Arbeitszeit schonen: Die Top 3 Zeitfresser mit praktischer Soforthilfe für Ihren Arbeitsplatz!



Arbeitszeit schonen: Die Top 3 Zeitfresser mit praktischer Soforthilfe für Ihren Arbeitsplatz!

Wenn etwas rar ist, sollte man sorgsam damit umgehen. Und Zeit ist so ein rares Gut. In den meisten Unternehmen wird aber jeden Tag wertvolle Arbeitszeit verschwendet und zwar nicht zu knapp. So schlimm kann das doch alles gar nicht sein, werden Sie jetzt denken. Das sind doch bestimmt nur ein paar Stündchen. Dann kommt jetzt die bittere Wahrheit darüber, wie viel Arbeitszeit pro Woche ungenutzt bleibt: Es sind nicht 3 und auch nicht 5 Stunden. Nein, es sind mehr. Viel mehr! Denn es sind ganze zwei Arbeitstage an produktiver Arbeitszeit, die Woche für Woche flöten gehen. Das sind 16 Stunden! Aber bevor Sie das jetzt aufs Jahr hochrechnen, laut seufzen und halb verzweifeln, befassen wir uns doch lieber mit geeigneten Lösungen. Glücklicherweise sind die Gründe für den immensen Zeitverlust fast immer dieselben und ich verrate Ihnen, an welchen Stellschrauben Sie drehen müssen, um Ihre Arbeitszeit wieder effizient zu nutzen.

  1. Besprechungen im Zeitraffer-Modus

Geben Sie es zu, sobald ein Meeting angesetzt wird, rollen Sie innerlich schon mit den Augen. Denn Besprechungen führen oft nicht zu den gewünschten Ergebnissen und hinterlassen deshalb Frust. Dabei ist Effizienz nur eine Frage der richtigen Organisation. Sorgen Sie deshalb für eine klare Struktur mit einem festen Zeitrahmen für die Besprechung und legen Sie eine Tagesordnung fest. Für die einzelnen Punkte sollten Sie ebenfalls eigene Zeitfenster vorsehen, denn das strafft die Diskussion. Aber damit sich ein zielführender Dialog überhaupt entwickeln kann, müssen sich alle Teilnehmer auf die Besprechung vorbereiten können. Die Tagesordnung sollte daher etwa ein bis zwei Tage vorher bekannt gegeben werden. Pünktlichkeit ist ebenfalls ein Muss und eine Person aus der Gruppe sollte außerdem darauf achten, dass der Zeitplan für die einzelnen Themen auch eingehalten wird. Wenn das immer noch zu wenig Wirkung zeigt, können Sie auch mithilfe einer Sanduhr die vergangene Arbeitszeit visualisieren oder mit einer App auf dem Tablet darstellen, wie viel Geld eine Minute kostet. Mit diesem Maßnahmenpaket werden Ihre Besprechungen dann garantiert fokussierter und zügiger ablaufen.

Wenn Besprechungen in Ihrem Unternehmen ebenfalls die Zeitfresser-Liste anführen, sollten Sie noch einen Blick auf den Blog-Artikel Laaangweilig – 5 Tipps für bessere Besprechungen werfen, denn hier erhalten Sie eine ausführliche Anleitung, mit der Sie Ihre Meetings wesentlich effizienter gestalten können.

Arbeitszeit durch effiziente Besprechungen angehen
Effiziente Besprechungen

  1. E-Mails im Eiltempo

Gehören Sie auch zu denjenigen, die eine E-Mail Wort für Wort schreiben und immer individuell aufsetzen? Dann wissen Sie ja, wie viel Arbeitszeit das in Anspruch nimmt und diesen Prozess können Sie beschleunigen. Zuerst sollten Sie sich generell kurz fassen und keine Romane schreiben. Ein paar Sätze und Stichpunkte reichen in den meisten Fällen aus. Dieser Stil passt vielleicht nicht immer, aber wenn es um sachliche Informationen geht, ist diese Reduktion auf das Wesentliche sehr hilfreich und Sie stellen damit sicher, dass nichts vergessen wird. Und nutzen Sie Standardtexte oder Textbausteine für wiederkehrende Vorgänge wie Angebote oder Kundenanfragen. Diese können Sie immer noch individuell anpassen und beispielsweise in der Einleitung auf ein Telefonat Bezug nehmen, aber ein Großteil Schreibarbeit ist bereits erledigt. Wenn Sie Tastenkürzel, verwenden, werden Sie beim Schreiben noch schneller: Kopieren: Strg + C, Einfügen: Strg + V, Ausschneiden: Strg + X, Rückgängig machen: Strg + Z, Alles auswählen: Strg + A, Drucken: Strg + P (oder je nach Tastatur Ctrl statt Strg). Mit diesen Shortcuts und Tipps können Sie beim Mailen eine Menge Arbeitszeit einsparen!

Arbeitszeit durch Mails im Eiltempo
Arbeitszeit durch Mails im Eiltempo

Und wenn Sie das mit den Abkürzungen noch einmal in aller Ruhe und ausführlich nachlesen möchten, erfahren Sie in diesem Blogartikel mehr zum Thema Shortcuts: Tastenkombinationen – die clevere Abkürzung für schnelleres Arbeiten und Surfen.

  1. Bitte nicht stören!

Ihre E-Mail haben Sie jetzt in Windeseile geschrieben, aber sobald Sie die E-Mail verschicken möchten, taucht direkt der nächste Störfaktor auf: der Posteingang. Denn durch ankommende E-Mails wird man leicht von der eigentlichen Arbeit abgelenkt. Stellen Sie daher am besten alle Benachrichtigungen in Ihrem E-Mail-Programm ab. Neue E-Mails sollten auch nur dann abgerufen werden, wenn es Ihre Arbeitszeit erlaubt. Wenn Sie außerdem Ihren E-Mail-Client so einrichten, dass Sie im Offline-Modus arbeiten, fallen diese Ablenkungen weg. Und wo Sie schon mal dabei sind, können Sie auch gleich alle anderen Informationskanäle auf Ihren E-Mail-Account umleiten, so dass z.B. Xing-Nachrichten oder Faxe direkt in Ihrem Postfach landen. Damit haben Sie alle Informationen zentral an einem Ort und Sie müssen nicht zwischen verschiedenen Kanälen wechseln. Und denken Sie daran: Was Sie nicht ablenkt, macht Sie produktiver!

Und noch produktiver werden Sie, wenn Sie zusätzlich noch die Tipps aus meinem kostenlosen E-Book E-Mail-Stress ade - So meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt beherzigen.

Und Sie?

Welche Zeitfresser rauben Ihnen produktive Arbeitszeit und welche Maßnahmen ergreifen Sie in Ihrem Unternehmen, um dagegen vorzugehen? Trauen Sie sich und hinterlassen Sie gerne einen Kommentar mit Ihren Erfahrungen!





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