Rien ne va plus? 3 Tipps, damit die Dokumentensuche auf Ihrem PC nicht zum Glücksspiel wird



Die Suche nach Dokumenten auf dem Unternehmenslaufwerk ähnelt sehr oft der nach der berühmten Stecknadel im Heuhaufen. Eine unserer Lessons learned: Definieren Sie Ablagespielregeln!

Es gibt Momente im Büroalltag, da reicht`s, da ist das Maß voll, da hat der letzte Tropfen die Tonne zum Überlaufen gebracht. Vielleicht kennen Sie das ja: Sie suchen ein ganz bestimmtes Dokument auf Ihrem Abteilungslaufwerk, etwa die aktuelle Auftragsliste, das Protokoll der letzten Mitarbeiterversammlung oder den Urlaubsplan. Sie suchen und suchen und suchen, Minute um Minute vergeht, und warum? Weil Sie sich erst durch ganze Ordner-Wüsten klicken müssen. Nichts liegt dort, wo es sein sollte, vieles in völlig verkehrten Ordnern. Es ist zum Haare raufen. Sie greifen zum Telefonhörer, fragen Ihre Kollegen, die nun ihrerseits anfangen zu suchen. Was für eine Zeitverschwendung. Ärgerlich, sehr ärgerlich. So etwas schafft Unmut und Frustration und stört einfach bei der Arbeit.

Ordnerstruktur so simpel wie möglich halten

Genau an diesem Punkt standen wir Anfang letzten Jahres bei Tempus. Unsere Mitarbeiter – inklusive mir – waren es leid, in unserem Ordner X:/Allgemein, mit dem alle arbeiten, dauernd nach Dokumenten zu suchen. Sage und schreibe 58 Unterordner hatten sich über die Jahre in diesem Ordner angesammelt. Erschwerend kam noch hinzu, dass die meisten vollkommen unspezifisch benannt waren, sodass die Zuordnung alles andere als eindeutig war. Das hatte zur Folge, dass man auch nie recht wusste, in welchem Ordner man ein neues Dokument denn nun am sinnvollsten ablegen sollte. Was passierte also? Vor lauter Frustration wurde einfach ein neuer Ordner angelegt.

Unsere alte Ordnerstruktur mit sage und schreibe 58 Unterordnern.

1. Tipp: Nie im Alleingang aufräumen!

Eines Tages also war es genug. Alle waren sich einig, dass der Ordner X:/Allgemein unbedingt neu strukturiert werden müsse. In vielen Unternehmen setzt sich in so einem Fall dann ein Mitarbeiter hin und „räumt einfach mal auf“. Oder der Geschäftsführer eines kleineren mittelständischen Unternehmens erklärt das Ganze zur Chefsache. Doch die Methode „Top down“ geht bei so etwas meistens schief. Denn wenn einer entscheidet, wie die Struktur eines Ordners auszusehen hat, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich diejenigen hinterher beschweren, die tagtäglich damit arbeiten müssen. Noch dazu, wenn es der Chef ist, der eventuell vom eigentlichen Tagesgeschäft und damit den Bedürfnissen der Mitarbeiter nichts weiß.

Mein erster Tipp lautet also: Führen Sie Neuerungen niemals ohne das Wissen und die Meinung Ihrer Mitarbeiter ein! Sie sind es schließlich, die in und mit den Ordnern arbeiten müssen und wissen, welche Systematik sinnvoll ist.

Generell erzielen Sie beim Aufräumen – ob im Büro oder auf dem gemeinsamen Abteilungslaufwerk – nur dann die gewünschten Erfolge, wenn Sie alle Mitarbeiter ins Boot holen. Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag zum Thema „Gemeinsam aufräumen“.

Um also eine für uns geeignete, klare und übersichtlichere Ordnerstruktur zu finden, habe ich mich gemeinsam mit je einer Ansprechperson aus allen Abteilungen zusammengesetzt. Dann haben wir die bestehenden Unterordner den neuen, nun zum Glück nur noch 14 Ordnern zugewiesen.

Die neue Struktur hat nur noch 14 Unterordner und ist damit deutlich übersichtlicher.

