Hülle, Hülle, Hülle: 4 Tipps für die Arbeit mit Sichthüllen



Erinnern Sie sich noch an den Wiesnhit von Wolfgang Petry? „Von Dir keine Spur, die Wohnung ist leer und mein Herz, wie Blei, so schwer ... Wo bist Du? Sag mir wo bist Du?” Ich nehme an, der Mann suchte etwas anderes als die Unterlagen vom gestrigen Meeting. Aber er weiß, was es heißt, etwas zu verlieren und zu suchen: Es ist die „Hölle, Hölle, Hölle”! Bereiten Sie dem Wahnsinn ein Ende. Schicken Sie's in die Hülle, Hülle, Hülle! Nutzen Sie Sichthüllen!

Was ist das Problem

Egal, wie Sie Ihre Zettel abordnen in Hebelordnern, Hängeregistern oder in den Ordnungsmappen von MAPPEI oder Classei: Ab zehn Zettel werden die Unterlagen unübersichtlich. Es wäre optimal, Unterordner anlegen zu können. Hier eignet sich der Einsatz von Klarsichthüllen.

Zu viele Zettel? Bereiten Sie dem Wahnsinn ein Ende. Schicken Sie's in die Hülle, Hülle, Hülle! Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für die Arbeit mit Sichthüllen: Alles sofort beschriften

Legen Sie vorne in die Folien kleine Notizzettel mit der Inhaltsangabe ein. Das reduziert Suchzeiten. Wenn Sie diese Zettel mit einem dicken Stift beschriften, erleichtert das die Lesbarkeit. Wählen Sie eindeutige und intelligente Bezeichnungen, so dass bei Ihrer Sichthülle auf einen Blick erkennbar ist, um was es geht.

Sichthülle
Notizzettel in Sichthüllen schaffen schnellen Einblick

Tipp Nr. 2 für die Arbeit mit Sichthüllen: Vorgänge zusammenfassen

Um Ihre Suchzeiten weiter zu reduzieren, eignet sich der Einsatz von Klarsichthüllen als Unterordner in Hängeregistern. Zusammen gehörende Zettel lassen sich so zusammenzufassen.

Sichthüllen in Hängeregister nutzen
Sichthüllen in Hängeristern schaffen zusätzlich Struktur

Tipp Nr. 3 für die Arbeit mit Sichthüllen: Verschiedene Farben nutzen

In unserem Haus kommen Klarsichthüllen bei der Wiedervorlage unseres Telefoniersystems zum Einsatz. Hier hat sich der Einsatz unterschiedlicher Farben bewährt. Der Mitarbeiter, der die Beratungsanfragen bearbeitet, hat zum Beispiel grüne Sichthüllen. Seine Kollegin, die sich um die Vortragsanfragen kümmert, hat farblose Sichthüllen.

verschiedenfarbige Sichthüllen
Nutzen Sie verschiedenfarbige Sichthüllen zur zusätzlichen Strukturierung.

Alternativ-Idee 1

Eine Alternative für den Einsatz von Sichthüllen und Hängeregistern bieten die Organisationsmittel von MAPPEI bzw. Classei. Der Vorteil: Die Mappen verbrauchen deutlich weniger Platz als Hängemappen.

Organistionsmittel von MAPPEI und Classei
Organisationsmittel von MAPPEI bzw. Classei verbrauchen deutlich weniger Platz als Hängemappen

Der Platzbedarf entspricht in etwa dem der eingelegten Unterlagen. Der durch den Einsatz von Klarsichthüllen entstandene positive Effekt bleibt bestehen: durch den cleveren Einsatz unterschiedlicher Ordner können verschiedene Ordnerebenen mit Unterordnern angelegt werden.

Einsatz von Ordner und Unterordner
durch den cleveren Einsatz unterschiedlicher Ordner können verschiedene Ordnerebenen mit Unterordnern angelegt werden.

Alternativ-Idee 2

Wichtige Unterlagen, auf die regelmäßig zurückgegriffen werden muss, können in Sichtbüchern zusammengefasst werden. Nehmen wir an, Sie nutzen eine Hängemappe „Wichtige Infos” mit Telefonnummern, Kundennummern oder den Steuer-ID's Ihrer Familie. Ein Sichtbuch könnte solch eine Hängemappe gut ergänzen. Da die Folien verschweißt sind und sich wie ein Buch handhaben lassen, haben Sie ohne langes Suchen stets alle Informationen griffbereit.

Sichtbuch
Ein Sichtbuch als perfekte Ergänzung zur Hängemappe

In meinem Artikel „Wie Sie mit einem kaum bekannten Gegenstand Ihren Schreibtisch besser organisieren” erfahren Sie mehr dazu.

Darauf kommt es an

Sichthüllen haben den großen Vorteil, dass sich schnell erfassen lässt, was sie enthalten und dass sie sich aufgrund ihrer Größe perfekt eignen, um Unterordner anzulegen. Die Übersichtlichkeit können Sie zusätzlich steigern, in dem Sie die Sichthüllen eindeutig beschriften und unterschiedliche Farben einsetzen. Wenn Sie viele Hüllen in einem einzelnen Hängeordner abordnen, sollten Sie prüfen, ob Sie sich nicht besser für den Einsatz eines Sichtbuches entscheiden sollten!

Was der Tipp bewirkt

Wo sonst der Überblick verloren geht, weil zu viele Zettel in einer einzelnen Mappe liegen, lässt sich durch den Einsatz von Sichthüllen zusätzliche Übersicht gewinnen. Durch das Zusammenfassen einzelner Blätter in Sichthüllen vermeiden Sie, sich zu „verzetteln”.

Übrigens:

Verknüpfen Sie Arbeit mit den Hüllen, Mappen oder dem Foliensichtbuch mit dem gesamten Workflow. Dieser ist wie eine Art Masterplan. Von E-Mail-Verarbeitung, der Ablage, bis hin zur Tages- oder Wochenplanung. In einem unserer Top-Downloads sehen Sie, wie die Dinge zusammengehören und wie auch Sie Ihren Büroalltag ganz einfach schaffen können.



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