Abspeichern, Sichern, Aufräumen – So bekommen Sie System und Sicherheit in Ihre tägliche Dateiablage!


Hier eine E-Mail, da eine Rechnung, dort ein Projekt-Folder – wir müssen heute tagtäglich das Zigfache an Daten abspeichern und prozessieren, das wir noch vor zehn oder zwanzig Jahren auf dem Schreibtisch hatten. Das hat im Lauf der Zeit manches Chaos hervorgebracht und resultiert zunehmend in geringer Effizienz. Nicht zuletzt geht damit häufig eine wachsende Unzufriedenheit mit dem Job einher.

Warum Sie sich noch heute um Ihre Datenspeicherung kümmern müssen

Die Sorge vor Datenverlusten ist heute sehr groß. Früher hat man sich höchstens mal vor einem der höchst seltenen Bürobrände gefürchtet, wenn überhaupt. Heute weiß man, dass die Gefahr, sämtliche digitalen Daten, gespeicherten Dokumente und Projekte zu verlieren, unendlich viel größer ist.
Doch ist es nicht der Datenverlust allein, der vielen Sorgen macht. Auch die riesige Flut an Daten und Dokumenten, die man heute produziert und abspeichert oder von anderen erhält, bereitet Kopfschmerzen, denn: wohin damit? Und wie findet man sie bloß wieder, wenn man sie braucht?

Alles schön digital – aber was, wenn man das Abspeichern vergisst oder die Daten verliert?

So funktioniert es:

Es gibt jedoch ein paar einfache, kleine Schritte, mit denen Sie ein übersichtliches und sicheres System in Ihre tägliche digitale Dateiablage bekommen. Ich zeige Ihnen, wie das geht.

1. Tipp: Regelmäßiges Abspeichern

Wer jemals den funktionierenden Computer abends in aller Seelenruhe ausgeschaltet hat, um am nächsten Morgen zu bemerken: „Oh Schreck, er geht nicht mehr an!“, weiß schon, wovon ich spreche. Datenverlust ist nichts, was sich auf lange Sicht ankündigt, sondern er geschieht von einer Sekunde auf die nächste. Man ist nie genügend darauf vorbereitet.
Das Erstaunliche dabei ist: Abspeichern und Datensicherung sind beide bis heute Fremdworte in vielen Büros. „Ach, mach ich morgen!“ … „Oh nein, hab ich vergessen!“ Zwischen diesen beiden Sätzen hat sich die Katastrophe manchmal schon ereignet. Und wenn man während der Arbeit das Abspeichern vergessen hat, kann man oft wieder ganz von vorne beginnen. Stunden und Stunden an Arbeit sind einfach weg, unwiederbringlich.
Nehmen Sie dieses Thema deshalb besonders ernst. Machen Sie es sich ab sofort zur Regel, spätestens bei jedem dritten geschriebenen Satz einmal kurz den Shortcut zum Abspeichern zu drücken. Bei Windows sind das die Tasten „Strg“ und „S“, bei Apple „cmd“ und „S“. Und richten Sie in Ihren Einstellungen ein, dass Ihr Computer alle paar Minuten eine automatische Speicherung vornimmt. Verlassen Sie sich aber nicht auf diese Speicherung, erst recht, wenn Sie einen relativ großen Zeitraum wie zehn Minuten wählen. Denn im Zweifel stürzt die Datei eine Sekunde vor der zehnten Minute ab, und die tollen Ideen und Formulierungen, die schweren Berechnungen der letzten zehn Minuten sind weg.
Gewöhnen Sie sich außerdem an, mindestens einmal täglich eine Datensicherung auf einer externen Festplatte oder in der Cloud vorzunehmen – je nachdem wie Ihr Unternehmen dies handhabt. Machen Sie diese Datensicherung z. B. immer in der Zeit kurz vor Feierabend, in der Sie Ihren nächsten Arbeitstag planen. Da kann die Datensicherung, die meistens ein paar Minuten dauert, einfach nebenher laufen.
Wenn Sie sich diese beiden Dinge zur Regel machen, dann können Sie ganz entspannt in Ihren Feierabend gehen.

Man kann es mit dem Abspeichern auch übertreiben – und mit der Unordnung.

