1, 2 oder 3 … Du musst Dich entscheiden, 3 Tasten sind frei – Wie Sie mit der One-Minute-Lesson technischen Problemen vorbeugen!



Bei diesem Drucker weiß ich nie, wie ich das Papier einlegen muss, damit er die Rückseite richtig bedruckt! Wie wird die Kaffeemaschine entkalkt? Muss ich ein „+” oder zwei mal die „0” wählen, um ein Fax ins Ausland zu versenden? Kennen Sie solche Sätze? Bürogeräte müssen gereinigt oder gewartet werden und die Bedienungsanleitungen sind dabei oft keine große Hilfe. Eine tolles Mittel, um einfache Arbeiten schnell und unkompliziert zu erklären, sind Schritt-für-Schritt-Anleitung bzw. One-Minute-Lessons. Wie es funktioniert, lesen Sie in diesem Artikel.

One-Minute-Lesson im Arbeitsalltag
Entspannt durch den Arbeitsalltag – mit One-Minute-Lessons

Was ist das Problem

Nicht nur für Praktikanten, neue Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter aus anderen Abteilungen stellt die Bedienung von Kopierern, Druckern, Faxgeräten und Kaffeemaschinen zunächst eine Herausforderung da. Auch Kolleginnen und Kollegen, die häufiger mit den Geräten zu tun haben, wissen oft nicht weiter, wenn sie zum ersten Mal den Toner wechseln oder eine beidseitige Kopie anfertigen müssen. Sie müssen dann erst die Bedienungsanleitung heraussuchen und die richtige Stelle zum Nachlesen finden. Doch das kostet unnötig Zeit. Die Lösung sind kleine One-Minute-Lessons, die sie in unmittelbarer Nähe des Gerätes anbringen.

So gehen Sie vor

Tipp Nr. 1 für die perfekte One-Minute-Lesson: Erklären Sie jeden einzelnen Schritt!

Erstellen Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen mithilfe von digitalen Fotos Ihres Gerätes. Durch solche One-Minute-Lessons werden die Wartungsarbeiten spürbar vereinfacht, Bedienfehler vermieden und mögliche Frage schnell und einfach beantwortet.

One-Minute-Lesson für Kaffeemaschine
Eine One-Minute-Lesson für die Kaffeemaschine im Büro.

Tipp Nr. 2 für die perfekte One-Minute-Lesson: Nutzen Sie Fotos!

Durch eine kurze Erklärung mit möglichst vielen Bildern erleichtern Sie allen Beteiligten die Nutzung. Die besten „One-Minute-Lessons” kommen ausschließlich mit Bildern aus.

Tipp Nr. 3 für die perfekte One-Minute-Lesson: Hängen Sie die One-Minute-Lesson neben das Gerät

Am besten hängen Sie die One-Minute-Lessons dort auf, wo sie am meisten gebraucht werden: am oder neben dem Gerät.

One-Minute-Lesson am Gerät
Bringen Sie die One-Minute-Lesson dort an, wo man sie braucht – direkt am Gerät.

Tipp Nr. 4 für die perfekte One-Minute-Lesson: Nutzen Sie kleine Aufkleber für Hinweise an der richtigen Stelle

Drucker und Kopierer zeigen zwar meistens an, ob die beschriftete Seite oben oder unten liegen muss. Soll auf einen Briefbogen kopiert bzw. gedruckt werden, ist allerdings häufig unklar, ob das Blatt mit dem Briefkopf oder der Fußzeile nach vorn in das Gerät eingelegt werden soll. Kleben Sie eine Verkleinerung des Briefbogens auf, um das falsche Einlegen von Papier zu vermeiden.

One-Minute-Lesson am Drucker
Wie legt man Briefpapier richtig in den Drucker? Die One-Minute-Lesson erklärt's.

Was der Tipp bewirkt

One-Minute-Lessons helfen, dass auch neue Mitarbeiter oder Besucherinnen in der Lage sind, Geräte ohne Hindernisse zu bedienen. Die anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden nicht mehr so oft mit Fragen zur Benutzung gestört.

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Extra-Tipp Nr. 1

Manchmal kommt es zu Störungen, um die sich eine geschulte Person kümmern muss. Je nach dem, wo eine Störung auftritt, kann es sein, dass das Problem durch einen Mitarbeiter im eigenen Hause oder aber durch einen externen Wartungsdienst behoben wird. Wenn Sie am Ende der One-Minute-Lesson den Namen der zuständigen Person und deren Telefonnummer notieren, kommt kein Rätselraten auf und nach der Rufnummer muss auch niemand suchen.

Extra-Tipp Nr. 2

Bitten Sie neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die One-Minute-Lesson zu testen. Da neue Leute unbefangen an die Aufgabe herangehen, haben Sie eine Qualitätskontrolle für Ihre One-Minute-Lesson. Es gibt immer noch etwas, was mensch besser machen kann. Der Blick, den neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf neue Aufgaben haben, kann Ihnen dabei eine Hilfe sein.

Und Sie?

Muster für Bedienungs- und Wartungsanleitungen finden Sie kostenlos in unseren Downloads (Kopierer, Kaffeemaschine, Reinigung Kaffeemaschine, Laminiergerät, Spiralbindegerät). Sie können die Vorlagen gerne nutzen, um sie an Ihre Geräte anzupassen. Mich interessieren außerdem auch Ihre Beispiele! Schicken Sie mir Fotos Ihrer One-Minute-Lösung - gerne stellen wir sie anderen Leserinnen und Lesern dieses Blogs als Inspiration zur Verfügung.





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