Achtung, Kurzschluss! So schützen Profis Ihr Arbeitsgedächtnis vor Ablenkung



Im World-Wide-Web ist die Freiheit grenzenlos! Apps mit den neusten Twitter-Tweeds, E-Mails mit lustigen Videos und jederzeit zugängliche Fachbeiträge sind nur die Spitze des Informations-Eisbergs, mit dem sich jeder tagtäglich nach Lust und Laune unterhalten kann. Auch im Arbeitsalltag überschwemmen wichtige und unwichtige Informationen den Schreibtisch und den elektronischen Posteingang. Vielen Menschen fällt es deshalb immer schwerer, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Zwar sortiert das Arbeitsgedächtnis die Daten heraus, die Sie für die jeweilige Aufgabe oder Tätigkeit brauchen. Aber zu viel Input überfordert das Gehirn. Mit effektiven Maßnahmen bändigen Sie die Informationsflut und finden die nötige Ruhe, um konzentriert und erfolgreich zu arbeiten.

Arbeitsgedächtnis wird durch Chaos überlastet
Mit einem chaotischen Arbeitsplatz überlasten Sie Ihr Arbeitsgedächtnis.

Was ist das Problem

Durch die Medien aber auch durch unklare Strukturen sind Sie im Arbeitsalltag immer wieder Ablenkungen ausgesetzt. E-Mails überschwemmen Ihr Postfach, Informationen buhlen um Ihre Aufmerksamkeit und die Kollegen stören im ungünstigsten Moment. Das alles zerrt an Ihrer Konzentration. Ihr Arbeitsgedächtnis filtert zwar aus dem Überangebot alles heraus, was Sie in diesem Moment brauchen. So stellt es alle Informationen parat, damit Sie zum Beispiel das Faxgerät bedienen können. Aber je mehr in Ihrem Kopf herumschwirrt, desto schwieriger fällt es Ihnen, sich in die eigentliche Aufgabe zu vertiefen. In großer Hektik oder Stress ist Ihnen bestimmt auch schon passiert, dass Sie plötzlich das Passwort für den Computer oder andere selbstverständliche Dinge nicht mehr wissen. Je stärker die Ablenkung, desto eher schleichen sich Fehler ein.

So funktioniert es

Wir leben zwar in einer Informationsgesellschaft, aber Sie müssen gar nicht alles wissen. Es reicht aus, wenn Sie wissen, wo Sie bei Bedarf die erforderlichen Informationen finden. Mit dieser Einstellung entlasten Sie Ihr Arbeitsgedächtnis. So schaffen Sie es, Ihre Aufmerksamkeit wieder auf den jetzigen Moment zu lenken. Mit viel Energie und Konzentration reduzieren Sie Fehlerquellen und bewältigen auch schwierige Aufgaben erfolgreich

Tipp Nr. 1: Unordnung killt Ihre Konzentration

Stellen Sie sich vor, Sie möchten die Anfrage vom Kunden A beantworten. Ihr Arbeitsgedächtnis filtert sofort alle Daten heraus, die Sie brauchen. Wenn aber noch Akten von anderen Projekten auf Ihrem Schreibtisch lagern, beanspruchen diese ebenfalls einen Teil der Aufmerksamkeit. Vielleicht kleben auch Post-its am Monitor, an denen immer wieder Ihr Blick hängen bleibt. Und plötzlich denken Sie an andere Dinge, die Sie noch erledigen müssen. Alles, was Sie nicht für Ihre momentane Aufgabe brauchen, lenkt Sie unnötig ab und mindert Ihre Konzentration. Sorgen Sie deshalb für Ordnung. Das funktioniert tatsächlich dauerhaft, wenn Sie nach dem Büro-Kaizen® Prinzip vorgehen: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Als Beispiel verweise ich gerne auf das Besteckfach. Hier ist jede Gabel und jeder Löffel in seinem dafür vorgesehenen Fach. Mit Beschriftungen sorgen Sie dafür, dass auch auf dem Schreibtisch und in den Schubladen jedes Utensil seinen festen Platz erhält. Wenn Sie nicht ständig nach Büromaterial suchen müssen, entlasten Sie ebenfalls Ihr Arbeitsgedächtnis. Ich verrate Ihnen, wie Sie Ihren Arbeitsplatz dauerhaft aufräumen.