2. Tipp: Kommunizieren Sie Änderungen!

Wir hätten uns nach getaner Arbeit nun lobend gegenseitig auf die Schultern klopfen und Feierabend machen können. Schließlich hatten wir eine tolle Lösung gefunden, mit der alle zufrieden sein dürften. Genau das haben wir aber nicht getan, schließlich wäre das Chaos am nächsten Tag wohl perfekt gewesen. Die Kollegen und Mitarbeiter hätten vor einem ihnen völlig unbekannten Ordnungssystem gestanden und erst recht verzweifelt nach ihren Dokumenten gesucht.

Damit die umsortierten Ordner wiedergefunden werden konnten, erstellten wir stattdessen also eine Übersicht, in der alle ursprünglichen Ordner und ihr neuer Speicherort aufgeführt sind. Diese Übersicht haben wir ganz oben im Ordner X:/Allgemein in einem separaten Unterordner abgelegt, sodass sie für alle leicht zu finden ist. Außerdem haben wir zu einem Mitarbeiterabend eingeladen, bei dem wir die neue Ordnerstruktur vorgestellt haben.

Die Übersicht wurde im neuen Ordner 00 Ablagespielregeln hinterlegt.

3. Tipp: Definieren Sie Ablagespielregeln!

Damit die Übersichtlichkeit der Ordner auch zukünftig gewahrt bleibt, haben wir im Rahmen des Mitarbeiterabends Ablagespielregeln aufgestellt.

Damit Sie sich besser vorstellen können, wie Ablagespielregeln aussehen könnten, habe ich für Sie eine Vorlage in unserem Download-Center hinterlegt, die Sie sich gerne kostenlos herunterladen dürfen.

Ablagerichtlinien sind überall dort wichtig, wo viele Mitarbeiter mit denselben Ordnern arbeiten.

So haben wir gemeinsam einen Prozess festgelegt, wie Dokumente zukünftig abgelegt werden sollen. Dokumente, die alle Mitarbeiter betreffen, dürfen beispielsweise nur im Ordner X:/Allgemein gespeichert werden, alle abteilungsrelevanten Dokumente dagegen in X:/Abteilung und alle persönlichen Dokumente in X:/Mitarbeiter/…

Darüber hinaus haben wir weitere Ablagespielregeln vereinbart:

  • In X:/ Allgemein werden keine „losen“ Dateien abgelegt, sondern ausschließlich Ordner, um auch hier ein „Kraut und Rüben“ zu verhindern
  • Besteht bereits eine Datei und wurde diese lediglich überarbeitet, dann soll die „alte“ Datei ins Archiv verschoben oder ganz gelöscht werden.
  • Dateien, die Mitarbeiterprozesse betreffen, werden in X:/Allgemein/Personal gespeichert.
  • Allgemeine Infos, die auch Außenstehende betreffen, gehören in den Ordner X:/Allgemein/Infos.
  • Fotos und Filme nur dann hier speichern, wenn sie auch wirklich alle betreffen – und wenn sie eine gute Qualität haben. Große Dateien werden auf einer externen Festplatte gespeichert.

Auch die Ablagespielregeln haben wir in X:/Allgemein für alle Mitarbeiter schnell einsehbar abgelegt, und zwar unter 00 Ablagespielregeln. Hier kann jeder schnell nachschauen, wenn er sich nicht mehr sicher ist, welche Art von Dokumenten wo abgelegt werden soll. Ein weiterer Vorteil: Auch neue Mitarbeiter haben die Möglichkeit, hier nachzuschlagen, um die Ablagespielregeln von Anfang an umsetzen zu können.

Also: Setzen Sie sich mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern zusammen und räumen Sie Ihren PC einmal richtig auf und halten Sie sich alle an die Spielregeln – Sie werden sehen, Ordnung halten ist gar nicht schwer, wenn man ein System hat.

Noch mehr hilfreiche Tipps, wie Sie Suchzeiten von digitalen Dokumenten um 50 % reduzieren, erhalten Sie in meinem eBook „eKaizen – Ihr Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer“, das Sie im Download-Center kostenlos herunterladen können. Dazu finden Sie viele weitere Effizienz-Tipps für Ihr Büro unter www.buero-kaizen.de

 



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