2. Tipp: Daten sortieren

Ständiges Abspeichern und tägliche Datensicherung sind absolut unerlässlich. Doch das allein schafft noch nicht alle Probleme beiseite, die uns die tägliche Datenflut bringt. Gehen Sie deshalb einmal ganz gezielt Ihre komplette Dateiablage durch und räumen Sie sie auf.
Ich weiß, dass das ein grauenhaftes Unterfangen sein kann, wenn man schon jahrelang wild vor sich hin gespeichert hat, ohne Rücksicht darauf, ob man diese Dokumente und Projekte überhaupt aufheben möchte. Der E-Mail-Posteingang ist so ein Moloch, in dem man sich niemals zurechtfinden wird, wenn es wirklich einmal nötig ist.
Nehmen Sie sich deshalb jetzt die Zeit, all Ihre Dateien zu durchforsten und darauf zu überprüfen, was davon Sie wirklich noch benötigen. Zwei Dinge sollten Sie dabei aber beachten: zum einen denken Sie an die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Zum anderen sollten Sie ganz grundsätzlich die Finger von sämtlichen Systemdateien lassen. Im besten Fall hat Ihre EDV-Abteilung den Zugriff darauf ohnehin gesperrt, doch falls nicht: löschen Sie da bloß nichts, denn das kann im Zweifel Ihren Computer zum funktionsunfähig machen.

Ein Desktop, der bereits aufgeräumt ist – aber überlegen Sie gut, welche Dateien Sie löschen.

3. Tipp: Dateien eindeutig benennen

Wenn Sie in Ihren Dateien einmal gründlich Ordnung geschafft haben, dann sollten Sie sich eine sehr übersichtliche und leicht verständliche Struktur ausdenken, nach der Sie Ihre vorhandenen Dateien ordnen. Legen Sie Ordner z. B. nach Kundschaft an oder nach Projekten, nutzen Sie auch Unterordner innerhalb der Ordner (aber verschachteln Sie sie nicht zu sehr, weil es sonst wieder zu unübersichtlich wird).
Benennen Sie Ordner und Unterordner so, dass Sie auch in drei Jahren noch auf den ersten Blick erkennen können, was sich in diesen Ordnern befindet.
Kommen dann neue Dokumente hinzu, wird das Abspeichern für Sie zum Kinderspiel. Und bei der Datensicherung müssen Sie sich nie wieder Gedanken darüber machen, wie Sie jemals irgendwelche Dateien wiederfinden werden.

Darauf kommt es an

Um diese Tipps so umzusetzen, dass sie sich auch schon kurzfristig positiv auf Ihre Effizient auswirken, müssen Sie sich eine gewisse Konsequenz antrainieren. Ich weiß, dass der innere Schweinehund manchmal schwer zu überwinden ist. Doch wenn Sie den drohenden Datenverlust und die Vorstellung, dass Sie bis zu 20% effizienter sein könnten, vor Augen behalten, dann wird es meistens leichter.
Und glauben Sie mir: in wenigen Wochen ist es Ihnen zur Routine geworden, Dateien in einer sinnvollen Ordnerstruktur abzulegen, ständiges Abspeichern ist normal geworden, und was die tägliche Datensicherung angeht, werden Sie gar nicht mehr verstehen, wieso Sie das früher nicht gemacht haben.

Was der Tipp bewirkt

Wenn früher das Daten-Chaos Ihren Alltag beherrscht hat, wenn Sie früher zu den Leuten gehört haben, die pro Arbeitstag eine ganze Stunde mit Suchen verschwendet haben, sind diese Zeiten nun vorbei. Klare Strukturen, zur Gewohnheit gewordene Handlungen wie Abspeichern und Datensicherung helfen Ihnen dabei, Ihre Effizienz deutlich zu erhöhen.
Und mit wachsendem Durchblick und verbesserter Effizienz geht immer auch eine Steigerung der Zufriedenheit und inneren Ruhe einher. Sie werden nicht mehr bei jeder Nachricht über Datensicherheit und Datenverluste erschrocken denken: „Oh nein, ich wollte ja schon seit Wochen …!“ Sie können entspannt Ihren Feierabend genießen, denn Sie haben alles richtig gemacht.

Extra-Tipp: Eine firmenübergreifende Datenstruktur schaffen

Wenn Sie eine übersichtliche Struktur für Ihre Dateiablage gefunden haben, dann wäre es vielleicht sinnvoll, diese Struktur auf allen Computern Ihrer Firma einzuführen. Denn wenn alle dieses Ablagesystem verstehen und nachvollziehen können, dann können Sie auch ganz beruhigt in den Urlaub fahren oder sich bei Krankheit auskurieren, denn Ihre Vertretung findet sich dann auch in Ihrer Ablage zurecht, ohne Sie dauern anrufen zu müssen, weil sie in Ihrem Chaos nicht durchblickt. Sie verschaffen sich damit also sogar im Urlaub noch mehr Ruhe.

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