Arbeitsanweisung: Ihr Turbo bei Wartung und Auffüllen von Fax, Drucker & Co



In der Bedienungsanleitung eines Smartphones findet sich folgender Passus: „Nicht auf das Gerät oder den Akku beißen oder daran saugen. Dadurch kann das Gerät beschädigt oder eine Explosion verursacht werden.” So wichtig diese Information für manche unserer Spezies sein mag, möchte man doch keine Zeit daran verschwenden, wenn man gerade nach praktischen Ratschlägen zur Problemlösung sucht. Z. B. wenn beim Laser-Drucker der Toner leer ist und ersetzt werden muss oder an der Kaffeemaschine die Entkalker-Leuchte blinkt. Und ganz ehrlich: Wir schauen doch alle nur im äußersten Notfall und recht widerwillig ins Handbuch nach dem Motto: „Das kriege ich bestimmt auch so hin.”

Pragmatisch, praktisch, gut: Arbeitsanweisung erstellen

Wenn Geräte-Reinigung und -Wartung bei Ihnen regelmäßig und von unterschiedlichen Mitarbeitern durchgeführt werden, empfiehlt sich eine Arbeitsanweisung. Denn die bringt die wesentlichen Dinge direkt auf den Punkt.

Erstellen von Arbeitsanweisungen
Arbeitsanweisung für Geräte-Reinigung und -Wartung empfiehlt sich bei verteilten Verantwortlichkeiten.

So gehen Sie vor – beachten Sie die folgenden Tipps:

    1. digitale Fotos benutzen: Der Wiedererkennungswert der Fotografien des wirklich zu wartenden Einzelgeräts ist förderlich für das intuitive Verstehen.
    2. erklären Sie wirklich Schritt für Schritt: Denken Sie dabei daran, dass Sie hier einmal konzentriert Zeit investieren, die Sie anschließend vielfach wieder einsparen werden – vom reduzierten Nervfaktor unter Stress ganz zu schweigen.
    3. bringen Sie die erstellte Arbeitsanweisung unmittelbar beim Gerät an: Dort wird sie nämlich gerade dann wahrgenommen, wenn sie dringend benötigt wird – in der aktuellen Wartungs- oder Bedienungssituation.

Extra-Tipp Nr. 1: One-Minute-Lessons für die Bedienung selten benutzter Geräte

Manche Geräte werden nur manchmal genutzt – verfügen jedoch vielleicht über so viele Knöpfe, dass Mitarbeiter diese nicht auswendig in der richtigen Reihenfolge nutzen können. Hier hilft die sogenannte One-Minute-Lesson – eine kurze Arbeitsanweisung für die normale Bedienung statt für Wartung oder Reinigung. Auch hier gilt: Investieren Sie Zeit, die korrekten Bedienungsschritte für die gewünschte Anwendung so kurz wie möglich, aber trotzdem vollständig aufzulisten. Und bringen Sie diese Kürzest-Arbeitsanweisung direkt sichtbar an – am besten sogar am Gerät selbst.

Arbeitsanweisungen auch bei kleinen Geräten
Arbeitsanweisungen sind auch bei kleinen Geräten nützlich!

Extra-Tipp Nr. 2: Kleine Beschriftungen per Aufkleber gegen Verwechslungsgefahr

Wenn Sie zum Beispiel vorgedruckte Briefbogen in Ihren Drucker einlegen, kommt es häufig zu Verwechslungen dabei, ob die bedruckte Seite oben oder unten zu liegen kommt. Ein kleiner Aufkleber, der mit einem Piktogramm für Aufklärung sorgt, hilft gegen solche wiederkehrenden Ärgernisse.

Service-Tipp

Muster für Ihre Bedienungs- und Wartungsanleitungen zum Download finden Sie kostenfrei unter www.buero-kaizen.de/buch. Passen Sie diese einfach an Ihre Geräte an – dann sparen Sie noch mehr Zeit.

Und Sie?

Sie haben mit einer solchen Arbeitsanweisung schon einmal gute Erfahrungen gemacht? Schreiben Sie mir einen Kommentar. Oder schicken Sie mir ein Beispiel, das Sie für besonders gelungen halten an blog@büro-kaizen.de.





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