Apple iPhone: so nutzen Sie das Smartphone fürs Büro

24. April 2020

Das iPhone von Apple war das erste Smartphone, das das Licht der Welt erblick hat. Im Januar 2007 war es, als Steve Jobs die Weltneuheit auf der Macworld Conference & Expo in San Francisco vorstellte. Die erste Generation von iPhones war aus heutiger Sicht natürlich Lichtjahre vom Leistungsspektrum heutiger Smartphones (von Apple und anderen Herstellern) entfernt, bedeutete damals allerdings einen technischen Quantensprung.

Der Touchscreen war relativ neu, und neben den Funktionen eines bis dahin handelsüblichen Handys konnte man mit dem iPhone mobil relativ stabil surfen. Auch mit einem WLAN-Netz war die Verbindung möglich, und die eingebaute Kamera war seinerzeit fast revolutionär. Im Frühjahr 2020 zählen wir 25 verschiedene Modelle (wenn man die Versionen iPhone XS und XS Max sowie iPhone 11 Pro und Pro Max als unterschiedliche Varianten betrachtet), und natürlich ist die Leistungsstärke heutiger iPhone-Generationen mit ihren frühen Vorläufern nicht wirklich zu vergleichen.

Die ersten richtigen Fortschritte hielten mit dem iPhone 5 bzw. 5c und 5s Einzug. Das lag daran, dass sämtliche Vorgängermodelle sich nur über den 3G-Standard mit dem mobilen Datennetz verbinden konnten. Das iPhone 5 und seine „Geschwister“ (ab September 2012 war diese Ausgabe erhältlich) waren die ersten Modelle, mit denen Nutzer im LTE-Netz surfen konnten – was die Surfgeschwindigkeit gleich um ein Vielfaches erhöhte.

Bis zum iPhone 5, 5c und 5s war es nahezu unmöglich, das Smartphone von unterwegs aus für die Arbeit zu nutzen. Heute machen es vor allem die jüngsten Versionen des iPhone ohne Probleme möglich, das Smartphone auch als Arbeitsgerät zu benutzen – und natürlich gibt es inzwischen zahlreiche Apps, die ebenfalls dazu beitragen, das mobile Arbeiten zu verbessern.

Lesen Sie in diesem Beitrag, wie man ein Apple iPhone optimal für das Büro nutzen können und welche Apps es dafür gibt.
1. iPhone: die frühen Modelle waren ungeeignet für das mobile Arbeiten
2. Outlook für Apple iPhone
3. Office bzw. Office 365 für iPhone
4. PDF erstellen mit dem iPhone
5. Mobiles Arbeiten mit dem iPhone

iPhone: die frühen Modelle waren ungeeignet für das mobile Arbeiten

Heute herrscht zwischen Produkten von verschiedenen Tech-Unternehmen weitestgehend Kompatibilität. Das war nicht immer so. Wer noch vor zehn Jahren versucht hat, beispielsweise ein Office-Tool auf dem iPhone zu nutzen, kann sich vermutlich erinnern, dass das nicht möglich war. Und selbst, wenn die Anbindung funktioniert hätte – die Arbeit an den frühen iPhones wäre ziemlich umständlich gewesen. Schon die Größe hätte es schwierig gemacht, mit dem iPhone 4 vernünftig zu arbeiten.

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Links das iPhone 4 – nicht LTE-fähig und zu klein, um es für Büroaufgaben zu nutzen. Mittig der Nachfolger, das iPhone 5, rechts das iPhone 6. (Foto: Wikimedia Commons, Eric Jiang)

Wie Sie auf dem Foto sehen, ist auch das iPhone 5, das sich in der Mitte befindet, nicht wesentlich größer als sein Vorgänger. Und doch ist die Bearbeitung von Dokumenten am Display schon viel einfacher, was aber auch daran liegt, dass viele Apps erst ab dem iPhone 5 gut zu nutzen sind. Mit jedem weiteren Modell – rechts auf dem Foto das iPhone 6 – hat sich die Nutzerfreundlichkeit der meisten Apps auch weiter verbessert, und das gilt natürlich auch für die Apps aus der Microsoft Office-Reihe.

