Weniger ist mehr: 4 Tipps, wie Sie Aktenschränke sparen



Es soll ja Menschen geben, die sich einfach einen zusätzlichen Aktenschrank anschaffen, wenn der alte bis in die letzte Ecke gefüllt ist. Doch irgendwann reicht der Platz dafür nicht mehr aus – und spätestens jetzt ist es Zeit für neue Überlegungen.

Falls Sie nicht wissen, wie Sie Ihre Aktenschränke optimal einrichten oder wenn Sie Alternativen zu Aktenschränken suchen – dann werden Sie in meinem heutigen Artikel fündig.

INHALT

Die Seele aller Dinge
„Die Seele aller Dinge ist die Ordnung“, schrieb der Priester und Pädagoge Matthäus Cornelius Münch im 19. Jahrhundert. Folgen wir diesem Gedanken, dann wäre die „Seele“ Ihrer Aktenschränke ebenfalls die Ordnung.

Und wie steht es damit? Stapeln sich Mappen, Papiere und Ordner neben Bürowerkzeugen und Katalogen? Bilden alte und aktuelle Ordner einen bunten Reigen? Und haben Sie jedes Mal, wenn Sie Ihre Aktenschränke öffnen, ein mulmiges Gefühl, weil Sie nie etwas sofort finden?

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Kein Platz mehr für die Ordner? Übervolle Aktenschränke verlängern Suchzeiten.

Dann wird es Zeit – nicht für die Anschaffung eines weiteren Aktenschrankes, sondern Zeit zum Ausräumen und Aufräumen. Die dafür benötigte Zeit zahlt sich innerhalb weniger Tage aus. Deshalb hier meine Tipps:

Tipp 1: Alles muss raus
Wenn Sie Ihre Aktenschränke aufräumen wollen, ist der erste Schritt, alles auszuräumen und dabei gleich zu sortieren:
1. Unterlagen, die aktuell benötigt werden.
2. Unterlagen, die ins Archiv gehören.
3. Materialien, die zu entsorgen sind.
4. Bürobedarf wie zum Beispiel Locher, Stifte, Blöcke, Kabel.
5. Materialien, bei denen Sie unentschlossen sind, ob sie entsorgt werden können.

Extra-Tipp für Unentschlossene: Hier zeige ich Ihnen, Wie Sie Dinge entsorgen und dennoch behalten können.

Nun geht es an die neue Ordnung in Ihren Aktenschränken:

Wenn der Platz nicht reicht, ist ein neuer Schrank keine Lösung. Klick um zu Tweeten

Tipp 2: Ein Griff – und alles ist bereit
Sie können die benötigten Aktenordner unterschiedlich sortieren. Bei Kunden- und Lieferantenordnern bietet sich die alphabetische Sortierung an. Andere Bereiche, wie Buchhaltung, lassen sich gut nach Jahrgang ordnen. Für das schnelle Auffinden der Unterlagen gibt es noch mehr einfache Methoden:

Praxis-Tipp für Schnellfinder: Kennzeichnen Sie die Ordner eindeutig, indem Sie mit verschiedenen Farben und Logos arbeiten. Wie Sie dabei Fehler von vornherein vermeiden, zeige ich Ihnen hier: Ordnerrücken beschriften: 4 Fehler, die alle in den Wahnsinn treiben

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Ordnung in den Aktenschränken: Ein Griff und die gut sichtbar beschrifteten Ordner sind bereit.

Bürowerkzeuge und anderes Zubehör bringen Sie am besten in einen separaten Schrank unter. Diesen statten Sie praktischerweise mit beschrifteten Fächern für die einzelnen Artikel aus. Wird er von mehreren Mitarbeitern genutzt, erhält er einen allgemein zugänglichen Platz. Sie wollen dafür sorgen, dass Vorräte nicht ausgehen? Dann habe ich einen super Tipp für Sie:

Vorrats-Tipp für Vorsorger: Mit Material-Kanban schaffen Sie ein einfaches System zur Vorratshaltung. Alles was Sie dafür benötigen, sind Kanban-Karten, die so platziert werden, dass sie rechtzeitig das Auffüllen der Vorräte signalisieren. Lesen Sie hier, wie einfach das funktioniert:

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Ob Aktenschränke oder Materialbestände: Mit Kanban ist stets für alles gesorgt.

