Die fünf goldenen Tipps für weniger Ablenkung im Büro



Schon im Schulzeugnis vieler Grundschulkinder steht es: „Das Kind lässt sich leicht ablenken und kann sich nur kurzzeitig konzentrieren.” Wie gut, dass den vielen Büroangestellten in unserer Zeit niemand mehr Schulzeugnisse ausstellt. Denn Ablenkung gibt es im Büro genug: Der gesprächige Kollege nach dem Wochenende, das Klingeln des Telefons, das Pingen des E-Mail-Posteingangs, das Zwitschern der eingehenden SMS- oder Whatsapp-Nachricht. Wer soll denn da noch konzentriert arbeiten?

Ablenkung am Arbeitsplatz
Ob Telefon, E-Mail oder Kollegen – Ablenkung und Unterbrechungen gibt es häufig.

Deutschlands größte Arbeitseffizienzstudie bestätigt es: Wir arbeiten an nur drei von fünf Arbeitstagen effizient. Ganze zwei Tage gehen tatsächlich für Störungen und Unterbrechungen drauf. Auch wenn es scheinbar wichtige Meetings sind, nur 40 % der To-Dos aus Besprechungen werden tatsächlich umgesetzt. Zehn Stunden allein benötigt das Lesen und Bearbeiten von E-Mails. Auch die kleinen Ablenkungen haben weitreichende Folgen: Unsere Effizienz sinkt, die Fehlerquote steigt. Geben Sie den Zeitfressern keine Chance.

Also was tun gegen Ablenkung?  Wir sagen: Erfolg entsteht durch Konzentration, nicht durch Verzettelung. Wir haben die fünf besten Tipps für Ihren ablenkungsfreien Bürotag zusammengestellt:

Tipp 1: Finden Sie Ihre Zeitfresser

Am Anfang steht immer die Analyse. Welche Störungen lenken Sie persönlich von Ihrer Arbeit ab? Kennen Sie die Ursachen der Ablenkung wirklich genau? Machen Sie sich darüber  über einen Zeitraum von einer Woche genaue Aufzeichnungen. Erstellen Sie sich eine Liste der Störungen mit Uhrzeit. Nach einer Woche können Sie eine Auswertung vornehmen und Gegenmaßnahmen ergreifen. Passen Sie nun Ihr Zeitmanagement entsprechend an. Sie legen Aufgaben, für die Sie sich voll konzentrieren müssen, in Zeiten, in denen die wenigsten Störungen auftreten.

Tipp 2: Besprechung? Telefon aus

„Ich geh' mal kurz 'ran.” Kennen Sie das? Kaum werden wichtige Themen in größerer Runde besprochen, klingelt ein Telefon. Besprechungen, die immer wieder durch das klingelnde Telefon unterbrochen werden, ziehen sich zweifellos in die Länge. Das ist für alle Beteiligten frustrierend. Stellen Sie darum konsequent Ihr Telefon ab. Wir empfehlen ein Schild „Handyfreie Zone“ in Besprechungsräumen aufzustellen. Denn mit dieser kleinen Spielregel werden Ihre Besprechungen effizienter. Garantiert.
Wer unbedingt erreichbar sein möchte, kann seinen Anrufbeantworter bemühen. Hier finden Sie wertvolle Tipps, wie Sie den guten alten AB einrichten und keine Anrufe verpassen.

Ablenkung in Besprechungen vermeiden
Vermeiden Sie Ablenkung in Besprechungen, um die Konzentration aufrecht zu erhalten.

Tipp 3: Signaltöne stummschalten

Das Meeting ist zu Ende und Sie sind zurück an Ihrem Schreibtisch. „Ping” - Sie haben eine neue E-Mail. Jetzt nur mal schnell nachschauen, es könnte ja was Wichtiges sein! Lassen Sie sich durch eingehende E-Mails nicht ablenken. Schalten Sie die Benachrichtigungs- und Signaltöne des Systems einfach stumm, genießen Sie die Stille und konzentrieren Sie sich ohne weitere Ablenkung auf Ihre Arbeit. Hier finden Sie eine Anleitung wie Sie die Signaltöne abschalten.

Tipp 4: Zeitfenster blocken

Gehen Sie auch oft mit dem Gefühl, nichts geschafft zu haben, in Ihren Feierabend? Das muss nicht sein. Teilen Sie sich Ihren Arbeitstag in kleinere Einheiten, sogenannte Zeitfenster ein. Räumen Sie sich selbst beispielsweise von 8:00 – 9:00 Uhr sowie nachmittags von 14:00 – 15:00 Uhr Zeit für das Sichten, Lesen und Bearbeiten von E-Mails ein. Den Rest des Tages bleibt das Postfach geschlossen. Sie werden merken, mit ein wenig Selbstdisziplin, haben Sie schnell mehr Zeit für wichtige Arbeiten, … aber nicht schummeln!

Erfolg entsteht durch Konzentration, nicht durch Verzettelung Klick um zu Tweeten

Tipp 5: Bitte nicht stören

Telefon und Pieptöne sind aus, E-Mails schon erledigt. Doch wie werden Sie den netten Kollegen los, der mit der Kaffeetasse in der Hand in Ihrem Türrahmen steht und scheinbar nicht wieder gehen will? Diese Art der Ablenkung ist etwas schwieriger in den Griff zu kriegen, denn Ihre Kollegen können Sie nicht einfach stummschalten. Aber Sie können Ihnen freundlich erklären, dass Sie in einer bestimmten Zeit nicht gestört werden möchten. Auch hier kann ein entsprechendes Schild helfen. Und um sich über Privates mit Kollegen auszutauschen, sind der Pausenraum oder die Kantine sicher besser geeignet als Ihr Büro.

Das bewirken die Tipps

Mit diesen fünf Tipps sagen Sie Ablenkung im Büro den Kampf an. Um Ihre wertvolle Arbeitszeit noch effizienter zu organisieren, helfen übrigens Checklisten ganz wunderbar - lesen Sie einfach in unserem Blogbeitrag nach. Sie beherzigen unsere Tipps und können nun viel entspannter, störungsfreier und damit effizienter arbeiten? Das ist wunderbar und ein prima Beispiel für Andere. Teilen Sie mir gern Ihre Erfahrungen mit, ich freue mich darauf von Ihnen zu hören.



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