Heute ist morgen schon gestern – So definieren Sie zuverlässig Abgabetermine!


Kennen Sie den: „Ich verkleide mich zu Karneval als Berliner Flughafen! Dann bin ich morgen nicht so fertig!” Abgabetermine verstreichen, das ist nicht nur ein Problem der berühmtesten Baustelle Deutschlands, sondern auch eine Herausforderung jedes Unternehmens. Zu oft entstehen Verzögerungen, die zu Frust und Enttäuschung führen. Wie Sie Abgabetermine festlegen, die Sie auch einhalten können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Eine ehrliche Planung ist besser als leere Versprechungen! Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

„Am liebsten gestern!”, so lautet häufig die Antwort auf die Frage, bis wann ein Auftrag erledigt sein soll. Zeit ist Geld. Alles muss schnell gehen. Der Zeitdruck ist enorm. So werden Zusagen gemacht und Abgabetermine gesetzt, die unmöglich eingehalten werden können. Mir ist eine zuverlässige Planung der Abgabetermine lieber als irgendwelche Zusagen, die ich nicht einhalten kann und für die ich mich hinterher entschuldigen muss. Ich bin mir sicher, das geht den meisten Unternehmern so!

Zuverlaessiger Umgang mit Abgabeterminen
Ein zuverlässiger Umgang mit Abgabeterminen schafft Vertrauen.

So funktioniert es

Schritt Nr. 1: Machen Sie keine Zusagen für Abgabetermine ohne vorherige Planung!

Bevor Sie eine Zusage für Abgabetermine machen, sollten Sie das Projekt genau planen. Dafür schreiben Sie die einzelnen Aufgaben auf und schätzen die Dauer der einzelnen Bearbeitungsschritte. Nun terminieren Sie mithilfe Ihres Kalenders die einzelnen Bearbeitungsblöcke. Schreiben Sie sie in Ihren Kalender! Vermeiden Sie es, sich nur die Abgabetermine zu notieren.

Bearbeitungsbloecke fuer Abgabetermine notieren
Notieren Sie sich auch die Bearbeitungsblöcke für Ihre Abgabetermine im Kalender.

Es hat sich außerdem bewährt, auch Zeit für einzelne Feedbackschritte einzuplanen! Vereinbaren Sie Zwischenschritte mit dem Kunden, so dass er das Ergebnis nicht am Abgabetermin das erste Mal sieht, wenn es leider für Veränderungen zu spät ist und es zu Verzögerungen kommen muss.

Einige Informationen zur Wochen- und Tagesplanung finden Sie hier:
52 starke Wochen – wie Sie mit einer Wochenplan-Vorlage Ihren Alltag in den Griff bekommen

Ein Download mit dem Workflow des Planungsprozesses können Sie hier downloaden:
Wochenplanung in Outlook

Schritt Nr. 2: Setzen Sie sich bei der Festlegung der Abgabetermine nicht selber unter Druck!

Es kommt immer noch etwas dazwischen: ein Kollege wird krank oder die Kollegin, von deren Zuarbeit Sie abhängig sind, braucht doch etwas länger. Darum sollten Sie, wenn Sie die schnellstmöglichen Abgabetermine herausgefunden haben, zusätzlich einen Zeitpuffer einplanen. Es ist besser, einen Auftrag früher abzugeben, als Abgabetermine nicht einhalten zu können.

Pufferzeiten helfen bei einhalten Abgabetermine
Mit eingeplanten Pufferzeiten wird das Einhalten der Abgabetermine nicht mehr zur Glückssache!

Schritt Nr. 3: Sammeln Sie Erfahrungen mit dem Einhalten der Abgabetermine und lernen Sie daraus!

Eine gute Nachkontrolle dient dazu, aus Fehlern zu lernen und dieselben Fehler nicht zu wiederholen. Schauen Sie kritisch auf den Prozess und die Abgabetermine: Brauchten Sie weniger oder mehr Zeit, als eingeplant? Woran lag es? Notieren Sie diese Erfahrungen für den nächsten Auftrag ähnlicher Art.

