Arbeitszeugnisse & Co.: Mitarbeiter-Austritte richtig vorbereiten



Selten bleibt ein Team über mehrere Jahre genau gleich besetzt. Renteneintritte, Elternzeiten, Jobwechsel oder auch der Bedarf an mehr oder weniger Personal verlangen immer wieder Veränderungen des Teams. Und diese Veränderungen sind nicht immer einfach zu bewerkstelligen. Genau deshalb habe ich den folgenden Artikel für Sie erstellt, denn der Ansatz beim Büro-Kaizen® ist es, Ihnen die Organisation am Arbeitsplatz zu erleichtern, und das von Neueinstellung bis Mitarbeiter-Austritt. Lesen Sie gerne weiter, wenn Sie wissen möchten, wie Sie Arbeitszeugnisse schneller und fairer erstellen können und welche Schritte beim Ausscheiden von Mitarbeitern außerdem nötig sind.

Was ist das Problem

Als Vorgesetzter sind Sie die Schnittstelle zahlreicher Abteilungen. Sowohl Mitarbeiter des Teams als auch die Beschäftigten der Personalabteilung melden sich bei Ihnen, wenn es um organisatorische Dinge wie Arbeitszeugnisse und Arbeitszeitenwechsel geht. Sie sind es also auch, der hier den Überblick behalten muss und rechtzeitig alle notwendigen Dinge in die Wege leiten muss. Das alleine zu organisieren ist nicht leicht, wenn dann noch Zeitdruck aufgrund eines kurzfristigen Personalwechsels hinzukommt, laufen die besten Strukturen Gefahr, aus dem Ruder zu laufen. Ihnen passiert das künftig nicht mehr, denn mit den folgenden Tipps sind Sie auf die klassischen Stolperfallen vorbereitet und können Ihren Zeitplan besser einhalten.

Arbeitszeugniss wirft Zeitplan durcheinander
Arbeitszeugnisse & Co. werfen leicht den Zeitplan durcheinander.

So funktioniert es

Arbeitszeugnisse sind ein gutes Beispiel für mögliche Zeitfresser, die Sie so nicht eingeplant hatten. Gerade wenn ein Mitarbeiter kurzfristig ausscheidet, werden die Fachkräfte aus der Personalabteilung Sie zeitnah um entsprechende Arbeitszeugnisse bitten. Sofern Sie richtig vorbereitet sind, ist das auch gar kein Problem. Meine Tipps helfen Ihnen dabei, auch auf kurzfristige Wechsel im Team besonnen reagieren zu können.

Arbeitszeugnisse kann keiner ad hoc aus dem Hut zaubern, aber gut vorbereiten durchaus! Klick um zu Tweeten

Tipp 1: Vorbereiten statt das Nachsehen haben

Werden Arbeitszeugnisse angefragt, ist es bereits zu spät, um noch schnell etwas aus dem Hut zu zaubern. Ich empfehle Ihnen daher in jedem Fall, eine fortlaufende Leistungsbeurteilung zu führen. Je nach Größe des Betriebs fällt es sonst enorm schwer, die Leistungen des einzelnen Mitarbeiters im Blick zu behalten und genau die sollen schließlich in den Arbeitszeugnissen schriftlich festgehalten werden. Führen Sie mit neuen Mitarbeitern von Beginn an gemeinsame Gespräche und kategorisieren Sie deren Leistung ein. Vom Fachwissen über das Arbeitstempo bis hin zur Einstellung zu Vorgesetzten und Kollegen halten Sie mit einer solchen Übersicht wesentliche Punkte fest, die Sie beim Austritt des Mitarbeiters zur Erstellung der wichtigen Arbeitszeugnisse gebrauchen können. So bleibt der Inhalt relevant, ehrlich und fair und basiert nicht lediglich auf einer vagen Erinnerung. Im Download-Center steht Ihnen eine kostenlose Vorlage für eine Leistungsbeurteilung zur Verfügung. Nutzen Sie diese gerne!

Vor Arbeitszeugnissen regelmäßig sprechen
Vor den Arbeitszeugnissen regelmäßig miteinander zu sprechen, ist enorm wichtig!

Tipp 2: Interne Vorgänge vor und nach dem Austritt

Nicht nur die Unterlagen für den scheidenden Mitarbeiter selbst müssen geklärt werden, auch interne Vorgänge fallen an. Informieren Sie alle beteiligten Schnittstellen über das Ausscheiden des Mitarbeiters, möglichst vorab mit genauem Datum des Austritts, spätestens aber am Tag des Beschäftigungsendes. Sofern der Austritt nicht unmittelbar erfolgt, sollten Sie mit dem Mitarbeiter seine Vertretung bzw. Nachfolge klar regeln. Tipps zur Übergabe können Sie ergänzend in diesem Artikel nachlesen.

Tipp 3: Arbeitsplatz neu organisieren

Viele Vorgesetzte, die ich berate, nehmen anfangs an, dass die Ausstellung der Arbeitszeugnisse der letzte Schritt sei und danach alles erledigt sein müsste. Das ist mitnichten der Fall! Denn schließlich hatte jeder Mitarbeiter nicht nur einen Schreibtisch, der nun freigeräumt werden sollte, sondern war in die täglichen Arbeitsabläufe integriert. Auch hier muss nun für Ordnung gesorgt werden. Entfernen Sie den nun ehemaligen Mitarbeiter aus dem Organigramm des Unternehmens, aus der Zuständigkeitenliste und aus allen Mail-Verteilern. Sein Postkörbchen muss genauso entfernt werden wie sein Namensschild. Machen Sie einmal komplett klar Schiff, um neuen Mitarbeitern an dieser Position den Einstieg zu erleichtern. In meiner Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter habe ich alle wichtigen Informationen hierzu für Sie zusammengetragen.

Arbeitszeugnisse Arbeitsplatz vorbereiten
Arbeitszeugnisse & Co.: Bereiten Sie den Arbeitsplatz für neue Mitarbeiter vor!

Extra-Tipp: Pufferzeiten einplanen!

Gerade wenn es eilt und Arbeitszeugnisse und Co. schnell benötigt werden, drängt die Zeit. Ich empfehle Ihnen daher immer, egal ob Austritt, Neueinstellung oder unvorhergesehene Krankheitswellen im Team, ausreichend Pufferzeiten einzuplanen. Nur etwa die Hälfte der verfügbaren Zeit fest zu vergeben, ist hier ein guter Richtwert. Nähere Informationen zu Pufferzeiten finden Sie auch hier.

Dringende Arbeitszeugnisse genügend Puffer planen
Für dringende Arbeitszeugnisse & Co. genügend Puffer einplanen!

Was der Tipp bewirkt

Eine gute Vorbereitung wird Ihren Alltag enorm entzerren. Das Wissen um alle relevanten Vorgänge bei Austritt eines Mitarbeiters gibt Ihnen Sicherheit für den Ernstfall. Sie können diesem nun entspannter entgegenblicken, ob er nun kurzfristig oder absehbar sein wird.

Und Sie?

Hat Sie die Frage nach Arbeitszeugnissen oder einer guten Vertretungsfindung auch schon einmal aus dem Konzept gebracht? Dann drucken Sie diesen Beitrag doch gerne aus und teilen ihn mit anderen Verantwortlichen. Ich bin mir sicher, dass er Ihnen im Akutfall helfen kann und wird.



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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