Auch heute ist es noch so, dass wir beim mobilen Arbeiten immer ein stabiles WLAN-Netz bevorzugen würden – schon deswegen, weil das mobile Datenvolumen, das wir je nach Anbieter und Vertrag monatlich zur Verfügung haben, begrenzt ist. Allerdings können wir Dokumente per LTE im iPhone über OneDrive öffnen und diese Dateien auch offline bearbeiten. Die Änderungen speichern können wir dann, sobald wir wieder mit dem Internet verbunden sind. Der Download einer etwas größeren Datei hätte mit dem 3G-Netz sehr lange dauern können. Bis zum iPhone 4 wäre aber nichts anderes übrig geblieben. All diese Gründe zusammen machen klar, dass die optimale Nutzung des iPhones für das mobile Büro erst ab dem iPhone 5 möglich gewesen ist.

Outlook für Apple iPhone

Ein seriöser Arbeitsmodus mit dem iPhone von Apple ist im Prinzip erst möglich, seitdem man Outlook und Office als Apps für iOS nutzen kann. Vorher ließen sich nur Calls und Konferenzen mit dem Mobiltelefon abhalten, wenn man unterwegs war, und im mobilen Netz höchstens Recherchen anstellen. Wie Sie auf Ihrem iPhone Ihr berufliches Mailkonto einrichten, erfahren Sie hier. Zudem finden Sie weitere Beiträge auf unseren Seiten, etwa wie Sie die Outlook App synchronisieren und alle Funktionen nutzen können, wie Sie Personen importieren und Ihre Termine verwalten können und wie Sie den Kalender am besten synchronisieren.

Die wichtigste Funktion aber dürfte für die mobile Büroarbeit die Mailfunktion der Outlook App sein. Wenn die Einrichtung funktioniert hat, dann sieht der Posteingang in etwa so aus:

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Die App lädt bei der Synchronisation sämtliche Mails vom Server in den mobilen Posteingang auf Ihrem iPhone.

Wenn Sie auch Personen importiert haben, dann können Sie die App auf Ihrem iPhone genauso nutzen wie Ihren PC. Um eine Mail zu verfassen, gehen Sie oben rechts auf das Kästchen, tippen Sie den Anfangsbuchstaben des gewünschten Kontakts ein – und schon listet die Outlook App fürs iPhone alle Vorschläge aus, von denen Sie jetzt nur noch den passenden auswählen müssen:

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Beim Verfassen einer neuen Mail schlägt die Outlook App fürs iPhone diverse Kontakte vor.

Wenn Sie einen Job haben, in dem es wichtig ist, auch eintreffende Mails schnell einsehen zu können, dann müssen Sie der Outlook App nach der Installation gewähren, dass Sie Ihnen Mitteilungen sendet. Haben Sie das versäumt: kein Problem. Öffnen Sie die Einstellungen im iPhone, indem Sie im Startbildschirm auf das Zahnradsymbol tippen, scrollen Sie bis zur Outlook App und geben dort unter „Mitteilungen“ ein, wie die App Sie über neu vorliegende Emails benachrichtigen darf.

Office bzw. Office 365 für iPhone

Damit Sie mit Ihrem Apple iPhone auch wie im richtigen Büro von unterwegs aus arbeiten können, gibt es seit einiger Zeit die Option, sich die Office App aus dem Apple Store herunterzuladen. Sobald die Anwendung installiert ist, melden Sie sich mi Ihrer Mailadresse an, die Sie geschäftlich nutzen (vergewissern Sie sich vorab, ob Sie auch ein Microsoft-Konto besitzen, das mit dieser Mailadresse verknüpft ist). Wenn alles geklappt hat, dann können Sie nun sowohl Outlook als auch Office (mit Word, Excel und PowerPoint) über das iPhone nutzen.

