Jour Fixe Protokoll: Sofort wissen, was zu tun ist



Lassen Sie es mich frei heraus sagen: Wir merken uns viel zu wenig von dem, was wir in Besprechungen beschlossen haben! Und das ist nicht nur mein persönlicher Eindruck, sondern wissenschaftlich bestätigt. In der größten Online-Befragung zur Arbeitseffizienz, die ich in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule in Leipzig durchführte, kam genau das heraus. Ein Jour Fixe Protokoll kann hier Abhilfe schaffen, aber nur dann, wenn es richtig erstellt wird. Nach diesem Blogbeitrag wissen Sie, wie das geht.

Entspannte Besprechung Jour Fixe Protokoll
Entspannte Besprechungen dank dem Protokoll für Jour Fixe.

Was ist das Problem:

Generell verbringen wir als Büroarbeiter fast alle viel Zeit in Besprechungen. Sehr viel Zeit. Rund 20 Prozent sind es konkret, das hat die erwähnte Studie ermittelt. Ein ganzer Arbeitstag also, der dafür verwendet wird, wichtige Weichen für kommende Arbeitsprozesse zu stellen, oder noch verbesserungswürdige Abläufe zu optimieren. Ich halte gerade das Jour Fixe als regelmäßiges Zusammentreffen eines Arbeitsteams für sehr sinnvoll. Leider bescheinigte die AKAD-Studie jedoch auch, dass wir rund 39 % der in Sitzungen besprochenen Punkte am Ende gar nicht umsetzen – meist, weil am Ende keiner mehr so genau weiß, was da eigentlich besprochen und beschlossen wurde. Das Resultat sind verwirrte Blicke, vermehrte Nachfragen und ein Verlust an Zeit für die eigentliche Arbeit. Machen Sie dieser Zeitverschwendung ein Ende und führen Sie ein simples, aber unglaublich effektives Instrument ein: das Jour Fixe Protokoll.

So funktioniert es:

Schritt 1: Jour Fixe Protokoll einführen

Wie sieht das Schreiben des Protokolls bisher bei Ihnen aus, sofern Sie es überhaupt bereits umsetzen? Oftmals erlebe ich in Firmen viel guten Willen, aber eine hakende Umsetzung in Sachen Protokollieren der wichtigsten Punkte. Da wird das Jour Fixe Protokoll im Nachgang der Sitzung als Gedächtnisprotokoll verfasst, geht durch mehrere Hände und landet Wochen später bei den Teilnehmern. Dass diese dann nicht mehr viel mit den notierten Punkten anfangen können, ist logisch. Wenn Sie ein Jour Fixe Protokoll einführen, muss dieses immer ein Sofortprotokoll sein, also eines, das bereits während der Besprechung verfasst wird. So entgeht Ihnen auch kein relevanter Punkt mehr. Bestimmen Sie zu Beginn der Sitzung den Protokollführer, der an diesem Tag für das Jour Fixe Protokoll zuständig ist.

Kurz und präzise: das Jour Fixe Protokoll reduziert ständige Nachfragen beim Kollegen, Ein echter Zeitsparer! Klick um zu Tweeten

Schritt 2: Das Wesentliche dokumentieren

Seitenlange Protokolle kosten nicht nur Lesezeit, sondern werfen mit jedem überflüssigen Satz weitere Fragen auf. Beschränken Sie sich beim Jour Fixe Protokoll auf das Wesentliche und führen Sie es als kompaktes Ergebnisprotokoll. Wer macht was, wann und warum – das ist die Quintessenz dieses Papiers und erstickt nahezu alle möglichen Unklarheiten im Keim. Denn gerade fehlende Zuständigkeiten stiften Verwirrung und lassen die eine oder andere Aufgabe schlicht übersehen. Ihr Jour Fixe Protokoll hält die wesentlichen Punkte kurz und mit geklärter Zuständigkeit fest, sodass jedem Beteiligten sofort klar wird, was er selbst zu tun hat.

Vorlagen Jour Fixe Protokolle Onenote
Vorlagen für Jour Fixe Protokolle lassen sich ganz einfach mittels OneNote erstellen.

