Wie Sie eine Anrufbeantworter-Ansage erstellen, die Anrufer lieben



Pech gehabt! Wir sind nicht da. Versuchen Sie es morgen noch einmal. Kennen Sie diese oder ähnlich nichtssagende Bandansagen, die Ihnen die Lust nehmen, jemals wieder einen Mitarbeiter des Unternehmens anzurufen? Die Anrufbeantworter-Ansage ist ein wichtiges Mittel für die Außendarstellung. Umso erstaunlicher ist die große Zahl an unprofessionellen Texten, die von unmotivierten Mitarbeitern auf das Band genuschelt werden. Ich verrate Ihnen, wie Sie mit relativ wenig Aufwand Ihren Anrufbeantworter in eine akustische Visitenkarte verwandeln.

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Die professionelle Anrufbeantworter-Ansage sorgt dafür, dass Sie Ihre Freizeit entspannt genießen können.

Was ist das Problem

Der Anrufbeantworter ist bei den meisten Unternehmen unverzichtbar. Umso unverständlicher ist es, dass so wenig Sorgfalt auf den Ansage-Text gelegt wird. Oft wird die Nachricht mal eben schnell auf Band gesprochen und dann vergessen. Die Anrufer ärgern sich über zu wenig oder schlecht verständliche Informationen. Wer die Handynummer für Notfälle aufschreiben möchte, muss mehrmals anrufen, bis er die heruntergeratterte Nummer vollständig notieren kann. Noch schlimmer sind vermeintlich witzige oder betont auf jugendlich getrimmte Texte, die zum Fremdschämen führen. Auch wenn die Anrufbeantworter-Ansage nur ein kleines Detail in Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern ist, lohnt es sich, diese Fettnäpfchen zu umgehen.

Warum der erste Eindruck so entscheidend ist, erkläre ich Ihnen anschaulich in meinem YouTube-Podcast. Schauen Sie einfach mal rein!

So funktioniert es

Ein Anrufbeantworter ist sinnvoll, wenn Sie außerhalb der Geschäftszeiten nicht zu erreichen sind. Aber setzen Sie dieses Mittel sensibel ein. Ich bin immer genervt, wenn ich eine Nachricht auf das Band sprechen soll, nur weil jemand im Urlaub ist. Und so wie mir geht es vielen Menschen. Im Zweifelsfall verzichtet der Anrufer darauf, eine Nachricht zu hinterlassen. Stattdessen wendet er sich an ein Unternehmen, das erreichbar ist. Ich plädiere deshalb dafür, im Vertretungsfall eine Weiterleitung zu einem Kollegen einzurichten.

Tipp Nr. 1: Sensibilisieren Sie sich und Ihr Team für den professionellen Anrufbeantworter-Text

Jeder wünscht sich eine angenehme Ansage für seinen Anrufbeantworter. Allerdings sind die Geschmäcker sehr unterschiedlich. Das fängt schon bei originellen oder humorvoll gemeinten Texten an. Dem einen gefällt’s, andere finden es einfach nur peinlich. Bei Musik ist es gänzlich unmöglich, es allen recht zu machen. Das Gedudel im Hintergrund empfinden die meisten Menschen ohnehin als störend. Ein weiteres Ärgernis sind zu viele nutzlose oder fehlende Informationen. Was der Anrufer in erster Linie wünscht sind Information, wie oder wann er den Gesprächspartner erreichen kann. Wenn Sie nicht gerade eine kreative Werbeagentur betreiben, sollten Sie auf übertriebenen Schnickschnack verzichten: Die professionelle Anrufbeantworter-Ansage ist sachlich aber freundlich, umfassend informativ und stets aktuell.

Extra-Tipp:

In Zeiten von Handys und Smartphones halten viele Menschen Anrufbeantworter für überflüssig. Aber diese ständige Erreichbarkeit ist eine große Störungsquelle für Ihre Konzentration. Tatsächlich ist es Stress pur, ständig beim Arbeiten unterbrochen zu werden. Mit dem guten alten Anrufbeantworter schaffen Sie sich Freiräume für wichtige Arbeiten, die Ihre gesamte Aufmerksamkeit beanspruchen. Lesen Sie mein Plädoyer für den Anrufbeantworter.

Die wichtigste Message Ihrer Anrufbeantworter-Ansage lautet: Wir wertschätzen unsere Kunden! Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 2: Entwerfen Sie einen informativen Text für die Anrufbeantworter-Ansage

Wer bei Ihnen anruft, möchte wissen, wann Sie erreichbar sind oder wie er Sie im Notfall erreichen kann. Folgende Informationen gehören in Ihren Ansage-Text:

  • Wann ist der Ansprechpartner wieder zu erreichen, eventuell die Öffnungszeiten.
  • Eine freundliche Grußformel.
  • Optional: Eine Handy-Nummer für dringende Fälle.
  • Optional: Die Aufforderung, eine Nachricht auf dem AB zu hinterlassen.