Um nun unterwegs Dokumente bearbeiten zu können, die Sie in der Cloud gespeichert haben, klicken Sie im Startbildschirm auf das Ordnersymbol, im Bild grün hervorgehoben, und in der nächsten Displayansicht auf den OneDrive-Ordner. Das ist genau der Ordner, den Sie als Office-Anwender auf Ihrem Büro-PC nutzen, um Dokumente in die Cloud zu verschieben.

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Mit wenigen Klicks können Sie Dokumente aus der Cloud von Microsoft, also OneDrive, herunterladen und anschließend auf dem Telefon bearbeiten.

Diese Vorgehensweise ist immer und überall möglich – vorausgesetzt natürlich, dass Sie mit dem iPhone einen mobilen Datenempfang besitzen. Während Sie die Dokumente bearbeiten, können Sie diese Datenverbindung trennen, um einen dauerhaften Upload der neuesten Überarbeitungen auf den Server zu verhindern (das verbraucht nämlich permanent Datenvolumen, das meist nicht endlos zur Verfügung steht). Aktivieren Sie die mobilen Daten kurz vor der Fertigstellung und Ihr Apple iPhone bzw. die App lädt die geänderte Datei augenblicklich in die Cloud hoch.
Wenn Sie bereits einige Dokumente auf dem iPhone über die Office App bearbeitet haben, dann werden Ihnen die Dateien auf der Startseite angezeigt. Sie können aber nicht nur Dokumente aus OneDrive laden und bearbeiten, sondern auch neue Dateien erstellen und diese später hochladen. Klicken Sie hierfür einfach auf den Button mit dem Pluszeichen und wählen Sie zwischen Notizen, der Kamera und einem Dokument aus. Tippen Sie auf Dokumente, dann sehen Sie, dass Sie sowohl Word- und Excel- als auch PowerPoint-Dateien erstellen können.

PDF erstellen mit dem iPhone

Zu einer Office-Toolsammlung gehört üblicherweise auch die Option, ein Dokument in eine PDF-Datei umwandeln zu können. Mit der Office App bzw. der Office 365 App können Sie auf dem iPhone genau das ebenfalls erledigen.

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Ein PDF aus einer Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei oder sogar aus einem Foto können Sie mit der iPhone-App von Microsoft Office ebenfalls generieren.

Gehen Sie hierfür auf den Button „Aktionen“, scrollen Sie nach unten und wählen Sie dann die Option „Dokument in PDF-Datei“. Im nächsten Step tippen Sie auf das gewünschte Dokument, sofern dieses in der Liste auftaucht. Handelt es sich um eine Datei auf dem Büroserver, dann tippen Sie auf das Ordnersymbol mit dem Schriftzug „Durchsuchen“. Die Outlook App startet die Konvertierung ohne weitere Rückfrage. Nach kurzer Zeit – die genaue Zeitspanne ist abhängig von der Größe des Dokuments, das Sie in ein PDF konvertieren möchten – öffnet sich ein Dialogfenster und fragt Sie, wie Sie das Dokument nennen möchten und ob es in der Cloud oder lokal auf Ihrem Smartphone gespeichert werden soll.

Weitere Möglichkeiten, die Ihnen die Office App für iPhone bietet, sind die Übertragung von Dateien zwischen dem Smartphone und dem Rechner, die Extraktion von Text aus einem Foto oder einer Tabelle aus einem Bild. Auch ein QR-Scanner ist mit an Bord.

Mobiles Arbeiten mit dem iPhone

Ohne einen Touchscreen wäre die Idee des mobilen Büros mit dem iPhone zum Scheitern verurteilt gewesen. Klar ist aber auch, dass die Arbeit von unterwegs erst mit dem iPhone 5 so richtig zünden konnte. Dass seitdem jede neue iPhone-Generation in dieser Hinsicht Fortschritte bringt, liegt auf der Hand – die Smartphones werden schneller und größer, es sind richtige Computer geworden, die viel mehr Speicherplatz besitzen als früher. Dadurch ist die lokale Speicherung von Dokumenten durch die Cloud im Prinzip nicht mehr nötig.



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