So haben Sie Ihr Archiv noch nie gesehen: 3 News zum Ablageraum



Im Archiv liegt der Staub zentimeterdick und es gibt dort nichts, was noch irgendeinen Hund hinterm Ofen hervorlocken könnte? Dann haben Sie Ihr Archiv bisher völlig falsch gesehen. Ich verrate Ihnen 3 News, die Sie umstimmen und Ihr Archiv wieder aufs Treppchen heben werden.

Was ist das Problem

In den meisten Büros liegt zu viel rum. Gleichzeitig atmet jeder, der das Archiv betritt, die Luft längst vergangener Zeiten ein, weil da unten nur selten menschliches Leben vorzufinden ist. Dass da was quer läuft, sehen Sie auf den ersten Blick. Wir haben quasi zu Beginn immer zwei Probleme:

  • Volle Büros
  • Volle und völlig veraltete Archive

Beides nervt und muss nicht sein.

Ein gutes #Archiv ist Retter in der Not, #Gedankenbefreier und #Sparfuchs in Einem. Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Ja, aber... werden Sie vielleicht einwerfen, wenn ich Sie dazu animieren möchte, Ihre Dokumente ins Archiv statt mitten ins Blickfeld zu räumen. Ja, aber, dann platzt das Archiv ja noch mehr aus allen Nähten als ohnehin schon. Keine Sorge, dem nehmen wir uns in den nächsten drei Steps gemeinsam an. Denn Ihr Archiv hat bombige Vorteile, die Sie vermutlich nur noch nicht richtig einzusetzen wissen. Und für den ersten Eindruck ist es auch besser, wenn nicht alles herumliegt.

Vorteil 1: Ihr Archiv, Ihr Freund und Gedankenbefreier

Tatsächlich macht ein ordentliches Archiv den Kopf frei, weil es Sie von Unmengen an Unterlagen befreit, die bisher in Ihrem Büro lagen. Die wenigsten davon gehören da aber hin, sondern sollten Ihre Heimat im Archiv bekommen. Alte Rechnungen zum Beispiel oder Unterlagen zu längst abgeschlossenen Projekten. Wenn Sie hier wirklich konsequent sind, bekommen Sie Ihr Büro verdammt leer. Das hat zur Folge, dass Sie sich gedanklich nicht permanent mit den immer gleichen und eigentlich völlig irrelevanten Dingen beschäftigen, weil Sie sie ständig vor Augen haben. Das Archiv kann hier wirklich enorm befreiend wirken, wenn Sie es richtig angehen. Wie Sie das tun, können Sie ganz wunderbar anhand meiner Anleitung zum richtigen Archivieren hier im Blog nachlesen. Dort steht alles zum korrekten Ablegen Ihrer Dokumente.

Zugemüllte Schreibtische: Manches kann weg, manches ins Archiv.
Zugemüllte Schreibtische: Manches kann weg, manches ins Archiv.

Vorteil 2: Ihr Archiv, der Sparfuchs

Auch wirtschaftlich lohnt sich das Archiv – erneut vorausgesetzt, es hat ein kluges System. Insbesondere Zeit können Sie mit einem klugen Archiv jede Menge sparen. Klassischerweise werden Ordner in Kisten verräumt, um dann im Archiv wieder ausgeräumt zu werden. Warum belassen wir die Hängemappen und Ordner nicht einfach in Kisten und sorgen dafür, dass diese gut beschriftet sind? Konkret fahren Sie mit platzsparenden Boxen für Einstellmappen gut. Wenn Sie die Kartons im Lager sinnvoll beschriften, suchen Sie deutlich kürzer und sparen Zeit. Weitere Tipps dazu, wie Sie mit Ihrem Archiv bare Münze sparen können, habe ich für Sie hier zusammengetragen.

Ein gutes Archiv spart Kosten ein.
Ein gutes Archiv spart Kosten ein.

Vorteil 3: Ihr Archiv, der Retter in der Not

Ob Sie es glauben oder nicht, Ihr Archiv kann Ihnen den Hintern retten. Nämlich dann, wenn eine Rechnungsprüfung ansteht, wenn alte Baupläne gebraucht werden oder ein fünf Jahre alter Vertrag ganz dringend überprüft werden muss, bevor Sie in Haftungsschwierigkeiten geraten. Oder würden Sie ad hoc in Ihrem Büro finden, was Sie jahrelang nicht gebraucht haben? Im systematisch angelegten Archiv tun Sie das und können rasch wieder entspannt weiterarbeiten. Ich empfehle Ihnen immer, einen Archivplan auszuhängen, der direkt zeigt, wo sich was im Archiv befindet. Visualisierung ist gerade im Archiv enorm hilfreich. Wie Sie Ihnen dort und anderswo helfen kann, können Sie in diesem Beitrag nachlesen.

Extra-Tipp: Kennen Sie die gesetzlichen Fristen!

Auch das ordentlichste Archiv platzt irgendwann aus allen Nähten. Entrümpeln Sie daher regelmäßig und entsorgen Sie Dokumente, die Sie nicht mehr brauchen oder nicht mehr aufbewahren müssen. Alte Rechnungen zum Beispiel. Sehr hilfreich ist es hier, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu kennen. Ich habe Ihnen diese als praktisches PDF zusammengeschrieben, das Sie hier runterladen können.

Wichtige Daten für Ihr Archiv auf einen Blick.
Wichtige Daten für Ihr Archiv auf einen Blick.

Darauf kommt es an

Jedes Ding hat seinen Platz und jeder Raum seine Funktion. Die des Archivs gilt es, genauso wie die des Kopier- oder Telefonzimmers, klug zu nutzen.

Was der Tipp bewirkt

Ist der Schreibtisch frei, ist der Kopf es auch. Spart Ihr Archiv Kosten, freut sich die Buchhaltung und können Sie sich endlich von Dingen trennen, lacht die blaue Tonne. Wesentlich ist aber, dass Sie wieder entspannter und konzentrierter arbeiten können, wenn im Archiv alles stimmt.

Endlich wieder aufatmen, dank klug organisiertem Archiv.
Endlich wieder aufatmen, dank klug organisiertem Archiv.

Und Sie?

Was im Büro gilt, gilt oft auch daheim. Weitere sinnvolle Tipps zur Ablage, zum Aussortieren und Entsorgen für den Privatbereich, finden Sie in meinem eBook „Die 20 Büro-Kaizen®-Tools“. Machen Sie es gleich richtig und entrümpeln Sie im Job und zu Hause. Hier geht's zum Download des hilfreichen eBooks.

Weiterführende Informationen:



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