Schritt 3: Jour Fixe Protokoll per Beamer

Die Praxis sieht oft so aus: Einer schreibt und alle anderen hören mit der Länge der Veranstaltung abnehmend gut zu. Viel sinnvoller ist es, das Sofortprotokoll auch sofort für alle sichtbar zu machen. In meinem Unternehmen fahre ich hervorragend mit der Übertragung per Beamer, wir bei tempus werfen also das Bild des gerade am PC entstehenden Protokolls für alle sichtbar an die Wand. Das hat einen doppelten Effekt: Zum einen ist das Protokoll gleich digital verfügbar und muss nicht von der handschriftlichen Notiz auf den PC übertragen werden, zum anderen sieht jeder Teilnehmer, was gerade ins Protokoll aufgenommen wird und hat zeitnah die Möglichkeit, Fragen zu stellen, oder Ergänzungen anzuregen. Und eine visuelle Stütze für das gerade Gehörte ist es obendrein.

Vorschaubild

Extra-Tipp:

Mit dem PC angefertigt, ist Ihr Jour Fixe Protokoll beeindruckend schnell fertig. Verwenden Sie beispielsweise das Programm OneNote, protokollieren Sie Ihre Inhalte direkt hinein und speichern Sie die Datei so ab, dass alle Beteiligten zentralen Zugriff darauf haben. Zusätzlich können Sie die so erstellen Jour Fixe Protokolle auch mit einem Termin in Outlook verknüpfen oder in Aufgaben umwandeln.

Das bewirkt der Tipp:

Das Jour Fixe Sofortprotokoll erleichtert Ihnen den Arbeitsalltag, weil es ein echter Zeitsparer ist. Wenn alle wesentlichen Inhalte übersichtlich und klar verständlich festgehalten werden, wissen alle im Team, was nach der Sitzung konkret zu tun ist. Die Variante mit Beamer ermöglicht schnelle Reaktionen und verhindert spätere Rückfragen bei den Kollegen. Was einmal gemeinsam verstanden und festgehalten wurde, bleibt im Gedächtnis. Ein netter, aber nicht zu verachtender Nebeneffekt: Das Protokoll ist sofort fertig und kann direkt als Erinnerungsstütze und Handlungsanweisung verwendet werden.

Und Sie?

Ist das Protokollschreiben in Ihrer Abteilung noch so beliebt wie sieben Tage Regenwetter? Dann machen Sie klar Schiff und erleichtern Sie allen im Team die Arbeit – das Jour Fixe Protokoll hilft Ihnen dabei. Und weitere kostenlose Tipps für gelungene Besprechungen können Sie ergänzend im Download-Center runterladen. Schreiben Sie mir gerne in den Kommentaren, ob Ihnen meine Tipps helfen konnten.



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12 Kommentare
  • Wenn die Sitzung sich durch „Protokoll-Diskussionen“ nicht in die Länge zieht, würde ich das mit meinem Team durchaus mal probieren, denn die Tipps leuchten jedem ein, der öfter Meetings vorbereiten muss oder auch nur an ihnen teilnehmen muss.

  • So wie im Video beschrieben – mit Rundmail und Themenliste –läuft es noch immer hier. OneNote ist den meisten nicht so vertraut und es fehlt die Zeit, es intensiv kennenzulernen. Gibt’s dafür eine Art „Schnellkurs“, der die Hemmungen abbaut?

    • Ein Download von dem ich weiß, dass er vielen Menschen geholfen hat, ist „das kleine OneNote Tutorial“ https://www.buero-kaizen.de/das-kleine-onenote-tutorial-3-schritte-zur-erstellung-einer-wissensdatenbank-fuer-sie-und-ihr-team/ . Wenn Sie OneNote ausführlicher kennenlernen und für sich umsetzen wollen, dann empfiehlt sich unser Selbstlernkurs „Endlich digital“. Diesen gibt es in 2 Varianten: Entweder als Selbstlernkurs oder mit Zugang zum Forum. Dort können Sie Fragen stellen und mit Gleichgesinnten diskutieren, wenn Sie mal nicht weiterkommen oder spezielle Fragestellungen haben.
      Falls mehrere Personen bei Ihnen geschult werden sollen, ist auch ein Inhouse Seminar denkbar. Wenn das eine Variante ist, melden Sie sich bitte (j.kurz@tempus.de)