Arbeitsgedächtnis durch konzentriertes arbeiten fördern
Klare Strukturen fördern konzentriertes Arbeiten.

Tipp Nr. 2: Bremsen Sie notorische Störenfriede aus

Sie schreiben einen komplizierten Bericht und habe gerade eine tolle Formulierung gefunden, als der Kollege mit einer Umlaufmappe hereinkommt. Jetzt haben Sie nicht nur den Gedankengang vergessen sondern sind auch in Ihrer Konzentration gestört. Da die Informationen im Arbeitsgedächtnis nicht im Langzeitgedächtnis verankert sind, gehen sie wie bei einem Computerabsturz unrettbar verloren. Solche Situationen entstehen gar nicht mehr, wenn Sie klare Spielregeln im Umgang miteinander vereinbaren. Damit sich niemand auf den Schlips getreten fühlt, überlegen Sie sich unbedingt gemeinsam im Team die Standards für die Abteilung. Achten Sie darauf, dass die neuen Regeln objektiv, nachvollziehbar und eindeutig formuliert werden. Zum Beispiel landen alle Schriftstücke in der Posteingangsschale des jeweiligen Mitarbeiters. Und eine geschlossene Bürotür signalisiert, dass der Kollege konzentriert arbeitet und nicht gestört werden möchte. Lesen Sie auch meine 6 Tipps für den intelligenten Einsatz der Posteingangsschale.

Extra-Tipp:

Bei Besprechungen gibt es immer wieder Mitarbeiter, die viel reden und dabei nicht auf den Punkt kommen. Währenddessen schauen die einen aus dem Fenster und die anderen auf Ihr Smartphone. Was für eine kolossale Zeitverschwendung, die Ihre Konzentration und Energie raubt. Abhilfe schafft dieser Kniff: Führen Sie Besprechungen im Stehen durch. Dafür brauchen Sie nur einige Stehtische. So planen Sie effektive Super-Besprechungen.

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Arbeitsgedächtnis durch Stehen aufrecht erhalten
Bei Besprechungen im Stehen verlaufen Meetings effektiver.

In diesem Podcast erkläre ich Ihnen, wie Sie Besprechungen mit OneNote optimal vorbereiten.

Tipp Nr. 3: Filtern Sie Ihre Prioritäten heraus

Oft überfordern komplexe Anforderungen das Arbeitsgedächtnis, weil nicht klar ist, was denn jetzt als erstes erledigt werden soll. Wer nicht aufpasst, steckt leicht in der Multi-Tasking-Falle und versucht mehrgleisig zu arbeiten. Das funktioniert nicht, denn unser Gehirn konzentriert sich immer nur auf eine Sache. Es ist wesentlich effizienter, die Aufgaben zu sortieren und Prioritäten zu setzen. So vermeiden Sie, sich mit unwichtigen Tätigkeiten zu verzetteln. Ich habe Ihnen 3 Methoden herausgesucht, mit denen Sie die Aufgaben herausfiltern, die in der jeweiligen Situation bevorzugt bearbeitet werden sollten.   

Extra-Tipp:

Auch wenn Sie Ihre wichtigsten Aufgaben bevorzugen, leidet Ihre Konzentration, wenn ständig neue Unterlagen eingehen oder das Telefon klingelt. Wir bei Büro-Kaizen® arbeiten in festen Blöcken. Probieren Sie es aus: Am späten Vormittag bearbeiten Sie zum Beispiel Ihre E-Mails, nach der Mittagspause führen Sie Ihre Telefonate durch und kurz vor Feierabend erledigen Sie die Ablage. Diese Arbeitsweise ist energie- und zeitsparend, weil Sie alle erforderlichen Unterlagen schon herausgesucht haben.