Kurz-Film-Tipp: Wenn Sie das Wichtigste über Kanban in einem meiner Video sehen möchten, dann melden Sie sich jetzt dafür an und erhalten sofort den Zugang zu dem informativen Kurz-Film

Nun wenden Sie sich den Unterlagen zu, die ins Archiv gehören:

Tipp 3: Aufbewahrt und Platz gespart
Wir kommen nicht drum herum – die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Lieferscheine, Personalunterlagen und Schriftverkehr betragen mehrere Jahre. Manch ein Archiv ist deshalb zum Bersten voll und zudem unübersichtlich.

Haben Sie schon überlegt, neue Aktenschränke für Ihr Archiv anzuschaffen? Das ist nicht unbedingt nötig, denn archivierte Unterlagen lassen sich platzsparend und übersichtlich aufbewahren:
1. Stellen Sie fest, wie lange Sie die Unterlagen aufbewahren müssen. Falls Sie keine aktuelle Auflistung der Fristen haben, nutzen Sie unseren Download-Tipp für Aufbewahrer: Laden Sie sich in unserem Downloadcenter kostenlos die Liste aller Aufbewahrungsfristen herunter.

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Wer die Aufbewahrungsfristen kennt, kann seine Aktenschränke entlasten.

2. Bringen Sie die archivierten Unterlagen in Kartons unter. Sie nehmen weniger Platz ein als Ordner und können nach Ende der Aufbewahrungsfrist direkt entsorgt werden. Sie befürchten, dass Sie die Unterlagen bei Bedarf nicht finden? Um das zu verhindern, empfehle ich Ihnen eine einfache, sichere Methode:

Kurz-Tipp für Finder:

  • Beschriften Sie die Kartons mit fortlaufenden Nummern.
  • Diktieren Sie beim Packen der Kartons, welche Unterlagen Sie gerade hineinlegen.
  • Erstellen Sie aus dem Diktat ein Inhaltsverzeichnis, das Sie auf den Karton kleben.
  • Vermerken Sie das Datum, an dem die Aufbewahrungsfrist endet und der Karton entsorgt werden kann.

3. Beschriften Sie die Regale und Regalfächer mit einer Nummer Fertigen Sie einen Archivierungsplan an: Er enthält alle nötigen Angaben darüber, was sich in jedem Regalfach befindet.

Lesetipp für Gründliche: Mehr Tipps zur rollierenden Archivierung zeige ich Ihnen in meinem Artikel Schluss mit dem Unterlagen-Friedhof.

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Aktenschränke werden durch rollierende Archivierung deutlich entlastet.

Nachdem Sie nun reichlich Platz gewonnen haben, denken Sie vielleicht über die Anschaffung von Aktenschränken nach, die besser geeignet sind als die früheren. Dann nützen Ihnen die folgenden Überlegungen:

Tipp 4: Sicher ist sicher
Ein hoher, schmaler Schrank der schon kippelt, wenn man einen Ordner herauszieht, ist auf jeden Fall nicht geeignet für Ihr Büro. Aktenschränke sollen sicher stehen und belastbar sein. Dafür gibt es bewährte Empfehlungen:

  • Befestigen Sie Ablageböden so, dass sie nicht herausfallen können.
  • Für die Wahl zwischen Schiebetüren und Flügeltüren können Ihnen folgende Überlegungen helfen:
    Schränke mit Schiebetüren benötigen weniger Platz, sind jedoch schlechter zu befülle, zum Beispiel wenn man Kartons lagert.
    Schiebetüren können sinnvoll sein z. B. wenn der Schrank an Durchgängen steht.
  • Wenn Sie Flügeltüren bevorzugen, planen Sie den Platz für die geöffneten Türen mit ein. Außerdem ist es wichtig, auf die Standsicherheit zu achten. jedoch können Sie die Standsicherheit beeinträchtigen. Vielleicht verzichten Sie auch ganz auf Türen und entscheiden sich für Aktenregale. Dann sind Ihre Ordner jederzeit sichtbar.
  • Halten Sie eine Leiter oder einen Tritt bereit, um an Schrankfächer zu gelangen, die 1,80 Meter oder höher gelegen sind.

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Hoch gelegene Fächer in Aktenschränken lassen sich mit einer Leiter sicher erreichen.

Praxis-Tipp für Schrankkäufer: Sie wollen neue Aktenschränke anschaffen? Dann lassen Sie sich von meinen 5 Ideen für die Anschaffung neuer Büromöbel inspirieren.

Und Sie?
Wie steht es um Ihre Aktenschränke? Schaffen Sie gerade einen zusätzlichen an oder haben Sie Platz gewonnen, weil alles viel besser geordnet ist? Schreiben Sie mir von Ihren Erfahrungen oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen
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