterlagen?

Was ist das Problem

Ist ein Projekt abgeschlossen, können die Papiere nicht einfach entsorgt werden. Vielleicht brauchen Sie die Dokumente doch noch für unternehmensinterne Zwecke. Steuerliche und rechtliche Aspekte spielen bei der Archivierung ebenfalls eine Rolle. Viele Unterlagen müssen laut Vorgabe des Gesetzgebers bis zu zehn Jahre nach Abschluss eines Geschäftsjahres aufbewahrt werden. Und auch bei Haftungsfragen und Rechtsstreitigkeiten ist es unerlässlich, auf die zugehörigen Dokumente zurückgreifen zu können.

Ein durchdachter Umgang mit dem Archivieren von Dokumenten und Unterlagen spart Lagerfläche und reduzieren Suchzeiten. Gleichzeitig haben Sie den angenehmen Nebeneffekt, dass Ihr Büro aufgeräumt bleibt und so Platz für neue Ideen und Projekte entsteht.

5 W-Fragen für die perfekte Archivierung

Bitten mich Kunden, ein auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Ablagesystem zu definieren und die Archivierung zu optimieren, arbeite ich gerne mit den sogenannten W-Fragen:

  • Warum soll etwas abgelegt werden?
  • Wo soll etwas abgelegt werden?
  • Wie soll etwas abgelegt werden?
  • Wie lange soll etwas abgelegt werden?
  • Wer soll etwas ablegen?

Frage 1 für die perfekte Archivierung: Warum soll etwas abgelegt werden?

Fragen Sie sich kritisch, ob es wirklich notwendig ist, die Unterlagen zu archivieren. Wenn Sie nicht regelmäßig ausmisten, entwickeln Archivräume ein abenteuerliches Eigenleben. Dokumente werden solange hinzugefügt, bis kein Platz mehr da ist. Irgendwann sind alle horizontalen Flächen inklusive der Wege zugestellt. Eine chaotische Archivierung ist ineffizient und ärgerlich. Sie kann darüber hinaus echte Schwierigkeiten bereiten, wenn zum Beispiel der Betriebsprüfer ins Haus kommt und notwendige Unterlagen nicht mehr gefunden werden.

Oft landen Unterlagen aus Gewohnheit im Archiv. Bevor etwas Wichtiges verschwindet, sammeln viele Büromitarbeiter gigantische Aktenberge. Ich habe Menschen kennengelernt, denen der Gedanke, etwas wegzuwerfen, körperliche Schmerzen bereitet. Stattdessen horten und sammeln sie Unterlagen wie ein Eichhörnchen. Sie könnten die Unterlagen ja nochmal brauchen…

Wenn es Ihnen schwerfällt, sich von Dokumenten zu trennen, empfehle ich Ihnen das Wegwerfen auf Probe. Hier landen auch Unterlagen, bei denen Sie sich unsicher sind, ob Sie sie archivieren sollten oder nicht. Wichtig ist eine aussagekräftige Beschriftung. Gehen Sie so vor:

  • Unterlagen und Gegenstände, die Sie noch nicht wegwerfen möchten, legen Sie in einen Karton. Dieser wird im Archiv, Keller oder Lager aufbewahrt.
  • Beschriften Sie jeden Karton mit einem Zettel, der das Datum enthält, an dem der Inhalt unbesehen entsorgt werden kann. Laden Sie sich die Vorlage für die Kistenbeschriftung kostenlos mit einem Klick auf die Grafik herunter.
  • Lagern Sie die Kartons so, dass Sie die Beschriftung immer lesen können.
Die Archivierung mit dem Wegwerfen auf Probe verschafft mehr Übersicht.

Frage 2 für die perfekte Archivierung: Wo soll etwas abgelegt werden?

Ich erlebe immer wieder in Unternehmen, dass die Belegschaft aus Gewohnheit bestimmte Ordnungsmittels zum Archivieren nutzt. Ob diese für die jeweiligen Belange überhaupt ideal sind, wird gar nicht diskutiert.

Weit verbreitet ist die Ablage in Aktenordnern. Doch diese müssen nicht immer die beste Wahl bei der Archivierung sein. Bevor ein Blatt abgelegt werden kann, muss es gelocht und in die Mechanik eingefädelt werden. Das kostet Zeit und ist damit teuer. Für die Archivierung eignen sich auch die Organisationsmittel von Classei. Die Mappen verzichten auf eine Mechanik, ein Lochen ist nicht nötig. Zudem verbrauchen sie deutlich weniger Platz als Hebelordner, da auf gleicher Fläche mehr Unterlagen abgelegt werden können.

Sie müssen sich auch gar nicht auf ein bestimmtes System festlegen. Bei Tempus nutzen wir zum Beispiel für die Ablage aller aktiven Projekte Hängeregister. Unsere Referenzunterlagen zum Personal, zu Kunden oder zu den Finanzen sammeln wir in Stellordnern. Das Ordnungssystem für die Archivierung passt sich den jeweiligen Erfordernissen an.