Halten Sie aber unbedingt Ihre Versprechungen. Hören Sie zeitnah Ihren Anrufbeantworter ab und rufen Sie umgehend zurück.

Text-Beispiele für die Anrufbeantworter-Ansage haben wir Ihnen als Download zusammengestellt:

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Klicken Sie auf die Abbildung und lassen Sie sich von unseren Textbeispielen inspirieren.

Extra-Tipp:

Damit der Anrufbeantworter immer die neusten Informationen enthält, ist es erforderlich, die Ansage regelmäßig zu aktualisieren. Anstand immer erst umständlich die richtigen Schritte in der Bedienungsanleitung nachzulesen, empfehle ich Ihnen, für das Gerät eine One-Minute-Lesson zu erstellen. Kurz und knapp enthält diese Kurzanleitung alle für Sie wichtigen Infos. Lesen Sie, wie Sie sich Ihre persönliche Mini-Bedienungsanleitung zusammenstellen.

Tipp Nr. 3: Servieren Sie Ihre AB-Infos mit Engelszungen

Der schönste Text für Ihre Anrufbeantworter-Ansage ist hinfällig, wenn er zu schnell oder undeutlich auf Band genuschelt wird. Ein breiter Dialekt oder ein kleiner Sprachfehler haben zwar Charme, sind aber für den Anrufbeantworter ungeeignet. Den AB-Text sollte jemand mit einer angenehmen Stimme sprechen. Suchen Sie sich einen ruhigen Ort, um störende Hintergrundgeräusche zu vermeiden. Der Sprecher sollte den Text ein- bis zweimal laut aufsagen und erst dann das Band besprechen. Achten Sie darauf, dass der Text nicht zu schnell gesprochen wird, gut zu verstehen ist und nicht monoton sondern möglichst natürlich klingt. Hören Sie sich das Ergebnis mit den Kollegen an und besprechen Sie eventuell noch einmal das Band. Puh, Sie finden diese Aufgabe ganz schön anspruchsvoll? Dann engagieren Sie einen professionellen Sprecher. Diese Ausgabe für Ihre akustische Visitenkarte lohnt sich.

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Wahrscheinlich brauchen Sie mehrere Anläufe, bis Sie den AB professionell besprochen haben.

Extra-Tipp:

Stört es Sie auch immer wieder, wenn der Kollege lautstark Kundengespräche führt. Vielleicht haben Sie aber auch viel Publikumsverkehr und werden immer wieder bei wichtigen Telefongesprächen unterbrochen. Die perfekte Lösung ist ein gesondertes Telefonzimmer. Diesen Raum kann jeder Mitarbeiter nach Absprache nutzen ohne zu stören oder gestört zu werden. Wie Sie ein Telefonzimmer einrichten, erkläre ich Ihnen in meinem Blog-Beitrag: Endlich Ruhe – Revolutionieren Sie Ihr Büro mit dem Telefonzimmer.

Darauf kommt es an

Denken Sie auch daran, einen entsprechenden Text für die Weiterleitung zu entwerfen. Statt mit Musikbeschallung zu nerven, nutzen Sie lieber diese Wartezeit, um die Anrufer über ein neues Produkt, aktuelle Termine oder Ihre Homepage zu informieren.

Was der Tipp bewirkt

Die meisten Kunden und Geschäftspartner bemerken sofort, wenn sich ein Unternehmen unprofessionell präsentiert. Mit einer souveränen Anrufbeantworter-Ansage sammeln Sie Sympathien. Gleichzeitig profitieren auch Sie von einer vernünftigen Bandansage. Der Anrufer fühlt sich ernst genommen und ruft wieder an bzw. hinterlässt eine Nachricht. So binden Sie Ihre Kunden oder gewinnen neue Geschäftspartner. Lesen Sie auch meine Tipps, was Sie außerdem machen können, um die Kundenzufriedenheit noch weiter zu verbessern.

Und Sie?

Welche Anrufbeantworter-Ansage nervt Sie am meisten? Schreiben Sie mir, ich bin gespannt auf Ihre Kommentare. Für mehr Gelassenheit bei der Arbeit empfehle ich Ihnen auch meine kostenfreie E-Mail-Serie mit meinen 12 effektivsten Strategien: Endlich frei.



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