Outlook Ansicht ändern: Viel mehr als bloße Ansichtssache

24. März 2020

Die meisten PC-Anwender schätzen es, wenn die Anordnung der Symbole, Fenster oder anderer Elemente auf dem Computer immer gleich bleibt. Outlook-Nutzer bilden da häufig keine Ausnahme. Sind die Dinge im täglichen genutzten Programm nämlich nicht am gewohnten Platz, finden sich viele schwerer zurecht. Doch die Ordnungsliebe hat Schattenseiten: Zwar ist es einerseits bequem, dieselbe Outlook Ansicht zu verwenden, aber manchmal auch kontraproduktiv. Denn mit einer auf den Zweck abgestimmten Darstellung erhält man mehr nützliche Infos und arbeitet effizienter.

Inhaltsverzeichnis: Das lesen Sie in diesem Text

1. Erster Überblick zu Outlook Ansichten
2. Gute Gründe, um eine Outlook Ansicht zu ändern
3. Ansichten: Zurücksetzen, sichern und wieder verwenden
4. Die Outlook Ansicht ändern – ein vielseitiger Helfer im Büroalltag
5. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks

Erster Überblick zu Outlook Ansichten

Outlook bringt je Modul (Mail, Kontakte, Termine, Aufgaben, Notizen) vorgefertigte Ansichten mit, die man auf Wunsch verändern kann. Es sind je Modul unterschiedlich viele. Hier eine Übersicht der im Programm vorhandenen Standarddarstellungen:

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Abbildung 1 Diese Outlook Ansichten sind standardmäßig unter Ansicht, Aktuelle Ansicht vorhanden.

Gute Gründe, um eine Outlook Ansicht zu ändern

Im Beitrag geht es nicht darum, Outlook harmonisch darzustellen oder die Programm-Fenster anzuordnen. Vielmehr erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe verschiedener Ansichten zielgerichtet arbeiten. Etwa wie Sie Outlook Ansichten ändern, zurücksetzen, speichern und erneut verwenden. Lösen Sie auf diese Art Aufgaben und Schwierigkeiten, die sich Ihnen im Büroalltag stellen. So definieren Sie eine Outlook Ansicht, die zeigt, über welches Konto eine E-Mail eintraf. Oder Sie schaffen sich per Ansicht die Möglichkeit, den Betreff einer erhaltenen Nachricht direkt im Posteingang zu editieren. Details zu Aufgaben oder Terminen erfahren Sie ebenfalls mittels Outlook Ansicht, etwa wann genau ein Termin eingetragen wurde. Anhand der folgenden drei Praxis-Beispielen erklären wir Ihnen, was Sie dafür genau tun müssen.


Beispiel 1: Im Posteingang per Outlook Ansicht das benutzte E-Mail-Konto sehen

Überprüfen Sie zunächst, welche Ansichtsart Sie aktuell nutzen. Sie sehen das unter Ansicht, Aktuelle Ansicht, und einen Klick auf Ansicht ändern. Falls Sie die Ansichtsart Kompakt nutzen, wechseln Sie hier gleich zu Einzeln. Jetzt passen Sie die Darstellung an:

  • Unter Ansicht, Anordnung klicken Sie aufs Symbol Spalten hinzufügen.
  • Im Dialog wählen Sie oben links statt häufig verwendeter Felder Alle E-Mail-Felder aus.
  • In der alphabetischen Liste darunter markieren Sie den Eintrag E-Mail-Konto und drücken dann auf die Schaltfläche Hinzufügen oben in der Mitte.
  • Ggf. ändern Sie mit den Schaltflächen Nach oben bzw. nach unten noch die Position des Feldes zwischen den anderen. Zum Schluss drücken Sie OK.
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Abbildung 2 Mittels Outlook Ansichtsänderung erkennen, welches E-Mail-Konto benutzt wurde

Beispiel 2: Den Betreff einer erhaltenen E-Mail im Postfach editieren
Sie wissen wahrscheinlich, dass man den Betreff einer erhaltenen Mail grundsätzlich ändern kann. Dazu die Mail öffnen (nicht nur in der Vorschau anzeigen!), dann in den Betreff klicken und bearbeiten. Zum Schluss schließen und die Speicherabfrage bejahen – das wars. Noch komfortabler gelingt es mit einer Änderung der Outlook Ansicht:

  • Sie Ansicht, Ansichtseinstellungen, und nun Weitere Einstellungen…
  • Setzen Sie im Dialog oben rechts einen Haken bei Bearbeiten in der Zelle ermöglichen.
  • Bestätigen Sie alles mit OK.

