Schön, dass Du wieder da bist! 7 Tipps, die Ihren Arbeitsalltag vereinfachen



Schon wieder Montag? Schon wieder Alltag? Und all der Ärger ist schon wieder da: Wo ist der Schlüssel für den Medienschrank? Wie funktioniert die Reinigung der doofen Kaffeemaschine? Wer hat den Tacker für Heftungen mit vielen Blättern? Es wird gesucht, gerätselt, gefragt: oft sind es die kleinen Dinge, die im Arbeitsalltag nerven und für Ärger sorgen. Lesen Sie 7 Tipps, die helfen, Ihren Arbeitsalltag zu vereinfachen!

Was ist das Problem

Ich glaube an die Kraft kleiner Veränderungen! Ich frage gerne: Welche Kleinigkeit lässt sich verändern, die einen nachhaltigen, spürbaren, positiven Nutzen mit sich brächte? Oft antworten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dann solche Dinge wie: „Es wäre schön, wenn der Kaffee einfach mal lecker wäre und nicht ständig bitter schmecken würde!” oder „Mir geht es total auf den Keks, dass das Papier im Kopierer immer alle zu sein scheint, wenn ich komme!” Befreien Sie Ihren Arbeitsalltag von Ärger dieser Art. Das ist gar nicht so schwer.

Es sind es die kleinen positiven Veränderungen, die den Arbeitsalltag vereinfachen! Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Vermeiden Sie unnötige Sucherei!

Keiner hat Zeit aufzuräumen, aber alle haben Zeit zu suchen. Das ist der Arbeitsalltag in vielen Unternehmen. Doch jede mit Suchen verbrachte Zeit ist verschwendete Zeit und erzeugt Frust im Arbeitsalltag.

unnötiges suchen erschwert arbeitsalltag
Vermeiden Sie überflüssiges Suchen, denn das erschwert den Arbeitsalltag unnötig.

Fangen Sie an, den Dingen eine Heimat zu geben. Definieren Sie für Gegenstände und Informationen einen festen Platz. Setzen Sie das Büro-Kaizen® Motto um: Alles hat einen Platz, alle hat seinen Platz! Beginnen Sie noch heute mit dem Aufräumen und erleben Sie, wie sich der Arbeitsalltag vereinfachen lässt, wenn die Dinge einfach da sind, wo sie hingehören.

Tipp Nr. 2: Vermeiden Sie unnötige und schlecht geschriebene E-Mails!

E-Mails führen häufig im Arbeitsalltag zu nervenaufreibenden Unterbrechungen. Es klingelt, blinkt und poppt auf. Und dann war es doch wieder nur die zehnte E-Mail, bei der ich im Cc-Feld stand und die mich eigentlich gar nichts angeht. Das Problem: Die Anzahl der E-Mails wird sich wohl auch in Zukunft kaum reduzieren.

e-mails beeinflussen den arbeitsalltag
E-Mails müssen vernünftig im Arbeitsalltag eingesetzt und bearbeitet werden, sonst wird die große Anzahl zur Last.

Doch wir haben Einfluss auf den Umgang mit E-Mails im Arbeitsalltag. Setzen Sie z.B. in das Empfängerfeld nur Personen, bei denen Handlungs- bzw. Informationsbedarf besteht. Das Feld "CC" wird verwendet zur Info ohne Handlungsbedarf. Vereinbaren Sie E-Mail-Spielregeln für Ihren Arbeitsalltag und klären Sie, was besser im persönlichen Gespräch oder am Telefon geklärt werden sollte. Nähere Informationen finden Sie hier:

Tipp Nr. 3: Nutzen Sie sich selbst begrenzende Systeme!

Ein zentrales Prinzip eines aufgeräumten Arbeitsplatzes besteht darin, sich selbst begrenzende Systeme zu schaffen. An meinem Lesestapel lässt sich leicht erklären, was ich damit meine. Es gibt immer wieder Zeitschriften, Artikel und Kopien, die ich später gerne lesen würde. Doch gleichzeitig ist klar, dass ich nicht alles in meinem Arbeitsalltag lesen kann. Also lege ich sämtliche Magazine oder Kataloge, die ich mir noch anschauen möchte, auf einen Lesestapel. Damit dieser nicht überquillt, begrenze ich ihn.

begrenzende systeme helfen im arbeitsalltag
Nutzen Sie sich selbst begrenzende Systeme, damit Sie im Arbeitsalltag den Überblick nicht verlieren.

Ist die obere Begrenzung erreicht, muss ich aussortieren. So verhindere ich, dass mein Lesestapel wächst und wächst. Dasselbe Prinzip lässt sich auch für andere Dinge in meinem Arbeitsalltag nutzen: z.B. für meine Aufgabenliste. Ich nehme pro Woche nur so viele Aufgaben an, wie auf ein A4-Blatt passen. Werden es mehr, muss ich auch hier aussortieren!

Tipp Nr. 4: Arbeiten Sie mit Automatisierungen!

Kennen Sie das: immer, wenn Sie an den Kopierer kommen, ist das Papier alle. Es scheint, als seien Sie der einzige, der in seinem Arbeitsalltag ins Lager geht, um eine neue Kiste mit Papier zu holen. Die Einführung eines Kanban-Systems schafft hier Abhilfe und erleichtert den Arbeitsalltag enorm.

