Zeige mir deine Aktentasche und ich sage dir, wie aufgeräumt du bist: 4 bewährte Tipps



„Wer den Menschen lieben will, muss nicht in seine Tasche sehen“, schrieb der Gelehrte Karl Julius Weber im ausgehenden 18. Jahrhundert. Die Aktentaschen von Büroarbeitern und Außendienstlern waren damit sicher nicht gemeint. Ich mag dieses Zitat trotzdem, denn es zeugt von Toleranz und Menschenliebe.

Allerdings - je länger mein Geschäftspartner in seiner Aktentasche nach der Preisliste, dem Prospekt oder nach seinem Handy sucht, umso schlechter organisiert wirkt er auf mich. Dieser Eindruck muss nicht stimmen, dennoch möchte sicher niemand so erscheinen. Deshalb gebe ich Ihnen heute vier Tipps für die Ordnung in Ihrer Aktentasche. Getreu dem Motto von Büro Kaizen gilt auch hier: Nur noch einmal aufräumen – und dann nie wieder .

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Tipp 1: Zeitlos, praktisch, elegant

Erlaubt ist, was gefällt – das gilt heute auf viele Bereiche unseres Lebens. Auch bei der Wahl Ihrer Aktentasche sollten Sie sich von Ihrer persönlichen Vorliebe leiten lassen. Bedenken Sie dabei, dass Sie sich ein Accessoire wählen, das Sie über viele Jahre, vielleicht sogar Jahrzehnte, begleitet. Deshalb hat sich die Entscheidung für ein zeitloses Design in Schwarz, Braun oder Grau bewährt.

Das trifft übrigens auf Aktentaschen für Damen und Herren zu; modische Akzente und „Spielereien“ können auf Kosten der gewünschten seriösen Wirkung Ihres Gesamtauftritts gehen.

Besonders bei jüngeren Menschen sind Business-Rucksäcke beliebt. Für sie gilt dasselbe wie für Aktentaschen: Achten Sie auf hohe Qualität und zeitloses, klassisches Design.

Sie mögen die „Botentaschen“ – Modelle, die sich mit einem langen Gurt über der Schulter tragen lassen? Dann achten Sie darauf, dass Ihre Aktentasche auch einen Handgriff hat, denn der quer über der Brust verlaufende Gurt kann Sakko und Krawatte in eine unschöne Schieflage bringen.

Egal, welche Aktentasche Ihr persönlicher Favorit ist: Die Aufteilung der Fächer sollte Ihrem persönlichen Bedarf entsprechen.

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Eine gut bestückte Aktentasche ist ein zuverlässiger Begleiter durch den Tag.

Tipp 2: Nicht nur auf die Größe kommt es an

Um die richtige Größe Ihrer Aktentasche zu ermitteln, überlegen Sie zuerst, was alles seinen Platz darin finden soll, zum Beispiel:

1. Technik mit Ladegeräten:

  • Laptop oder Tablet
  • Handy mit Kamera und Diktierfunktion oder separate Geräte
    Tipp: Ein Diktiergerät ist praktisch für die Aufnahme eines Gedächtnisprotokolls nach jedem Kundentermin.
  • USB-Stick

2. Zum Nachschlagen:

  • Kundenverzeichnis
  • Telefonregister
  • Notizbuch für Gesprächsnotizen

3. Unterlagen:

  • Kundenordner
  • Preisübersicht
  • Projektordner

4. Speziell für Außendienstler

  • Bargeld und Kreditkarten (Tipp: Halten Sie stets einige Münzen griffbereit, so können Sie rasch einen Kaffee oder Imbiss bezahlen.)
  • Zellstofftaschentücher
  • Feuchttücher
  • Schuhputzschwamm

Praxis-Beispiel: Ein Kunde von uns hatte Tondachziegel im Angebot. Seine Kunden konnten sich nie vorstellen, wie ein gedecktes Dach in dieser Farbe und mit diesem Ziegel aussehen würde. Also hat der Kunde ein Foliensichtbuch angelegt: Ein Prospekt des jeweiligen Ziegels war auf der linken Seite zu sehen und ein Foto auf der rechten Seite. Seine Aktentasche hatte dafür die richtige Größe, und so hatte er es beim Kundenbesuch schnell griffbereit; machte einen sehr professionellen Eindruck.

Kurz-Film-Tipp: In diesem Video stelle ich Ihnen einige Büroutensilien der Firma Leitz vor, die mich ganz besonders begeistern, zum Beispiel einen Stift mit gleich vier Funktionen:

Diese Aufzählung ist nur eine Anregung; bei Ihnen kommt womöglich anderes zusammen, je nachdem, wie Ihr Arbeitstag aufgebaut ist. Nun geht es darum, jeden Gegenstand so unterzubringen, dass Sie ihn innerhalb weniger Sekunden finden.

Tipp 3: Alles an seinem Platz

Hier kommen wir zum Innenleben Ihrer Aktentasche. Denn davon hängt es ab, ob Sie auf Ihren Gesprächspartner geordnet wirken oder eher einen „unsortierten“ Eindruck machen. Auch für einen flüssigen Gesprächsverlauf ist es wichtig, die Dinge griffbereit zu halten. Stellen Sie sich nur vor, wie unangenehm es wäre, fünf Minuten lang in Ihrer Aktentasche nach der Preisliste oder gar nach einem Vertragsformular zu suchen.

Deshalb empfehle ich Ihnen auch für Ihre Aktentasche die bewährte Kaizen-Methode: Geben Sie den Dingen eine Heimat.

Alles hat seinen Platz – das gilt auch für die optimal eingerichtete Aktentasche. Klick um zu Tweeten

Das können Sie erreichen, wenn Sie eine Aktentasche mit einer optimalen Aufteilung wählen. Ein Fach für das Smartphone sollte selbstverständlich sein, ebenso kleine Fächer für Stifte und USB-Sticks.

Kurz-Tipp für Ordentliche: Erstellen Sie eine Checkliste mit allen Dingen, die in Ihrer Aktentasche Platz finden sollen. Diese Liste ist nützlich für die Auswahl Ihrer Aktentasche, aber auch, um rasch zu überprüfen, ob alles vorhanden ist. Worauf Sie beim Erstellen einer Checkliste achten, zeige ich Ihnen in diesem Artikel: Wie Checklisten Ihr Leben erleichtern

Tipp 4: Papier-Los

Im Zeitalter des fast papierlosen Büros ist es nicht mehr notwendig, alle Unterlagen in Papierform herumzutragen. OneNote, ein kostenloses Tool von Microsoft Windows, macht’s möglich: Notizen, Checklisten und andere Unterlagen können Sie bequem in OneNote ablegen und von überallher darauf zugreifen. Das entlastet Ihre Aktentasche und erleichtert die Organisation Ihrer Materialien.

Sie sind mit OneNote noch nicht vertraut? Dann lade ich Sie zu einem kompakten Grundkurs ein – informativ und kostenlos:


Und Sie?

Worauf achten Sie bei der Auswahl Ihrer Aktentasche? Was hat sich für Sie am besten bewährt? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Besonders wichtig ist eine gut gepackte Aktentasche für alle, die im Außendienst tätig sind. Worauf es im Außendienst sonst noch ankommt, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag: Für alle Fälle gerüstet.

Mobiles Arbeiten wird immer wichtiger. Auch hier heißt es: Alles hat seinen Platz. In dem folgenden Beitrag zeige ich Ihnen, dass es gar nicht so schwer ist, das mobile Arbeiten für sich zu nutzen: Mobiles Büro für Außendienst & Co.





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