„Wenn Gott noch einmal eine Sintflut schickt, dann macht er das nicht mit Wasser, er nimmt Papier!”, hat mal jemand gesagt. Und tatsächlich: Experten gehen davon aus, dass sich das Wissen, die Menge an Informationen und Daten alle fünf Jahre verdoppelt! Wenn Sie nicht untergehen wollen, sollten Sie regelmäßig fragen, ob das in den Aktenschredder kann oder nicht.
Was ist das Problem
Bei der Vielzahl an Unterlagen, Briefen, Dokumenten, Protokollen, Finanzberichten und Kontoauszügen verliert man schnell die Übersicht. Folgende drei Fragen werden Ihnen bei Entscheidung helfen, ob etwas in den Aktenschredder kann oder nicht!
So funktioniert es
Die entscheidende Frage Nr. 1: Wie kommt etwas auf meinen Schreibtisch?
Der Aktenschredder steht am Ende des Prozesses, den ein Papier durchläuft. Doch wie organisieren Sie den Anfang? Die Schaltzentrale für den Eingang sämtlicher neuer Informationen ist Ihre Posteingangsschale. Vermeiden Sie, dass die Dinge einfach irgendwo in Ihrem Büro abgelegt werden. So gehen Dinge verloren oder landen versehentlich im Aktenschredder.
In der Posteingangsschale sammeln sich Briefe, Prospekte und sämtliche Notizen und Unterlagen, die Sie bearbeiten müssen.
Einmal täglich nehmen Sie sich Zeit und sortieren die eingegangen Unterlagen: Alles, was innerhalb von fünf Minuten erledigt werden kann, wird sofort bearbeitet und erledigt.
Alles, was später bearbeitet werden muss, wird terminiert und in dem jeweiligen Projekt der Wiedervorlage abgelegt.
Alles, was abgeheftet werden muss, weil es später vielleicht noch einmal zur Information dient, wird in dem jeweiligen Referenz- oder Projektordner abgeheftet.
Alles, was Sie vielleicht später noch einmal anschauen und lesen wollen, landet auf dem Lesestapel.
Werfen Sie alles, was aussortiert und weggeworfen werden kann, weg. Nicht alles sollte sofort im Aktenschredder landen. Sind Sie sich unsicher, nutzen Sie als Zwischenlager eine Papierkiste.
Diese Papierkiste wird, wenn sie voll ist, entleert. Das hat den Nebeneffekt, dass Sie Unterlagen, die Sie versehentlich entsorgt haben sollten, eine Zeit lang noch neben Ihnen in der Papierkiste schlummert. Sie hätten also noch die Chance, etwas wiederzufinden! Das ist beim Aktenschredder unmöglich.
Die entscheidende Frage Nr. 2: Brauche ich das vielleicht noch?
Beim Aufräumen entstehen immer wieder Unsicherheiten: Kann das in den Aktenschredder oder brauche ich das doch irgendwann noch einmal. Hier eignet sich das Wegwerfen auf Probe. Sammeln Sie die Unterlagen in einem Karton und markieren Sie diesen Karton mit einer übersichtlichen Inhaltsangabe. Notieren Sie außerdem ein Verfallsdatum, an dem der Karton - am besten ungeöffnet und unbesehen - im Aktenschredder eines Wertstoffhofes entsorgt werden kann.
Sollten Sie die Unterlagen zu einem späteren Zeit tatsächlich brauchen, stehen sie Ihnen durch diesen Zwischenschritt noch zur Verfügung. Anderenfalls haben Sie nach einiger Zeit den Beweis, dass die Unterlagen tatsächlich nicht mehr wichtig sind und in den Aktenschredder können.
Eine Vorlage für das Wegwerfen auf Probe finden Sie in unseren Downloads.
Wegwerfen auf Probe – Vorlage Kistenbeschriftung
Achten Sie jedoch unbedingt auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Womit wir bei der nächsten entscheidenden Frage wären.
Die entscheidende Frage Nr. 3: Wie lauten die Aufbewahrungsfristen?
Besondere Vorsicht im Umgang mit dem Aktenschredder ist bei allem geboten, das mit finanziellen Dingen zu tun hat. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für steuerliche Unterlagen beträgt zehn Jahre. Diese Zahl sollten Sie sich auf jeden Fall merken! Für alle anderen Fristen im privaten wie auch für den beruflichen Bereich haben wir zwei Downloads erstellt. In den Downloads finden Sie die wichtigsten Aufbewahrungsfristen, so dass nichts versehentlich im Aktenschredder landet, was noch wichtig war. Die Downloads erhalten Sie hier.
Aufbewahrungsfristen im Privatbereich
Alle Aufbewahrungsfristen auf einen Blick
Am besten gewöhnen Sie sich an, wichtige Dokumente mit Aufbewahrungsfristen zu versehen.
So entstehen keine Zweifel, wann etwas im Aktenschredder entsorgt werden kann und Sie vermeiden, dass Dinge doppelt und dreifach in die Hand genommen und geprüft werden müssen.
Darauf kommt es an
Ich nutze für die Entsorgung der meisten betrieblichen Dokumente einen Aktenschredder. Unterlagen mit Zahlen, Angaben zu Personen aber auch Konzepte und Strategiepapiere gehören einfach nicht in den normalen Müll. Auch wenn Sie denken, die Papiere sind entsorgt, bis das tatsächlich der Fall ist, können sie noch durch viele Hände gehen und Sie können unmöglich wissen, wer ganz zufällig noch einmal darüber stolpert. Adressen, Ideen und Zahlen sind vielleicht für Menschen interessant, die diese Dinge gar nichts angehen!
Was der Tipp bewirkt
Papierunterlagen benötigen Platz - eine Ressource, die in den meisten Fällen nicht unbegrenzt zur Verfügung steht. Außerdem ist es gut, nur so lange in den Rückspiegel zu schauen, wie es unbedingt notwendig ist. Denn das Entscheidende geschieht vor der Windschutzscheibe und nicht im Rückspiegel. Die drei Fragen helfen Ihnen, sich von den richtigen Dingen zum richtigen Zeitpunkt zu trennen und Ihren Aktenschredder anstatt Ihr Büro zu füllen.
Füllen Sie Ihren Aktenschredder und nicht Ihr Büro! Klick um zu Tweeten
Und Sie?
An welchen Stellen sind Sie unsicher, ob etwas im Aktenschredder landen darf oder nicht? Schreiben Sie mir! Ich unterstütze Sie gerne!