Uhr im Blick fuer Abgabetermine
Lernen Sie aus nicht eingehaltenen Abgabeterminen.

Schritt Nr. 4: Widmen Sie sich der Verbesserung Ihrer Prozesse, so dass Abgabetermine früher erreicht werden können!

Sie sollten sich regelmäßig Zeit nehmen, um die Effizienz Ihrer Prozesse zu überprüfen. Gerade bei Aufgaben, die sich häufig wiederholen, besteht ein hohes Potential, schneller und besser arbeiten zu können. Es bietet sich an, die Durchlauf- und die eigentliche Bearbeitungszeit zu messen. Für die Durchlaufzeit messen Sie die für den gesamten Prozess aufgebrachte Zeit inklusive der Zeiten, in denen nicht an dem Projekt gearbeitet wurde, weil Sie auf die Zuarbeit von Kollegen gewartet haben oder Entscheidungen ausstanden. Die Durchlaufzeit stellen Sie zur eigentlichen Bearbeitungszeit ins Verhältnis. Die Bearbeitungszeit ist die Zeit, in der tatsächlich am Projekt gearbeitet wurde. Das Ziel muss sein, dass die Durchlaufzeit und die Bearbeitungszeit nahezu identisch sind. Abgabetermine können so früher erreicht werden.

Prozesse verbessern fuer Abgabetermine
Fragen Sie sich, ob sich Prozesse verbessern lassen.

Wie Sie Einsparpotentiale finden, erfahren Sie in meinem Blogbeitrag:
Wer hat an der Uhr gedreht? Messen Sie die Durchlaufzeit und sparen Sie Zeit und Geld!

Schritt Nr. 5: Reagieren Sie auf Schwankungen bei der Durchlaufzeit!

Viele Schwankungen bei der Durchlaufzeit lassen sich durch die Standardisierung der Prozesse, durch Checklisten, durch verbesserte Absprachen sowie eine effizientere Ablage reduzieren. Wenn die Prozesse klar definiert sind, fällt es leichter, Abgabetermine zu definieren, die zuverlässig sind.

Standardisierung erleichtert einhalten von Abgabeterminen
Standardisierungen erleichtern den Prozessablauf.

Weitere Informationen zur Arbeit mit Checklisten erhalten Sie in meinen Artikel Abgeharkt: Wie Checklisten Ihr Leben leichter machen

Darauf kommt es an

Seien Sie ehrlich – ohne Kompromisse! Einer der wichtigsten Faktoren für die Entscheidung, mit Ihnen zu arbeiten, ist Vertrauen. Eine ehrliche Planung der Abgabetermine und eine frühe Problemanzeige sind wirksamer als leere Versprechungen! Sollte der Kunde dennoch schlucken, weil ihm die von Ihnen kalkulierten Abgabetermine nicht gefallen, machen Sie deutlich, welche notwendigen Arbeitsschritte Sie gehen und wie der Prozess im Einzelnen aussieht. In der Regel haben Kunden Verständnis, wenn Sie nachvollziehen können, welche Prozessschritte notwendig sind, um den Auftrag zu erledigen.

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Was der Tipp bewirkt

Zuverlässigkeit schafft Vertrauen. Das gilt auch für die Abgabetermine. Sollte doch einmal eine Verzögerung eintreten, so wird der Kunde, wenn Sie ansonsten pünktlich liefern, eher dafür Verständnis zeigen, als wenn das Verstreichen der Abgabetermine bei Ihnen zum Standard gehört!

Und Sie?

Halten Sie Ihre Abgabetermine ein? Wo harkt es bei Ihnen? Schreiben Sie mir, ich suche gerne mit Ihnen gemeinsam nach guten Lösungen.

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