Ich bin nicht da – persönliche Vertretung schlägt Abwesenheitsbenachrichtigung



Auf nichts ist so Verlass wie auf Murphys Gesetz! Wenn etwas schiefgehen kann, dann wird es auch schiefgehen. Seit einem Jahr umwerben Sie Ihren Wunschkunden, und ausgerechnet in Ihrem Urlaub kommt die langersehnte Antwort. Sie haben zwar eine Abwesenheitsbenachrichtigung verfasst, aber weil es eilt, bekommt Ihr Konkurrent den Auftrag. Deshalb unser Ratschlag: Verlassen Sie sich lieber nicht mehr auf Ihr Glück sondern regeln Sie mit diesen 5 Tipps Ihre Vertretung.

Verlassen Sie sich bitte nicht auf eine Abwesenehitsbenachrichtigung wenn es um Ihre Kunden geht.
Verlassen Sie sich bitte nicht auf eine Abwesenehitsbenachrichtigung wenn es um Ihre Kunden geht.

Was ist das Problem

Wenn Kunden oder Geschäftspartner eine E-Mail-Anfrage verschicken, erwarten sie zügig eine Antwort. Zwar gehört eine Abwesenheitsbenachrichtigung zum beruflichen Alltag, aber warum sollte jemand warten, wenn Ihr Konkurrent verfügbar ist. Und wenn Sie aus dem Urlaub zurückkehren, beginnt erst recht der Stress. Ihr Postfach quillt über und auf dem Schreibtisch stapeln sich dringend zu bearbeitende Aktenberge. Es braucht Tage, um dieses Chaos zu ordnen. Da aber alle dank Ihrer Mailnotiz wissen, wann Sie wieder im Hause sind, werden Sie ständig durch Anrufe und Nachfragen in Ihrer Konzentration gestört. Schon nach kürzester Zeit sind Sie wieder Urlaubsreif.

Verzichten Sie auf eine Abwesenheitsbenachrichtigung. Das ist unpersöhnlich und nicht kundenorienteirt.
Verzichten Sie auf eine Abwesenheitsbenachrichtigung. Das ist unpersöhnlich und nicht kundenorienteirt.

So funktioniert es

Auch wenn es alle machen, verzichten Sie auf die unpersönliche Abwesenheitsbenachrichtigung. Mit einer klaren Vertretungsregelung überlasen Sie Ihren beruflichen Erfolg nicht dem Zufall und Ihnen geht kein Kunde verloren. Mit diesen 5 Tipps regeln Sie Ihre Vertretung.

Tipp Nr. 1: Überlassen Sie Ihre Kunden nicht der Abwesenheitsbenachrichtigung

Haben Sie sich auch schon geärgert, weil Sie auf eine dringende Nachfrage mit einer kühlen Abwesenheitsnotiz abgespeist wurden? Meist verweist ein Zusatz auf einen Ansprechpartner, der bei dringenden Fragen einspringt. Oder noch viel schlimmer: Ihre E-Mail wird nicht gelesen und auch nicht weitergeleitet.

Das ist sogar noch viel schlimmer, denn wenn man das übersetzt heißt das soviel wie: Ich möchte nichts mit Ihnen zu tun haben und bitte lassen Sie auch meine Kollegen in Ruhe, während ich nicht da bin. Ab dem xx.yy.zz. dürfen Sie mich dann wieder kontaktieren.

Das kostet alles viel Zeit und Konzentration und ist kein guter Service für Ihre Kunden oder Geschäftspartner. Deshalb rate ich Ihnen, auf jeden Fall eine Vertretung für Ihre Abwesenheit zu organisieren. Denn ein persönlicher Ansprechpartner kann sofort die Kommunikation aufnehmen.

Tipp Nr. 2: So finden Sie Ihren Stellvertreter

Jeder Geschäftsführer hat einen Stellvertreter. Aber je lockerer die Hierarchien, desto weniger wird in den meisten Unternehmen an die Vertretung gedacht. Führen Sie unbedingt eine Vertretungsregelung für jede Position ein. Am besten legen Sie eine einfache Tabelle an. Hier tragen alle ihren Namen sowie ihren Zuständigkeitsbereich ein. Die dritte Spalte listet die entsprechenden Stellvertreter auf.