Mein Tipp:

Sie möchten sich mit den unterschiedlichen Möglichkeiten zur Archivierung intensiver beschäftigen? In meinem Blogbeitrag Leitz, Classei, digital – geben Sie Ihren Unterlagen eine Heimat! wäge ich die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Systeme zum Archivieren Ihrer Dokumente ab.

Eine Hängeregistratur ist platzsparend und einfach in der Anwendung.

Die Frage: „Wo wird etwas abgelegt?” hängt sehr eng mit der Frage zusammen: „Wer benötigt alles Zugriff auf die Dateien?” Setzen Sie sich wie ich das Ziel, die Suche immer unter einer Minute zu halten. Wenn zum Beispiel Mitarbeitende über mehrere Stockwerke oder Gebäude verteilt arbeiten, digitalisieren Sie die Daten, um Wegzeiten sparen. Digitaler Speicherplatz ist deutlich günstiger als die Nutzung einer Lagerfläche. Mit einem durchdachten Ablagesystem ist die Suche nach alten Daten ebenfalls schnell erledigt.

Frage 3 für die perfekte Archivierung: Wie soll etwas abgelegt werden?

Als nächstes sehen Sie sich die einzelnen Aktenbereiche an. Auf die Frage wie soll etwas abgelegt werden, gibt es folgende Möglichkeiten der Archivierung:

  • Alphabetisch (beispielsweise nach Firmennamen)
  • Nummerisch (etwa nach Kundennummern oder Postleitzahlen)

Wollen Sie Ihre Dokumente systematisch archivieren, sollten Sie einen Aktenplan erstellen. Teilen Sie die Dokumente in Gruppen ein, zum Beispiel:

  • Personal
  • Entwicklung
  • Produktion
  • Marketing und Vertrieb
  • Recht und Versicherungen

Sie sollten den Aktenplan für die Unterlagen in Papierform mit ihrer Dateiablage im Computer abstimmen. Verwenden Sie möglichst das gleiche Vorgehen. Sonst passiert es, dass Kollege A seine Dateien bei der Archivierung nach Programmen geordnet speichert (Word, PowerPoint, Excel etc.), während Kollegin B die Dateien nach Inhalten ablegt und Kollege C wiederum andere Kriterien nutzt. Halten Sie die Ergebnisse im Handbuch fest!

Einige Tipps für die digitale Ablage finden Sie im Blogbeitrag Frühjahrsputz für Ihre Festplatte – optimieren Sie Ihr digitales Ablagesystem.

Extra-Tipp:

Bei Tempus schätzen wir die rollierende Archivierung, die sowohl mit Aktenordnern oder mit Archivboxen und Hängemappen möglich ist. Bei diesem Prinzip sind die Unterlagen nach Jahren geordnet und in definierten, beschrifteten Regalreihen untergebracht. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, wird die komplette Regalreihe entsorgt und mit neuen Akten bestückt. Statt komplette Regalböden für ein Jahr festzulegen, ist es auch möglich, einfach am Ende eines Jahres eine Karte einzustecken mit dem Hinweis, dass ab hier das nächste Jahr beginnt. Durch die rollierende Archivierung stellen Sie sicher, dass keine Unterlagen unnötig aufbewahrt werden.

Viele Ordner und Unterlagen können mit der rollierenden Archivierung gut aufbewahrt werden.

Frage 4 für die perfekte Archivierung: Wie lange soll etwas abgelegt werden?

Sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich gibt es Vorgaben des Gesetzgebers zu beachten. Achten Sie beim Bestimmen des Datums für Ihre Archivierung auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Eine Übersicht gesetzlicher Aufbewahrungsfristen haben wir für Sie zusammengestellt:

Beachten Sie bei der Archivierung die aktuellen Aufbewahrungsfristen.

Frage 5 für die perfekte Archivierung: Wer soll etwas ablegen?

Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz – so lautet eines der wichtigsten Prinzipien von Büro-Kaizen®. In dem Sie sich fragen, wer etwas ablegen soll, helfen Sie Doppelablagen in der Archivierung zu vermeiden. Dies ist nur durch Absprache mit den Kolleginnen und Kollegen möglich. Überlegen Sie: Welche Unterlagen können an einer zentralen Stelle abgelegt werden? Wer ist dafür verantwortlich, diese Unterlagen rechtzeitig an dieser Stelle abzulegen? Soll die Verantwortung in bestimmten Abständen wechseln?

Beziehen Sie in Ihre Überlegungen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ein. Ihre Archivierung wird dadurch nicht nur praxistauglicher, die Menschen halten sich auch lieber an gemeinsam vereinbarte Regeln, als an Vorgaben die „von oben” kommen.

Extra-Tipp für Ihr Archiv:

Nachdem im Archiv die Plätze für die Unterlagen festgelegt sind, legen Sie Spielregeln im Umgang mit dem Raum fest. Beschriften Sie die einzelnen Regale gut sichtbar. Das schafft Orientierung und sorgt für Ordnung. Hilfreich kann außerdem ein Archivierungsplan sein. Zeichnen Sie dort die Regale ein und vermerken Sie, wo sich was befindet. Dann finden sich auch Auszubildende und neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zurecht.

Viele zeit- und kostensparende Tipps finden Sie auch in den Downloads zu meinem Buch: Für immer aufgeräumt – auch digital.



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