Ablagefächer auf dem Schreibtisch erfolgreich reduzieren – in 4 Schritten zu mehr Ordnung

20. März 2020

Viele Büros ähneln mehr einem kunterbunten Spielfeld als einem organisierten Arbeitsplatz: Auf dem Schreibtisch finden sich neben dem Desktop zahlreiche Büroartikel wie Schere, Locher und Heftgeräte, Stifte lose und Stifte im Stiftehalter, Schreibtischbox, Briefkörbe und vieles mehr. Papier, Kataloge und Prospekte stapeln sich unterm Tisch, in Regalen und auf Fensterbrettern – wer sich hier täglich zurechtfinden will, muss Kreativität beweisen.

Doch diese Art von Kreativität führt zu nichts außer zu langen Suchzeiten. Tatsächlich ist es erwiesen, dass rund ein Drittel aller Büromitarbeiter in Deutschland ihre Arbeitszeit durch das Suchen nach dem richtigen Dokument verschwendet. Das kostet Ihr Unternehmen Zeit und Geld, das viel besser investiert werden kann. Machen Sie sich bewusst, dass die Prozessoptimierung in Ihrer Firma an jedem einzelnen Schreibtisch eines jeden Mitarbeiters beginnt.

So sind mehrere Ablagefächer auf dem Schreibtisch häufig ein Indiz für eine ineffiziente Arbeitsweise. Warum das so ist und wie Sie das ausladende Ablagesystem in ein nutzbringendes Ordnungssystem umwandeln, zeige ich Ihnen in 4 Schritten:

So gehen Sie vor:

1. Schritt:  Arbeiten, nicht sammeln

Wer kennt das nicht: Täglich erhalten Sie etliche Unterlagen in Papierform. Diese werden – meist aus Zeitmangel – zum späteren Abarbeiten in Schubladen, in Fächer oder einen Briefkorb, kurz: auf ein weit gefächertes Ablagesystem verteilt. Besonders beliebt am linken oder rechten Rand des Arbeitstisches: Die stapelbaren Ablageschalen, die mit Schildchen wie „später“, „Archiv“ oder „erledigt“ versehen sind. Doch an Ihrem Arbeitsplatz sollen Sie arbeiten und nicht sammeln! Die Ablagekörbe gehören grundsätzlich in den Schrank und nicht auf den Schreibtisch. Denn auf diesem befindet sich nur das eine Projekt, an dem Sie gerade arbeiten.

Kataloge, Papier und Dokumente gehören in den Schrank und nicht in Ablagefächer auf dem Schreibtisch

2. Schritt: Weniger ist mehr

Reduzieren Sie die Dokumentenablage auf eine einzige Ablageschale, die als Posteingangskörbchen fungiert. Dieses befindet sich auf Ihrem Schreibtisch und dient als kurzzeitige Aufbewahrungsbox für Unterlagen, die Ihnen zugehen.

Tipp:

  • Beschriften Sie die Schale mit Ihrem Namen und eventuell Ihrer Abteilung. Das erleichtert neuen Mitarbeitern oder einer Urlaubsvertretung, die Ihre Post sichtet, die Orientierung.

 

  • Beherzigen Sie das Wort kurzzeitig für den Inhalt und bearbeiten Sie Ihre Briefablage mindestens einmal pro Tag.

 

  • Was Sie sofort erledigen können, das tun Sie auch: Nämlich Ihre Unterlagen gleich am richtigen Ort ablegen – Unwichtiges in den Papierkorb, die Printmedien in den Zeitschriftensammler, das Schriftstück für den Kollegen in dessen Briefablage, alle anderen Vorgänge erhalten einen Termin und kommen in die Wiedervorlage. Wie Sie diese organisieren erfahren Sie in meinem Beitrag: Laufende Projekte organisieren mit einer zuverlässigen Wiedervorlage

 

  • Ihr tägliches Ziel: Am Abend ist Ihr Posteingang leer.

Extra-Tipp:

In unserem Download-Center finden Sie noch mehr Tipps zu Ablage und Büro-Organisation.

3. Schritt: Einer für alle

Ihr Posteingangskorb dient als Schnittstelle zwischen Ihnen und den anderen. Hier trennt sich Wichtiges von Unwichtigem, hier werden Arbeitsabläufe gelenkt, indem Dokumente weitergeleitet werden und hier verkürzen sich Durchlaufzeiten. Um eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit zu gewähren, stellen Sie am besten feste Regeln auf:

  •  Ob es sich um Briefe von Geschäftskunden oder um eine Notiz von einem Kollegen handelt: Es kommt alles in den einen Posteingangskorb und nicht daneben, auf den Stuhl oder auf die Tastatur Ihres Computers.

 

  • Die Posteingangsschale kann als Instrument zur Steuerung der Durchlaufzeit dienen, wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern neue Antwortzeiten definiert haben. Begrenzen Sie die Durchlaufzeit auf beispielsweise 48 Stunden. Innerhalb dieser Zeit sollte der Vorgang bearbeitet sein, oder zumindest ein Zwischenbescheid erfolgen.

 

  • Sobald diese neue Regelung von allen akzeptiert und eingehalten wird, können Sie dazu übergehen, die Antwortfrist zu verkürzen. Meine Erfahrung hat mir gezeigt, dass eine Halbierung auf 24 Stunden möglich ist.

 

4. Schritt: Weitergeben – leicht gemacht

In Zeiten Ihrer Abwesenheit sollte alles wie gehabt weiterlaufen. Darum müssen Sie sicherstellen, dass eine Vertretung Ihre Posteingangsschale systematisch und gründlich durchforstet, und nach dem gleichen Prinzip vorgeht, wie Sie selbst: Dokumente sichten, ordnen und weiterleiten. Wo dies nicht möglich ist, muss Ihre Vertretung Sie informieren oder sich mit dem Absender in Verbindung setzen, um das weitere Vorgehen zu abzusprechen.

Konzentration auf das Wesentliche – so geht Arbeiten ohne Ablagefächer auf dem Schreibtisch

Was es bewirkt, wenn Sie Ihre Ablagefächer vom Schreibtisch entfernen

Mit der neuen Organisation Ihres Schreibtisches haben Sie Luft zum Arbeiten. Sie werden nicht mehr abgelenkt durch Unterlagen, die zu anderen Projekten gehören als zu dem, mit welchem Sie sich aktuell beschäftigen. Die Qualität der Zusammenarbeit mit Kollegen wird sich erhöhen – zeitlich messbar dank der Regeln und mit mehr Zufriedenheit durch weniger Suchen. Wenn Menschen miteinander zu tun haben, müssen Schnittstellen klar definiert sein. Das Ergebnis: Ein reibungsloser und effizienter Arbeitsablauf.

Und Sie?

Werden Sie beim nächsten Angebot noch Ablageschalen im Pack kaufen oder heißt für Sie die Lösung künftig: Eine Ablagebox pro Schreibtisch? Geben Sie mir Ihr Feedback!



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