Abwesenheitsnotiz wird’s schon richten: Verlassen Sie sich nicht nur auf den Text



Urlaub, die schönste Zeit des Jahres. Aber während Sie am Strand neue Energien tanken oder exotische Länder besichtigen, geht das Leben in Ihrem Unternehmen weiter. Wäre es nicht schade, wenn Sie einen lukrativen Geschäftsabschluss oder eine einmalige berufliche Chance verpassen, nur weil Ihre Abwesenheitsnotiz keinen informativen Text enthält? Überlassen Sie die Initiative nicht Ihren Kunden oder Geschäftspartnern, sondern sorgen Sie darüber hinaus auch für eine kompetente Vertretung.

Eine Vertretung und eine Abwesenheitsnotiz mit informativem Text sorgen dafür, dass Sie sich im Urlaub ohne Arbeit entspannen können.
Eine Vertretung und eine Abwesenheitsnotiz mit informativem Text sorgen dafür, dass Sie sich im Urlaub ohne Arbeit entspannen können.

Was ist das Problem

Eine Abwesenheitsnotiz ist im Geschäftsleben inzwischen Standard. Dank Vorlagen im Internet ist es auch gar nicht schwierig, einen guten Text zu verfassen. Aber das reicht einfach nicht aus. Denn es kann passieren, dass ausgerechnet während Ihrer Abwesenheit ein Kunde oder Geschäftspartner sich mit einem dringenden Anliegen meldet. Jetzt fühlt er sich allein gelassen und findet Ihr Unternehmen unprofessionell. An diesem Gefühl ändert auch eine Notfallnummer nichts. Oder fühlen Sie sich an einem defekten Automaten gut betreut, wenn Sie bei irgendeinem Notfalldienst anrufen müssen?

So funktioniert es

Nur weil es alle machen, ist die Lösung mit einer alleinigen Abwesenheitsnotiz nicht perfekt. Verlassen Sie sich nicht nur auf den Text, sondern sorgen Sie für eine Vertretung. Die folgenden Tipps zeigen Ihnen, wie Sie clever allen Eventualitäten vorbeugen und entspannt Ihren Urlaub genießen können.

Tipp Nr. 1: So finden Sie Ihre Vertretung

Kleine Unternehmen haben oft wenig Personal und verzichten darauf, für jede Position eine Vertretung zu klären. Oft gibt es aber auch nur einen Experten für einen Bereich. Das ist aber kein Grund, auf einen Stellvertreter zu verzichten. Denn niemand verlangt von der Vertretung, dass er sich genauso gut auskennt. Oft reicht ein persönliches Gespräch aus, um die Sorgen des Kunden oder Geschäftspartners zu klären. Diese persönliche Betreuung sorgt aber für einen angenehm professionellen Eindruck. Deshalb sollte für jede Position eine Vertretung festgelegt werden. Legen Sie am besten eine Tabelle an und tragen Sie alle Mitarbeiter sowie Ihren Zuständigkeitsbereich ein. In der dritten Spalte listen Sie die Vertreter auf.

Schauen Sie sich ein Beispiel für die Vertretungsregelung bei tempus an:

Kostenloser Download "Zuständigkeiten & Vertreterregelung"
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Falls Sie die Vertretungsreglung in Ihrem Unternehmen bisher vernachlässigt haben, empfehle ich Ihnen als Einstieg meinen Blog-Beitrag: Ich bin dann mal weg! So unterstützen Sie Ihre Vertretung.

Tipp Nr. 2: Entwerfen Sie für die Abwesenheitsnotiz einen informativen Text

„Ich bin in drei Wochen wieder da.“ So eine Notiz hat für Sie stressige Auswirkungen. Die Arbeit stapelt sich und Ihr E-Mail-Postfach läuft über. Die Erholung ist schon am ersten Arbeitstag dahin, weil sich alle bei Ihnen melden und das Telefon nicht mehr still steht. Nehmen Sie sich unbedingt etwas Zeit, um Ihre Abwesenheitsnotiz zu schreiben. Diese Informationen gehören unbedingt in den Text:

  1. 1. Beginnen Sie mit einer Grußformel.
  2. 2. Nennen Sie den Grund, warum Sie nicht erreichbar sind.
  3. 3. Geben Sie den Zeitpunkt an, wann Sie wieder zu erreichen sind.
  4. 4. Nennen Sie Ihre Vertretung.
  5. 5. Enden Sie mit einer Grußformel.

Ich empfehle Ihnen erst den zweiten Arbeitstag zu nennen. So haben Sie den ersten Tag Zeit, sich ungestört wieder einzuarbeiten oder sich auch mit problematischen Fällen vertraut zu machen.

