Endlich: So können Sie Ihre tägliche Arbeit vereinfachen!



Die Arbeit vereinfachen? Wenn das so leicht wäre, würden es doch alle tun … oder? Nein, die Erfahrung zeigt leider, dass viele es nicht tun. Dass sie alten Gewohnheiten anhängen und sich lieber schwertun mit der Arbeit. Und das kurioserweise, obwohl es so leicht ist, die nötigen Maßnahmen zu ergreifen, um die Arbeit vereinfachen zu können.

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Arbeit vereinfachen heißt nicht nur den Schreibtisch aufzuräumen

Das Geheimnis, das gar keins ist: So können Sie Ihre Arbeit vereinfachen

Natürlich gehören ein aufgeräumtes Büro und ein aufgeräumter Schreibtisch an die erste Stelle der Tipps, die Ihnen die Arbeit erleichtern. Es ist ja logisch, dass es einfacher ist, ein Dokument oder den Tacker mit einem einzigen Griff zu finden, als tagtäglich bis zu einer Stunde lang danach zu suchen.
Darüber hinaus gibt es aber nur noch drei Schritte, die Sie gehen müssen, um sich und Ihren Angestellten die Arbeit tatsächlich vereinfachen zu können.

Verteilen Sie die Aufgaben nach Fähigkeit und Kenntnisstand

Oft gibt es in Unternehmen Klagen darüber, dass jemand völlig an ihren oder seinen Fähigkeiten vorbei positioniert ist. Da sitzt jemand an einem operativen Arbeitsplatz, wenn ein strategischer ihren Fähigkeiten sehr viel besser entspräche. Oder der Aufgabenbereich eines Kollegen steht und fällt mit guter Kommunikation, doch er ist einfach nicht in der Lage, sinnvoll, effizient und angemessen zu kommunizieren.
Verschaffen Sie sich deshalb zunächst einen Überblick über die Fähigkeiten und Kenntnisse Ihrer Angestellten. Dabei kann Ihnen unsere Vorlage helfen, die Sie einfach nach Ihren Gegebenheiten anpassen können.
Haben Sie einen guten Überblick über die Stärken und Schwächen der Teammitglieder, können Sie sie entsprechend viel effizienter und effektiver einsetzen.

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Download: Wissensprofil

Stellen Sie klare Kommunikationsregeln auf

Irgendwer wird immer überinformiert, irgendwer wird immer vergessen, und einige sind nicht erbaut über den Ton der Kommunikation – solange ein Unternehmen aber keine Regeln hat, wird dieses Chaos weitergehen. Und es wird sich erheblich auf die Effizienz Ihres Unternehmens auswirken.

Stellen Sie deshalb klare Kommunikationsregeln auf. Wenn A weiß, dass sie nur B, C und F informieren muss, aber nicht D und E, dann verplempern die nicht unnötige Zeit damit, die Informationen zu lesen, nur um herauszufinden, dass sie gar nicht die richtigen Empfänger sind.
Zu Kommunikationsregeln gehört aber auch eine Handreichung zur Unternehmenssprache, die nicht nur das unternehmenstypische Wording beinhaltet. Sie sollte auch klarmachen wie und in welchem Ton mit Geschäftspartnerinnen, Kunden und Lieferanten kommuniziert werden sollte.
Eine gute Kommunikation steigert nicht nur die Effizienz Ihres Unternehmens, sondern auch die Zufriedenheit aller Beteiligten. Und beides zusammen kann die Arbeit erheblich vereinfachen.

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Zitat

Lassen Sie Tagespläne erstellen

Für einen effizienten und damit einfachen Arbeitsablauf sorgt vor allem ein unterschätztes Tool: der Tagesplan. Er ist nicht zu verwechseln mit einer To-Do-Liste, die einfach nur alle nötigen Aufgaben listet. Im Tagesplan werden Aufgaben nicht nur priorisiert, sondern auch mit Zeitabschnitten versehen, in denen sie erledigt werden sollten.
Der klare Überblick über das, was am nächsten Tag ansteht, sorgt nicht nur dafür, dass man den Feierabend entspannter genießen kann. Sie sorgt auch dafür, dass sich niemand mehr überfordert, keine Zusagen macht, die nicht realistisch einzuhalten sind oder Aufgaben verschleppt und vergisst.

So einfach ist das? Ja, so einfach ist das.

Sehr viel mehr benötigen Sie gar nicht, um die Arbeit in Ihrem Unternehmen für alle zu vereinfachen. Klare Strukturen, die zwar immer noch viel Raum für Kreativität und Flexibilität lassen, sind das A & O des leichteren Arbeitens.
Wenn Sie aber noch ein paar Schritte weitergehen möchten, dann schauen Sie sich auch einmal die Ergonomie in Ihrem Büro an, die Büroausstattungen, Büropflanzen, die Daten- und Dokumente-Archivierung oder auch wie Sie Besprechungen endlich vereinfachen.



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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