  • Wir haben die beschriebenen Tipps umgesetzt: Protokoll per Beamer für alle sichtbar angelegt, direkt nach der Besprechung an alle gesendet. Rückmeldung für Termine mit angegeben – und es klappt erstaunlich entspannt!

  • In unserem kleinen Unternehmen gibt es keinen Beamer – Sparmaßnahme des Chefs. Also wird von einem ausgewählten Teilnehmer das Protokoll per Hand mitgeschrieben. Er liest am Ende von jedem TOP vor, was er notiert hat. Hinterher wird das Protokoll entweder eingescannt oder in ein Word-Dokument übertragen und per Mail an alle versendet. Das geht schon auch, ist aber leider etwas umständlicher.

    • Hallo Herr Merkhan,

      Reserviertheit und Zurückhaltung gegenüber Neuem ist etwas das mir regelmäßig in Firmen ebenfalls begegnet. Persönlich empfinde ich das aber gar nicht als so negativ. Wenn Menschen Fragen stellen, dann zeigt das, dass sie sich mit einem Thema auseinander setzen. Wenn man diese Fragen ordentlich beantworten kann und die geplanten Änderungen von den Menschen als sinnvoll empfunden werden, sind sie in aller Regel auch bereit, Änderungen zu akzeptieren. Interessant ist, dass Sie dies bei älteren Mitarbeitern feststellen. Nach meiner Erfahrung ist dies völlig unabhängig vom Alter oder Geschlecht. Ganz wichtig ist aber, dass man bei Kaizen alle mitnimmt. Letztlich geht es um die Prozesse. Da ist wichtig, dass alle dabei sind.

      Herzliche Grüße
      Jürgen Kurz

  • Seit ich OneNote anwende, spare ich soviel Zeit, dass ich mich schon frage, wie ich früher alles geschafft habe. Die Idee, OneNote auch im Jour Fixe einzuführen, ist wirklich gut. Dazu noch ein Beamer – und die Besprechung ist nur halb so zeitraubend!

    • Lieber Herr Berling, es freut mich, dass OneNote bei Ihnen diese Effekte ausgelöst hat. Mir ging es ganz genau so. Deshalb meine Bitte: Werden Sie zum „Missionar“ und erzählen Sie anderen von Ihren Erfahrungen. Im Übrigen haben wir einen Selbstlernkurs „Endlich digital“ mit Zugang zum Forum. Wenn Sie sich mit Gleichgesinnten austauschen wollen, könnte das etwas für Sie sein. Die Möglichkeiten von OneNote sind – insbesondere in der Verknüpfung mit Outlook – so vielfältig, dass es da mit Sicherheit noch etwas gibt, das Ihnen weiterhilft. Herzlicher Gruß Jürgen Kurz

  • Ich hab das in meiner Abteilung vorgeschlagen, so zu machen – und nach den ersten beiden Testläufen sind alle überzeugt. Allerdings gehört auch die Vorbereitung der Sitzung dazu, aber das ist ein anderes Thema.

  • Wir machen das schon ewig lange so, wie im Artikel beschrieben. Ehrlich gesagt, wusste ich nicht, dass es noch so viele Firmen gibt, in denen Meetings – ob Jour fixe oder außerplanmäßig – einen so großen Aufwand verursachen. Das kann sich doch heutzutage kein Unternehmen mehr leisten.

  • Grundsätzlich sind das gute Tipps. Allerdings scheitern sie in meiner Firma regelmäßig am nicht vorhandenen Beamer. Dann bleibt wieder nur das „Mitschreiben per Hand“. Sofort umsetzbar ist hingegen der empfehlenswerte Tipp, das Protokoll nur auf die Ergebnisse zu beschränken.


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