Tipp Nr. 4: Nutzen Sie clevere Gedächtnisstützen

Wenn Sie eine Vielzahl von Informationen brauchen, dann stellt sich die Frage, wie Sie diese effektiv sortieren und aufbewahren. Sie können sich unmöglich alle Telefonnummern, Passwörter oder Kundennummern merken. Ich habe bei meiner Beratungstätigkeit oft festgestellt, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes System verwendet. Das funktioniert in der Regel auch ganz gut, bis dieser erkrankt oder Urlaub nimmt. Spätestens jetzt bricht das Chaos aus, weil niemand die erforderlichen Informationen findet. Im ungünstigen Fall geht Ihnen deswegen sogar ein Kunde verloren. Besser ist es, alle relevanten Daten in einem Foliensichtbuch zu sammeln. Es besteht aus einem festen Einband und vielen Klarsichthüllen. Die erste Seite reservieren Sie für ein Inhaltsverzeichnis, damit Sie alle Informationen auf einen Blick wiederfinden. Lesen Sie weitere Tipps zum Foliensichtbuch.

Arbeitsgedächtnis mit Ordnung und System
Kleben Sie Seitenzahlen auf Ihr Foliensichtbuch, damit Sie alle Daten sofort finden.

Tipp Nr. 5: Minimieren Sie die Reizüberflutung

Laut der großen tempus-Onlineumfrage hat sich bei 57 Prozent der Mitarbeiter die Zahl der E-Mails in den letzten zwei Jahren mindestens verdoppelt. Das bedeutet im Schnitt eine Arbeitsbelastung von einer Stunde, nur um die elektronische Post zu bearbeiten. Bevor Ihr Arbeitsgedächtnis explodiert, bändigen Sie diesen Zeitkiller mit den richtigen Schritten. Als erstes stellen Sie alle elektronischen oder akustischen Empfangssignale aus. Bearbeiten Sie Ihre Mail in Blöcken zum Beispiel eine Stunde vor der Mittagspause und vor Arbeitsende. Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit, indem Sie die Nachrichten zuerst überfliegen sondern lesen Sie sie aufmerksam durch. Dann entscheiden Sie nach der Fünf-Minuten-Regel: Erledigen Sie alles, wofür Sie nicht mehr als fünf Minuten brauchen. Die anderen Nachrichten setzen Sie mit Termin auf Ihre Aufgabenliste. Für noch mehr Ordnung im digitalen Posteingang empfehle ich Ihnen mein kostenfreies eBook: E-Mail-Stress ade – So meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt.

Darauf kommt es an

Machen Sie immer wieder zwischendurch Achtsamkeits-Übungen und lenken Sie Ihre Gedanken bewusst immer wieder auf den gegenwärtigen Moment. Damit bauen Sie Stress ab und verhindern, dass Ihr Arbeitsgedächtnis den Ansturm an Informationen nicht gewachsen ist. Versuchen Sie erst gar nicht, mit der schnelllebigen Technik Schritt zu halten. Sie verpassen nichts, wenn Sie nicht ständig Ihr Handy oder Ihre E-Mails checken.

Was der Tipp bewirkt

Indem Sie Ablenkungen aller Art minimieren, hat Ihr Arbeitsgedächtnis genügend Speicherkapazitäten für die vorliegende Aufgabe frei. Es fällt Ihnen viel leichter, konzentriert zu arbeiten. So schaffen Sie mehr, ohne sich dabei zu verausgaben. Burnout bleibt für Sie ein Fremdwort!

Und Sie?

Was lenkt Sie ab und schwächt Ihre Konzentration? Schreiben Sie mir, ich finde eine Lösung und veröffentliche Sie in diesem Blog!

 

 

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