Eine #Abwesenheitsnotiz mit professionellem Text plus Ihr Vertreter kümmern sich um Ihre Kunden. Klick um zu Tweeten

Extra-Tipp:

Die meisten Unternehmen arbeiten mit Microsoft Outlook. Der Autoresponder versendet bei eingehenden Emails automatisch eine Antwortmail mit einem zuvor festgelegten Standardtext. In dieser Schritt für Schritt-Anleitung erkläre ich Ihnen, wie Sie den Autoresponder in Outlook einrichten.

Tipp Nr. 3: Treffen Sie klare Absprachen mit Ihrem Vertreter

Besprechen Sie sich möglichst nicht erst an Ihrem letzten Arbeitstag vor dem Urlaub mit Ihrer Vertretung. Am besten halten Sie alle Absprachen gleich in einem Übergabe-Protokoll fest. Ist es möglich, dass die E-Mails automatisch zu ihm weitergeleitet werden? Ansonsten besprechen Sie, wie oft er in Ihr E-Mail-Postfach schauen soll. Zu der Urlaubsvertretung gehört es, die Nachrichten zu sichten und eventuell weiterzuleiten. Ist das nicht möglich, wird sich der in der Abwesenheitsnotiz genannte Vertreter mit dem Absender in Verbindung setzen und die Anfrage im persönlichen Gespräch klären.

Besprechen Sie gemeinsam mit Ihrer Vertretung den Text für Ihre Abwesenheitsnotiz.
Besprechen Sie gemeinsam mit Ihrer Vertretung den Text für Ihre Abwesenheitsnotiz.

Extra-Tipp:

In der Regel sind die Anfragen von Kunden oder Geschäftspartnern auch von Ihrer Vertretung zu beantworten. Wenn er denn die richtigen Unterlagen findet. Dafür brauchen Sie klare Ablagespielregeln nach den Büro-Kaizen®-Grundsatz: „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.” Ziel ist es, alle benötigten Informationen innerhalb von maximal einer Minute zu finden. Wenn Sie die wichtigsten Telefonnummern oder relevanten Prozessabläufen in einem Foliensichtbuch festhalten, findet sich jeder auf den ersten Blick sofort zurecht. Neben der Zeitersparnis ist das professionelle Auftreten ein Pluspunkt für Ihr Unternehmen.

In einem Foliensichtbuch sind alle Abläufe für die Vertretung übersichtlich festgehalten.

Sie brauchen wesentlich mehr Zeit als eine Minute, um Unterlagen zu finden? Dann ist Ihr Ablagesystem noch nicht perfekt. Lesen Sie, wie Sie die Ablage in Ihrem Büro optimieren.

Klicken Sie auf das Bild und laden Sie sich unsere Vorlage für ein Ablagesystem herunter:

Kostenloser Download "Ablagesystem"
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Darauf kommt es an

Die Abwesenheitsnotiz ist immer dann wichtig, wenn Sie Ihre elektronische Post nicht automatisch zu Ihrer Vertretung umleiten können. Dank dem Text weiß der Absender, es gibt einen Vertreter, der sich um sein Anliegen kümmert. Dabei ist es selbstverständlich wichtig, dass sich Ihr Kollege tatsächlich zeitnah meldet.

Was der Tipp bewirkt

Viele Menschen graut es nach dem Urlaub davor, in das E-Mail-Postfach zu schauen. Mehrere hundert Nachrichten können sich hier ansammeln und ganz schnell die Erholung verderben. Mit einer Vertretung ersparen Sie sich ganz viel Stress. Gleichzeitig nerven Sie Ihren Kunden nicht unnötig mit internen Abläufen. In der Abwesenheitsnotiz verrät der Text: Sie haben Urlaub und eine Vertretung kümmert sich um die Anfrage. Das ist effizient und top-professionell.

Und Sie?

Haben Sie Kolleginnen und Kollegen oder Freunde, denen dieser Artikel helfen würde? Wir freuen uns, wenn Sie ihn teilen und auf uns aufmerksam machen! Für mehr Ordnung im digitalen Posteingang empfehle ich Ihnen meine 22 Verhaltensregeln für den effizienten Umgang mit E-Mails:

Kostenloser Download "Verhaltensregeln für E-Mails"
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Wenn es schnell gehen soll: In meinem YouTube-Podcast erkläre ich Ihnen 5 Schritte zum effizienten Verarbeiten von E-Mails. Schauen Sie doch mal rein!

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