Ihre Abwesenheitsmeldung: gekonnt und sympathisch vertrösten



Ein Kunde möchte Sie erreichen. Er mailt Ihnen. Er ruft Sie an. Aber alles, was er tut, bleibt ohne Reaktion. Spätestens hier beginnt er – sein Ärger. Vielleicht ruft er noch über die Zentrale an. Und hört dann: Sie sind ein paar Tage im Urlaub! Ach so – warum erfahre ich das nicht gleich, fragt er sich. Und – Recht hat er. Gut organisierte Kundenpflege sieht sicher anders aus. Gleiches gilt für die Zusammenarbeit im Team oder Geschäftspartnern.

Das Wichtigste: vollständige Informationen

An erster Stelle steht deshalb eine sympathische Abwesenheitsmeldung, die alles enthält, was Kunden und Partner wissen möchten – egal, ob Sie in Ferien abdüsen, auf Dienstreisen fahren, ohne Mailempfang oder telefonische Weiterleitung auf Ihr Handy, oder erkrankt sind. Sie enthält:

      1. Den Grund: Warum sind Sie nicht erreichbar?
      2. Den Zeitpunkt: Wann werden Sie voraussichtlich wieder erreichbar sein?
      3. Die Vertretung: Wer vertritt Sie während Ihrer Abwesenheit?

Diese Infos sollten Sie Kunden, Interessenten und Partnern über jede Kontaktmöglichkeit an die Hand geben: also auf E-Mails per Autoresponder, auf Telefonanrufe per Anrufbeantworter oder Mailbox sowie persönlich über Ihre Zentrale bzw. Vertretung.

Gekonnt: Abwesenheitsmeldung inkl. zufriedenem Kunden! Klick um zu Tweeten

Ihr Anrufbeantworter: vor allem vollständige Infos

Je nach Dringlichkeit ruft ein nicht abgehobenes Telefon bereits leichte Missstimmung hervor. Desto wichtiger ist eine sympathische und vor allem informationsreiche Ansage. Wie Sie Ihren Anrufbeantworter oder Ihre Mailbox besprechen können, habe ich für Sie schon vorbereitet: Hier finden Sie zum Download passende Ansagen für Ihre Abwesenheitsmeldung.

Im Unternehmen: Das sagen Sie Ihren Kollegen

Wenn Sie nicht da sind, soll’s im Unternehmen trotzdem laufen – deshalb empfiehlt sich eine simple Tabelle, die Ihren Zuständigkeitsbereich nennt sowie Ihren jeweiligen Vertreter. Am besten gleich für die ganze Abteilung oder Ihr Team. Listen Sie neben die Namen die Telefonnummern bzw. Durchwahl, damit Ihre Kollegen problemlos auch eine Zeit lang ohne Sie auskommen. Eine solche Tabelle könnte folgendermaßen aussehen:

Geben Sie Mitarbeitern eine Abwesenheitsmeldung, denn so kann die Vertretung geklärt werden.
Geben Sie Mitarbeitern eine Abwesenheitsmeldung, denn so kann die Vertretung geklärt werden.

Einen solchen Aushang für Zuständigkeiten und Vertreterregelung als Mustervorlage finden Sie hier als Gratis-Download.

Extra-Tipp 1

Eine Tabelle mit Zuständigkeiten eignet sich auch hervorragend zur Weitergabe an neue Mitarbeiter, die sich erst über Zuständigkeiten orientieren. Einmal angefertigt, schlagen Sie also hier gleich zwei Kommunikationsproblemchen mit einer Zuständigkeits-Klappe.

Extra-Tipp 2

Möchten Sie während Ihrer Abwesenheit doch gerne Nachrichten vom Anrufbeantworter im Büro abhören, können Sie diese auch bequem auf Ihren E-Mail-Posteingang umleiten und unterwegs abhören. Wie Sie das einrichten, erfahren Sie hier.

Und Sie?

Hat Ihnen in letzter Zeit ein Ansagespruch einer Abwesenheitsmeldung oder der Text eines Autoresponders besonders gut gefallen? Dann lassen Sie mich daran teilhaben via Kommentarfunktion oder an blog@büro-kaizen.de.



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