Arbeitsplatz in Ordnung bringen: Werden Sie zum Leertischler!



Können Sie hinter den Papierstapeln auf Ihrem Schreibtisch kaum noch zum Kollegen gucken, weil der Stapel fast mannshoch ist? Dann wird es jetzt Zeit für eine gravierende, aber absolut nachhaltige Veränderung. Lassen Sie uns dem Chaos am Arbeitsplatz ein für alle Mal ein Ende bereiten. Ich zeige Ihnen, wie Sie schon bald zum Leertischler werden können und dadurch nicht nur Zeit und Nerven sparen, sondern auch Souveränität gewinnen.

Unordentlicher Arbeitsplatz lenkt ab
Ein unordentlicher Arbeitsplatz lenkt Sie ab.

Was ist das Problem

Während meiner Beratungen hatte ich manches Mal das Gefühl, der Mensch stammt nicht vom Affen, sondern vom Eichhörnchen ab. Zu viele Unterlagen, Büroutensilien und auch Krimskrams sammeln sich im Laufe der Zeit auf dem Schreibtisch an. Und das ist nicht einmal die Ausnahme, sondern die Regel an deutschen Arbeitsplätzen. Das Problem von Chaos am Arbeitsplatz ist nicht nur das unordentliche Erscheinungsbild desselbigen, sondern auch ein sehr intensiver Mehraufwand im täglichen Geschäft. Wenn Sie riesige Stapel auf Ihrem Schreibtisch haben, werden Sie das selbst kennen: Sie suchen und suchen und finden einfach nicht oder nur sehr mühsam, was Sie benötigen. Kein Wunder, hat bei einem Volltischler schlichtweg nichts seinen eigenen Platz und alles liegt durcheinander. Der Schreibtisch ist voll und der Kopf auch – gut, dass Sie mein Büro-Kaizen® gefunden haben. Ich zeige Ihnen, wie Sie zu einem nachhaltig aufgeräumten Arbeitsplatz kommen und dauerhaft zum Leertischler werden, der immer findet, wonach er sucht.

Arbeitsplatz von einem Leertischler
Praxisbeispiel: Ein Arbeitsplatz von einem Leertischler.

So funktioniert es

Schritt 1: Halten Sie den Ist-Zustand fest
Oft sehen wir das eigene Chaos gar nicht so schlimm, wie es tatsächlich ist. Mein Tipp zum ersten Schritt auf dem Weg zum aufgeräumten Arbeitsplatz sieht daher immer gleich aus. Fotografieren Sie den aktuellen Zustand. Schauen Sie sich den Schreibtisch nicht nur aus Ihrer Arbeitsperspektive an, sondern auf einem Foto, das schafft Distanz und hat schon so manchem Volltischler die Augen geöffnet. Auch für später ist diese Aufnahme sinnvoll, zeigt sie doch den Zustand, den Sie möglichst nie mehr erreichen möchten. Ich empfehle Ihnen immer, den ganzen Arbeitsplatz zu fotografieren, also den Schreibtisch, aber auch Regale, Schränke und den Fußboden. Denn aufgeräumt heißt aufgeräumt und umfasst den gesamten Arbeitsbereich.

Schritt 2: Unnötige Sachen entsorgen

Was sich so leicht sagt, stellt für viele Büroarbeiter oft das größte Problem dar. Denn viele Dinge, die den Arbeitsplatz belagern, werden zwar nicht täglich, aber doch hin und wieder benötigt. Beim Büro-Kaizen®-Prinzip arbeiten wir nach dem Motto "Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz" und finden ein geeignetes System für Ihre täglichen Handlungsabläufe am Arbeitsplatz. Dazu gehört auch, den Dingen eine Heimat zu geben. Sind Sie sich noch unsicher, ob ein Dokument wirklich entsorgt werden kann, habe ich gute Erfahrungen mit einem Wegwerfen auf Probe gemacht. Dabei arbeiten wir uns gemeinsam systematisch von links nach rechts durch und legen Unterlagen, bei denen Sie sich über den Verbleib noch unsicher sind, in einem Karton ab. Diesen beschriften wir – gut geeignet ist meine Vorlage zum Wegwerfen auf Probe im Download-Center und stellen ihn zunächst ins Archiv oder Lager. Wurde er nach einer zuvor festgelegten Zeitspanne nicht geöffnet, wandert der Inhalt ungesehen in den Müll.

Schritt 3: Geben Sie den Dingen eine Heimat

Was nun noch übrig ist, gehört an ihren Arbeitsplatz, aber nicht unbedingt direkt auf den Schreibtisch. Sie erinnern sich an den Leertischler, den wir aus Ihnen machen wollen? Dann geht es nun weiter damit, den Arbeitsplatz zu leeren. Jedes Ding hat seinen Platz und genau diesen finden wir in der Beratung gemeinsam heraus. Unterlagen zum Lesen beispielsweise müssen nicht direkt auf dem Schreibtisch aufbewahrt werden. Ich empfehle Ihnen ein begrenztes Staufach im Schrank. Warum begrenzt? Ganz einfach! Durch eine nach oben hin gesetzte Begrenzung hindern Sie sich selbst automatisch daran, neue Papierstapel anzuhäufen und zwingen sich immer wieder zur Selbstkontrolle, sobald die Grenze des Fachs erreicht wurde. Auch Zettel und Post-its sollten Sie in diesem Schritt vom Arbeitsplatz entfernen. Kontaktdaten gehören in Ihr Adressbuch, fällige Aufgaben in den Kalender. Am Ende liegt auf dem Schreibtisch nur das, was Sie heute zur Erledigung Ihrer Aufgaben brauchen – sonst nichts.

Schritt 4: Installieren Sie eine Posteingangsschale

Eine der wenigen sinnvollen Dinge, die direkt am Arbeitsplatz verbleiben können, ist eine Postein-gangsschale. Und ja, wirklich nur eine, denn nur das wirkt der Entstehung von neuem Chaos wirksam entgegen. Ihre persönliche Posteingangsschale wird klar mit Namen und Funktion beschriftet, das erleichtert Ihren Kollegen und Mitarbeitern die Zuordnung der Post und Ihr Arbeitsplatz bleibt trotz neu eingehender Unterlagen frei für Ihre jetzige Aufgabe. Ein absoluter Gewinn für Ihre Konzentration.

Posteingangsschale an Arbeitsplatz einrichten
Richten Sie eine Posteingangsschale auf Ihrem Arbeitsplatz ein.

Darauf kommt es an

Jedem Ding seinen festen Platz zu geben, das ist der Kernpunkt eines freien Schreibtisches nach dem Büro-Kaizen®-Prinzip. Lassen Sie uns gemeinsam eine sinnvolle Ordnung für Ihren Arbeitsplatz installieren, der Ihnen wieder Zeit und Muße für die wichtigen Dinge im beruflichen Alltag erlaubt.

Das bewirkt der Tipp

Wenn Sie nach meinem bewährten Prinzip aufräumen, dann tun Sie das genau ein einziges Mal. Denn diese Ordnung ist nachhaltig, weil Sie künftig sofort wissen, wohin was abgelegt werden muss und wo Sie suchen müssen, um fündig zu werden. Einmal Leertischler nach meinem Büro-Kaizen®-Prinzip, immer Leertischler.

Und Sie?

Wie sorgen Sie für einen dauerhaft aufgeräumten Arbeitsplatz? Schreiben Sie mir gerne Ihre Tipps und Anregungen.





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