John arbeitet beim Raumfahrtunternehmen NASE. Eines Tages soll er dort eine Rakete starten. Diese Aufgabe ist eigentlich immer die seines Kollegen Walt. Doch Walt ist erkrankt und so musste John einspringen, und das ganz ohne Einweisung. John „schwitzt Blut und Wasser” – was, wenn er einen Fehler macht? Zum Glück fällt ihm das „Handbuch für Raketenstarts” ein.
Diese erfundene – und nicht ganz ernstzunehmende – Geschichte illustriert, dass ein Handbuch uns gute Dienste leisten kann – nicht nur bei der Raumfahrt. Falls Sie sich jetzt fragen, was in ein Handbuch hineingehört und ob sich der ganze Aufwand lohnt, dann lesen Sie meine drei praktischen Tipps.
Handbuch-Tipp Nr. 1: An die Leser denken
Ein Unternehmen mit einem gut gegliederten, aktuellen Handbuch macht einen guten Eindruck bei neuen Mitarbeitern, Aushilfen und Praktikanten. Es ermöglicht ihnen, sich recht zügig zurechtzufinden. Das Handbuch ist kein Ersatz für die jahrelange Betriebszugehörigkeit, doch bündelt es alles wichtige Wissen an einem Ort.
Auch Mitarbeiter, die mit den Arbeitsabläufen schon vertraut sind, können das Handbuch als Nachschlagewerk nutzen. Die im Handbuch formulierte Unternehmensvision wirkt dabei wie eine Klammer, die alles zusammenhält und die Mitarbeiter motiviert.
Handbuch-Tipp Nr. 2: Gut ist, was drin ist
Handbuch gut und schön, denken Sie jetzt vielleicht – doch was gehört wirklich dort hinein? Hier einige Beispiele als Anregung, jeweils ergänzt mit dem Link zu einem passenden Artikel.
- Die Vision und Ziele des Unternehmens: So weiß jeder, was das Unternehmen zusammenhält: Wohin der Wind uns weht? Vision und Unternehmensstrategie
- Das Organigramm des Unternehmens: So findet sich jeder zurecht. Wer macht was: Das Organigramm zeigt’s an
- Vertretungsregeln: Wer bei Abwesenheit zuständig ist: 5 Tipps für eine wirksame Vertretungsregelung
- Spielregeln für Abläufe: Denn Spielregeln erleichtern das Leben: Die Grundlage des gemeinsamen Erfolgs
- Ablageregeln: Alle Dateien an ihren Platz: Irren Sie noch oder ordnen Sie schon?
- Checklisten für alle Fälle: Denn Sie dürfen es sich leicht machen: Wie Sie Ihr Leben dank Checklisten leichter machen
- Arbeitsschutz: Denn Gesundheit ist wichtig: Arbeitssicherheit im Büro: 3 erstaunlich einfache Tipps
- Fluchtplan und Notausgänge: Denn Sicherheit kann Leben retten: Wo geht’s denn hier nach draußen?
Sie sehen, im Handbuch lässt sich eine Menge an Informationen unterbringen. Wählen Sie gemeinsam mit den Verantwortlichen der einzelnen Bereiche aus, welche Themen von allgemeinen Interesse sind. Fragen Sie ruhig auch kürzlich eingestellte Mitarbeiter, was ihnen geholfen hat, sich zu orientieren.
Film-Tipp: „Zeit ist Geld”, auch wenn es um das gemeinsam Erstellen des Handbuchs geht: Hier zeige ich Ihnen, wie Sie jede Besprechung effizient führen.
Handbuch-Tipp Nr. 3: Gut gegliedert
Damit das Handbuch gute Dienste leistet, muss es sinnvoll gegliedert sein. Nach der Themensammlung kommt also das Festlegen der einzelnen Kapitel und ihrer Reihenfolge. So gehen Sie vor:
- Themen aufbereiten und gliedern.
- Reihenfolge der Kapitel festlegen
- Seitenzahlen vergeben
- Inhaltsverzeichnis anlegen
Das Handbuch für Ihr Unternehmen liegt am besten als allgemein zugängliche Datei in der digitalen Ablage. Regelmäßig sollte es aktualisiert werden, um Fehler durch veraltete Angaben auszuschließen.
Und Sie?
Gibt es in Ihrem Unternehmen ein Handbuch und finden Sie es nützlich? Berichten Sie mir von Ihren Erfahrungen, ich freue mich darauf.