Falls Sie sich bisher in der Kompaktansicht befanden, ändert sich diese zu Einzeln. Zudem erkennen Sie feine graue Linien zwischen und unter den E-Mails. Sie können jetzt in den Betreff klicken und ihn anpassen.

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Abbildung 3 Die Outlook Ansicht ändern und so den Betreff in der Zelle bzw. im Posteingang bearbeiten

Beispiel 3: Im Kalender zeigen wann ein Termin angelegt wurde
Sie möchten wissen, wann genau der Termin eingetragen wurde? Per Outlook Ansichtsänderung können Sie das konkrete Datum ablesen. Wechseln Sie zum Outlook-Kalender. Dort bleiben Sie nicht in der Kalenderdarstellung, sondern lassen sich die Termine über Ansicht, Aktuelle Ansicht, Ansicht ändern als Liste darstellen. Der Rest funktioniert ähnlich wie im ersten Beispiel:

  • Rufen Sie den Dialog zum Hinzufügen von Spalten auf.
  • Lassen Sie sich alle Terminfelder anzeigen.
  • Suchen Sie den Eintrag Erstellt und fügen Sie ihn zu den vorhandenen Einträgen hinzu.
  • Mit OK bestätigen.

Nun erkennen Sie in der Spalte unter Erstellt, wann der jeweilige Termin erfasst wurde.

Hinweis: Spalten die Sie in Ihre Ansicht eingebunden haben, tauchen in der Auswahlliste der Ter-minfelder nicht mehr auf.

Ansichten: Zurücksetzen, sichern und wieder verwenden

Falls Sie die Änderungen wieder verwerfen möchten, finden Sie in Outlook auf dem Register Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht das benötigte Symbol: Ansicht zurücksetzen. Damit machen Sie alle Anpassungen ungeschehen, sämtliche individuellen Einstellungen werden entfernt. Aufge-passt: Es ist nicht möglich, bestimmte zu behalten und andere gezielt zu löschen, die Ansicht präsentiert sich immer komplett in ihrer ursprünglichen, von Outlook vorgegebenen Form.

Was, wenn Sie später die geänderte Ansicht erneut verwenden möchten? Das schaffen Sie ohne alle Arbeitsschritte zu wiederholen, indem Sie die angepasste Ansicht als neue Ansicht sichern. Der Befehl dazu liegt unter Ansicht ändern und heißt Aktuelle Ansicht als neue Ansicht speichern. Sie geben der individuell veränderten Ansicht einfach einen passenden Namen, z. B. „Einzeln_Mailkonto“. Übrigens: die Schaltfläche Ansicht zurücksetzen funktioniert dann nicht mehr, denn es gibt ja keine „Ursprungs-Darstellung“, dafür jetzt Ihre individuelle. Der Befehl ist deshalb ausgegraut. Haben Sie die Ansicht gesichert, finden Sie diese ebenfalls in der Liste mit den Ansich-ten. Sie wechseln zwischen den verschiedenen vorgefertigten und ihrer eigenen Ansicht hin und her – wie Sie es die Arbeitssituation erfordert.

Die Outlook Ansicht ändern – ein vielseitiger Helfer im Büroalltag

Die drei vorgestellten Einsatzszenarien in diesem Beitrag sind eine kleine Auswahl dessen, was man mit einer Outlook Ansichts-Änderung erreichen kann. Haben Sie keine Bange, die Outlook Ansicht zu ändern, sondern erkunden Sie die vielfältigen Möglichkeiten weiter. Geht etwas schief, setzen Sie die Änderungen einfach zurück. Ganz sicher finden sich noch mehr nützliche Darstellungen, die Ihren Alltag mit Outlook vereinfachen. Wir wünschen gutes Gelingen und schöne Aus- pardon An-sichten!

Noch mehr Interessantes und Wissenswertes rund um die Outlook Ansicht und das Ändern finden Sie unter: Outlook Ansicht ändern: Viel mehr als bloße Ansichtssache

Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)



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