´kanban im arbeitsalltag nutzen
Kanban lässt sich prima in den Arbeitsalltag integrieren und vereinfacht so einiges.

Kanban ist ein japanisches Wort, das frei übersetzt „Signal” heißt. Als Signal dient eine Karte, auf der alle wichtigen Informationen über das Produkt und darüber, wie für Nachschub zu sorgen ist, verzeichnet sind. Wenn Sie mehr über dieses einfache und geniale Prinzip im Arbeitsalltag erfahren möchten, lesen Sie meinen Artikel „Er kann! Sie kann! Kanban! – Mit Kanban-Karten Bestände organisieren”.

beispiel für kanban im arbeitsalltag
Kopierpapier kann beispielsweise über Kanban gesteuert werden und vereinfacht Ihren Arbeitsalltag.

Tipp Nr. 5: Verwenden Sie Checklisten!

Das Rad muss nicht ständig neue erfunden werden. Gerade für Tätigkeiten, die in unregelmäßigen Abständen im Arbeitsalltag auftreten, aber eigentlich stets ähnlich ablaufen, eignen sich Checklisten.

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So stellen die wenigsten Menschen jede Woche neue Leute ein und doch ist der Ablauf der Einstellung von der Zusendung des Arbeitsvertrages oder des Personalbogens bis hin zur Einrichtung des Arbeitsplatzes immer sehr ähnlich. Gerade für diese Situationen im Arbeitsalltag eignen sich Checklisten wie ein Einarbeitungsplan.

checklisten erleichtern den arbeitsalltag
Nehmen Sie Checklisten zur Hilfe und erleichtern Sie so Ihren Arbeitsalltag.

Tipp Nr. 6: Nutzen Sie One-Minute-Lessons!

Ähnlich verhält es sich im Arbeitsalltag mit Betriebsanleitungen für den Drucker oder die Kaffeemaschine: auch hier ist es unnötig, für stets wiederkehrende Abläufe wie die Reinigung der Maschine oder der Wechsel der Patrone, immer das ganze Handbuch durchblättern zu müssen. Bringen Sie stattdessen eine One-Minute-Lesson an der Maschine an, durch die Schritt für Schritt erklärt wird, was als nächstes getan werden muss.

one minute lessons im arbeitsalltag
Auch die Kaffeemaschine will erklärt sein – One-Minute-Lessons helfen im Arbeitsalltag.

Weitere Informationen, wie sich durch One-Minute-Lessons der Arbeitsalltag erleichtern lässt, erhalten Sie hier: 1, 2 oder 3 … Du musst Dich entscheiden, 3 Tasten sind frei – Wie Sie mit der One-Minute-Lesson technischen Problemen vorbeugen!

Tipp Nr. 7: Arbeiten Sie mit Visualisierungen!

Wie müssen die Tische im Sitzungsraum gestellt werden? Wie rum muss das Papier in den Drucker eingelegt werden? In welchen Schrank der Teeküche gehören die kleinen geriffelten Gläser? Bei der Beantwortung dieser Fragen können im Arbeitsalltag natürlich die Kollegen helfen. Aber ob die immer glücklich darüber sind? Und ob das noch geht, wenn man zum zweiten Mal fragen muss? Manchmal sagt ein Bild mehr als tausend Worte. Arbeiten Sie deshalb im Arbeitsalltag mit Visualisierungen. Kleben Sie ein Foto vom aufgeräumten Schrank an die Schranktür.

arbeitsalltag erleichtern durch visualisierungen
Fotos im Arbeitsalltag erleichtern vieles. So auch die Sucherei in der Küche.

Ein einfaches Foto im Besprechungsraum zeigt z.B. die Anordnung der Getränke. Jeder kann zur jeder Zeit den Bestand auffüllen.

praktische visualisierung im arbeitsalltag
Nutzen Sie Fotos im Arbeitsalltag, um z.B. zu visualisieren, wie der Verpflegungstisch im Besprechungsraum aussehen soll.

Darauf kommt es an

Sie müssen nicht von heute auf morgen, Ihren Arbeitsalltag revolutionieren wollen! Fangen Sie klein an! Es sind die kleinen Hindernisse und Schwierigkeiten, die den Arbeitsalltag häufig vergiften. Darum sind es auch die kleinen positiven Veränderungen, die den Arbeitsalltag vereinfachen!

Was der Tipp bewirkt

Sie vermeiden den Ärger über lange Suchzeiten, reduzieren Konflikte mit Kolleginnen und Kollegen und schaffen sich Kapazitäten für die wirklich wichtigen Dinge und Entscheidungen, weil die Energie nicht mehr durch Ärger und verschwendete Zeit verbraucht wird.

Und Sie?

Was erleichtert Ihnen den Arbeitsalltag? Schreiben Sie mir Ihre Alltags-Tipps und Tricks! Ich freue mich darüber und veröffentliche gerne tolle Ideen im Rahmen dieses Blogs!

Übrigens: Wenn Sie Ihre E-Mails in den Griff bekommen möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „E-Mail-Stress ade“. Sie erhalten praxiserprobte, einfach erklärte Tipps, mit denen Sie in Zukunft Ihren digitalen Posteingang gekonnt in den Griff bekommen. Das eBook finden Sie im Downloadbereich.



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