Datenklau? Nicht mit uns – 7 Schritte für mehr Datenschutz im Büro



Kaum zu glauben, aber das beliebteste Passwort ist die Zahlenfolge 123456 gefolgt von „Hallo“ und „Passwort“. Leicht zu merken und noch leichter zu knacken! Im Büro verhalten sich viele Mitarbeiter extrem leichtsinnig und beachten nicht die minimalsten Sicherheitsstandards. Die Folge ist Datenklau, der nicht nur finanzielle Schäden verursacht. Genauso schlimm ist der Vertrauensverlust bei Kunden und Geschäftspartnern. Sensibilisieren Sie Ihr Team mit den folgenden sieben Schritten für den Datenschutz in Ihrem Unternehmen.

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Viele Büromitarbeiter notieren Ihr Passwort für den Computer für alle sichtbar.

 

Was ist das Problem

Datenschutz geht im Büroalltag oft unter. Da wird das komplizierte Passwort auf der Schreibtischunterlage notiert oder unter dem Telefon versteckt. Verlassen Mitarbeit in der Mittagspause ihren Arbeitsplatz, denken sie gar nicht darüber nach, den Computer zu sperren. Wer jetzt durch die Büros schlendert, kann leicht einen Blick auf Personaldaten oder Rechnungen werfen. Mitunter kommt es sogar vor, dass Personalakten mit sensiblen Informationen aufgeschlagen auf dem Tisch liegen. Weil dieses gedankenlose Verhalten in vielen Fällte keine negativen Folgen nach sich zieht, nehmen die Mitarbeiter die Sicherheit der Daten immer mehr auf die leichte Schulter. Aber bei einem Verstoß gegen den Datenschutz droht dem Unternehmen ein saftiges Bußgeld. Und der leichtsinnige Mitarbeiter kann unter Umständen eine Abmahnung oder Kündigung erhalten.

So funktioniert es

Machen Sie Ihrem Team klar, dass Hackerangriffe und Datenpannen in jedem Unternehmen passieren können. Vereinbaren Sie gemeinsam, dass sich alle mehr für das Thema sensibilisieren. Am besten ernennen Sie einen Datenschutzbeauftragten, der sich in der Thematik auskennt und der immer wieder auf Gefahren hinweist. Die folgenden Schritte kann jeder auch ohne spezielles Fachwissen umsetzen.

1. Schritt für mehr Datenschutz: Verwenden Sie starke Passwörter

Es ist zu verzweifeln, denn für jedes Gerät und jeden Webdienst ist ein Passwort erforderlich. Da ist die Gefahr groß, immer dieselbe oder eine leicht zu merkende Kombination zu verwenden. Ein sicheres Passwort besteht aus einer Folge von Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen, die kein(!) logisches Wort ergeben dürfen. Verwenden Sie mindestens acht Zeichen, zum Beispiel: f3AT!ix9. Verwenden Sie für jeden Account stets ein anderes Passwort. Ganz wichtig, schreiben Sie Passwörter niemals auf.

Extra-Tipp:

Unmöglich, denken Sie wahrscheinlich gerade, so viele Passwörter kann ich mir nicht merken. Zum Glück gibt eine einfache Methode, einen Passwort-Code zu erstellen. Überlegen Sie sich zunächst eine Kombination für ein Grundpasswort aus den oben beschriebenen Zeichen und Ziffern. Diese variieren Sie dann für jeden Account. Wie Sie sich Passwörter leicht merken können, erkläre ich Ihnen ausführlich in diesem Blog-Beitrag: Ein Passwort ist kein Spaßwort! Mit dieser Technik merken Sie sich Ihr sicheres Passwort ganz leicht.

2. Schritt für mehr Datenschutz: Installieren Sie keine Software auf dem Firmenrechner

Kein Mitarbeiter sollte ohne Rücksprache mit dem IT-Experten der Firma Software auf den beruflichen Computer laden. Vorsicht auch bei externen USB-Sticks oder Festplatten, die schon oft den Firmen-PC mit Viren überschwemmt haben. Wenn Sie doch einmal einen externen Datenträger verwenden müssen, lassen Sie ihn von der IT-Abteilung zuvor prüfen.

 

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Externe Datenträger gefährden den Datenschutz des Firmencomputers.

 

3. Schritt für mehr Datenschutz: Öffnen Sie keine E-Mail-Anhänge unbekannter Herkunft

Spam-E-Mails mit gefährlichen Viren ließen sich früher leicht anhand der mangelhaften Rechtschreibung und Grammatik erkennen. Inzwischen arbeiten Hacker wesentlich geschickter. Deshalb ist grundsätzlich Vorsicht bei Dateianhängen in E-Mails geboten. Am besten bitten Sie die Kunden und Geschäftspartner, Informationen im sicheren Pdf-Format zu verschicken.

4. Schritt für mehr Datenschutz: Verschlüsseln Sie E-Mails

Eine E-Mail ist so öffentlich wie eine Postkarte. Verschicken Sie sensible Daten nur in schlüsselten E-Mails. Dafür brauchen Sie eine Verschlüsselungs-Software. Wenn diese nicht vorhanden ist, können Sie die Unterlagen aber immer noch sicher mit der Post versenden.

