Geheimwaffe Archiv: So kann es Ihre Effizienz steigern und Ihnen viel Geld sparen!



Sollten Sie noch kein Archiv haben, ist es höchste Zeit, eins anzulegen. Haben Sie schon eins, sollten Sie sich unbedingt in Ihrem Terminplan eintragen, sich mal ganz intensiv darum zu kümmern. Denn das Archiv ist Ihre Geheimwaffe: es erleichtert Ihnen die Arbeit erheblich, steigert Ihre Effizienz und spart Ihnen noch dazu viel Geld.
Wie das geht, zeige ich Ihnen hier.

Wie Sie das Arciv anlegen oder überarbeiten

Die meisten Büros, in denen ich zu Hilfe gerufen werde, sind ordentlich, aber viel zu voll mit alten Akten und Papieren. Es sieht zwar imposant aus, wenn man vor fünf Regalen voller Aktenordner, Schubladenboxen und Hängeregistern steht, aber die nehmen Ihnen auch ganz sprichwörtlich die Luft zum Atmen. Denn natürlich sind das nicht zuletzt alles große Staubfänger, insbesondere, wenn Sie die Ordner nicht dauernd herausziehen, um etwas nachzuschauen.
Und wenn ein Unternehmen überhaupt ein Archiv hat, dann ist das ein bisschen wie eine Grabkammer. Was da reingeht, kommt nie wieder heraus. Das ist natürlich nicht der Sinn eines Archivs.

Zugemüllte Schreibtische: Manches kann weg, manches ins Archiv.
Wer einen solchen Schreibtisch hat, wird wahrscheinlich im Archiv auch nichts wiederfinden.

Schritt 1: Erleichtern Sie Ihr Büro

Fangen wir mit Ihrem Büro an. Gehen Sie all Ihre Ordner durch: Welche benötigen Sie regelmäßig, und welche stehn schon seit Jahren unangetastet dort herum? Die Letzteren wären die richtigen Kandidaten fürs Archiv.
Gehen Sie dann jeden Ordner durch: Was davon müssen Sie wirklich noch aufheben – entweder weil die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist oder weil die alten Daten noch immer für aktuelle Vorgänge nötig sind? Oder vielleicht sind es spannende Vorgänge, die irgendwann für eine Firmenchronik nützlich sein könnten – die könnten Sie allerdings auch einscannen und so digitalisieren, dass sie nun keinen Platz mehr verschwenden.
Laden Sie sich hier meine praktische PDF-Datei mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen herunter und entsorgen Sie dann das überflüssige Papier den Vorschriften entsprechend (mehr dazu finden Sie in meinem Artikel „Aufheben oder wegwerfen, das ist hier die Frage! Warum der Aktenvernichter dabei nicht immer die Hauptrolle spielen sollte“. https://www.buero-kaizen.de/aktenvernichter-2/

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Und was ist mit den Ordnern, die Sie regelmäßig nutzen: Nutzen Sie alle Inhalte oder sind einige davon schon veraltet und könnten eigentlich auch ins Archiv oder sogar ganz weg? Sortieren Sie auch diese aus.
Falls Sie Tipps benötigen, wie Sie nicht nur Ihre Regale, sondern auch Ihren Schreibtisch aufräumen, dann hilft Ihnen mein Video „Ein für immer aufgeräumter Schreibtisch“ bestimmt weiter.

Schritt 2: Erleichtern Sie das Archiv

Haben Sie schon ein Archiv, dann gehen Sie jetzt auch dort alle Ordner durch wie oben beschrieben. Denn auch dort sammelt sich über die Jahre vieles, was eigentlich schon sehr, sehr lange hätte weggeworfen werden können.

Entwerfen Sie ein sinnvolles Ordnungssystem fürs Archiv

Die Dokumente und Ordner aus Ihrem Büro und dem Archiv, die im Archiv verbleiben sollen, bringe Sie nun in ein sinnvolles System.
Um sie möglichst staubarm lagern zu können, empfehle ich meistens platzsparende Boxen für Einstellmappen. Beschriften Sie diese Kartons sinnvoll und legen Sie einen Archivplan als Übersichtskarte an, die Sie am Archiv-Eingang aufhängen. Wenn Sie den Plan visuell gestalten, wird er noch schneller verstanden (mehr zu den Vorteilen der Visualisierung hier).
Gut beschriftete Boxen und Archivplan verkürzen Ihre Suchzeiten erheblich. Weitere Tipps dazu, wie Sie mit Ihrem Archiv bare Münze sparen können, habe ich für Sie hier zusammengetragen.

Ein gutes Archiv spart Kosten ein.
Ein gut und sinnvoll sortiertes Archiv spart Ihnen sehr viel Zeit und damit Geld.

Warum das neue Archiv Ihre Geheimwaffe ist

Sie kennen das vielleicht schon vom Aufräumen Ihres Schreibtischs oder auch nur Ihres Wohnzimmers. Es ist ein befreiendes Gefühl, wenn nicht mehr überall etwas völlig Überflüssiges herumliegt, sondern wenn alles ordentlich aufgeräumt und sauber ist.
Nicht anders ist das mit dem Archiv. Im Büro sind Sie auf einen Schlag von fünf Regalen voller Ordner befreit und haben nicht nur mehr Raum zum Atmen – Sie können sich auch erheblich besser konzentrieren, weil Sie nun sehr viel weniger ablenkt. Sie beschäftigen sich nämlich nicht mehr gedanklich permanent mit den immer gleichen und eigentlich völlig irrelevanten Dingen, bloß weil Sie sie ständig vor Augen haben. Ein gut sortiertes Archiv kann hier enorm befreiend wirken.
Auch wirtschaftlich lohnt sich das Archiv – vorausgesetzt, es hat ein kluges System. Denn es erspart Ihnen jede Menge Zeit, weil Sie nicht mehr ewig suchen müssen, sondern dank ausreichender und sinnvoller Beschriftung und Übersichtsplan in nullkommanichts das finden, was Sie suchen.
Und ein gut geführtes Archiv kann Sie aus manchem Schlamassel retten. Nämlich dann, wenn eine Rechnungsprüfung ansteht, wenn Sie alte Baupläne brauchen oder einen fünf Jahre alten Vertrag ganz dringend überprüfen müssen, bevor Sie in Haftungsschwierigkeiten geraten.

Was im Büro gilt, gilt übrigens auch daheim. Weitere sinnvolle Tipps zur Ablage, zum Aussortieren und Entsorgen für den Privatbereich, finden Sie in meinem eBook „Die 20 Büro-Kaizen®-Tools“. Machen Sie es gleich richtig und entrümpeln Sie im Job und zu Hause. Hier geht's zum Download des hilfreichen eBooks. Hier geht's zum Download des hilfreichen eBooks.

Weiterführende Informationen:



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