Wir haben ein Beispiel aus unserem Haus, das Ihnen zwight, wie so eine Vertretungsliste aussehen kann.

Tipp Nr. 3: Schaffen Sie für Ihre Vertretung klare Ablage-Strukturen

Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrer Vertretung, welche Informationen oder Unterlagen während Ihrer Abwesenheit benötigt werden. Vereinbaren Sie klare Ablagespielregeln, damit Ihre Urlaubsvertretung alles innerhalb von einer Minute findet. Wenn Sie die wichtigsten Telefonnummern oder relevanten Prozessabläufen in einem Foliensichtbuch festhalten, findet sich jeder auf den ersten Blick sofort zurecht. Neben dem Zeitersparnis ist das professionelle Auftreten ein Pluspunkt für Ihr Unternehmen.

So bändigen Sie mit dem Foliensichtbuch das Chaos.

Für Jäger und Sammler:

Sprechen Sie genau ab mit Ihrem Vertreter, was in Ihrer Abwesenheit alles wichtig ist.
Sprechen Sie genau ab mit Ihrem Vertreter, was in Ihrer Abwesenheit alles wichtig ist.

Tipp Nr. 4: Sorgen Sie für einen smarten Übergang

Wenn Sie eine Abwesenheitsbenachrichtigung schreiben würden, rechnen Sie mit Anfragen. Denken Sie deshalb etwas in die Zukunft. Welche Anfragen könnten eintreffen. Notieren Sie am besten für Ihren Stellvertreter ein Übergabeprotokoll mit den wichtigsten Informationen. Außerdem halten Sie fest, welche Abläufe zu welchen Zeitpunkten zu erledigen sind. Dieses schriftliche Protokoll besprechen Sie mit Ihrer Vertretung, denn so lassen sich alle Unklarheiten beseitigen.

Statt einer Abwesenheitsbenachtrichtigung, sollten Sie lieber Ihren Vertreter einarbeiten.
Statt einer Abwesenheitsbenachtrichtigung, sollten Sie lieber Ihren Vertreter einarbeiten.

Tipp Nr. 5: Setzen Sie auf elektronische Finessen

Sorgen Sie dafür, dass während Ihrer Abwesenheit Ihr Telefon zu Ihrem Stellvertreter umgeleitet wird. Er leert auch regelmäßig Ihren Posteingangskorb . Bei E-Mails ist die einfachste Variante, wenn die elektronische Post automatisch an Ihre Vertretung weitergeleitet wird. Ist dies aus technischen Gründen nicht möglich, erhält Ihr Vertreter oder Vertreterin die Zugangsdaten für Ihr Konto. Vereinbaren Sie gemeinsam, wie oft dieser Ihren Posteingang kontrolliert.

Die Abwesenheitsbenachrichtigung ist out. So organisieren Sie eine persönliche Vertretung. Klick um zu Tweeten

Darauf kommt es an

Eine Abwesenheitsbenachrichtigung in Ihrer E-Mail ist mehr Fluch als Segen. Wenn immer es geht, bevorzugen Sie statt einer elektronischen Lösung eine persönliche Vertretung.

Was der Tipp bewirkt

Je weniger Kunden oder Geschäftspartner Ihre internen Abläufe wahrnehmen, desto besser. Eine Abwesenheitsnotiz informiert über Ihren Urlaub, eine Vertretung erledigt die Anfrage. So geht Professionalität. Gleichzeitig vermeiden Sie sehr viel Stress, weil sich nicht Berge mit unerledigten Arbeiten auf Ihrem Schreibtisch oder elektronischen Posteingang stapeln.

Und Sie?

Von welchen Erfahrungen mit der Abwesenheitsbenachrichtigung können Sie berichten? Ich bin gespannt auf Ihre Kommentare



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