Extra-Tipp:

Der erhöhte E-Mail-Verkehr führt schnell dazu, dass der überarbeitete Mitarbeiter nicht mehr an den Datenschutz denkt. Die schnellen Nachrichten sind für viele eine Belastung, da das Bearbeiten enorm viel Zeit kostet. Mit meinen fünf Erfolgsschritten erledigen Sie Ihre E-Mail-Post endlich effizient. Die genaue Anleitung finden Sie in diesem Blog-Beitrag: Klein aber gemein – Wenn aus harmlosen E-Mails fiese Zeitkiller werden.

5. Schritt für mehr Datenschutz: Sperren Sie den PC in Abwesenheit

Niemand sollte sein Büro verlassen, ohne den Computer zu sperren. Denn so haben unbefugte Besucher unbegrenzt Zugang zu allen Informationen. Am einfachsten sperren Sie und Ihr Team den PC mit diesem Tastenkürzel: Windows-Taste + L. Gewöhnen Sie sich an, bevor Sie aufstehen, den Computer zu sperren.

 

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Schutz gegen Datenklau: Sperren Sie Ihren PC bei Abwesenheit.

 

Extra-Tipp:

Tastenkürzel oder auch Short-Cuts erleichtern erheblich das Arbeiten am PC. Sie arbeiten effizienter und entlasten gleichzeitig Ihren Arm, denn das ständige Bewegen der Maus ist anstrengend. Laden Sie sich meine übersichtliche Liste mit den wichtigsten Tastenkombinationen für Microsoft Windows und Outlook gratis herunter:

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6. Schritt für mehr Datenschutz: Bewahren Sie Akten sicher auf

Wahrscheinlich kennen Sie die Situation, dass Sie an einem Projekt arbeiten und alle relevanten Akten übersichtlich auf den Ablageflächen im Büro verteilen. Wie immer kommt im ungünstigsten Moment ein Kunde oder Geschäftspartner vorbei. Denken Sie jetzt daran, die Akten erst einmal aufzuräumen? Wahrscheinlich nicht. Nun wird ein Besucher nicht unbedingt etwas mit dem Wissen anstellen, dass er durch einen flüchtigen Blick auf die Akten erlangt. Aber er fragt sich zu Recht, ob auch seine Daten so lax geschützt werden. Lassen Sie erst gar keine Zweifel an Ihre Vertrauenswürdigkeit aufkommen sondern schließen Sie offene Akten, bevor Sie Besucher begrüßen. Am besten empfangen Sie Gäste im Besucherraum. Als Nebeneffekt können Sie hier Auszeichnungen, Ehrungen und besondere Produkte präsentieren, die dem Gast positiv die Zeit vertreiben.

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Erhöhen Sie den Datenschutz und empfangen Sie Besucher in einem eigenen Bereich.

Extra-Tipp:

Unterschätzen Sie nicht den ersten Eindruck, den ein unter Dokumenten und Aktenordnern vergrabener Schreibtisch unterlässt. In Sekundenschnelle gewinnt Ihr Besucher eine negative Vorstellung von Ihnen und assoziiert Unordnung mit Inkompetenz oder offen lesbare Akten mit mangelndem Datenschutz. So machen Sie es sich unnötig schwer, denn die Menschen ändern selten eine einmal gewonnene Meinung. In diesem Video-Podcast erkläre ich Ihnen, warum der ersten Eindruck so wichtig für Ihren Erfolg ist.

7. Schritt für mehr Datenschutz: Entsorgen Sie Papiere im Aktenvernichter

Entsorgen Sie weder digitale Speichermedien noch Papierdokumente im Papierkorb. Hier kann sich jeder Unbefugte ganz leicht bedienen. Schon ein Briefkopf reicht Betrügern für Identitätsdiebstahl. Und vielleicht haben Sie ja auch Konkurrenten, die ganz gerne einen Blick auf Ihre Preis- und Kundenlisten werfen oder sich für Ihre innovativen Neuerungen interessieren. Im Sinne des Datenschutzes lohnt sich die Anschaffung eines Aktenvernichters. Empfehlenswert ist ein Gerät mit Partikelschnitt. Die winzigen Partikel sorgen für eine höhere Sicherheit, da sich diese nicht wieder zusammensetzen lassen. Gute Aktenvernichter zerkleinern auch CDs, Kreditkarten oder Speicher-Sticks. Lesen Sie meine Tipps, wie Sie mit dem Aktenvernichter sicher aufräumen.

Darauf kommt es an

Ordnung ist der Schlüssel für mehr Datenschutz im Büro. Wenn sich keine Unterlagen auf dem Schreibtisch stapeln, dann kann auch niemand unbefugt sensible Daten lesen. Mit Büro-Kaizen® präsentiere ich Ihnen eine bewährte Methode, um effizienter und sicherer zu arbeiten.

Was der Tipp bewirkt

Vorsicht ist immer besser als Nachsicht. Mit den sieben einfachen Schritten verhindern Sie peinliche Datenpannen, die das Renommee des Unternehmens dauerhaft beschädigen.

Und Sie?

Haben Sie Kolleginnen und Kollegen oder Freunde, denen dieser Artikel helfen würde? Wir freuen uns, wenn Sie ihn teilen und auf uns aufmerksam machen! Weitere Tipps zum Datenschutz finden Sie in meinem Buch „Für immer aufgeräumt – auch digital. So meistern Sie E-Mail-Flut und Datenchaos“.

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